Сутність тайм менеджменту: Що таке тайм-менеджмент: особистий тайм-менеджмент

Содержание

Тайм-менеджмент: 15 методов эффективного управления временем

Если постоянно заваливает работой и домашними делами, возможно, стоит пересмотреть подход к планированию. Управление временем — целая наука. Рассказываем, как работает тайм-менеджмент и как управлять своим временем

Что такое тайм-менеджмент

Экономист Питер Друкер писал, что менеджмент будет все больше выходить за рамки коммерческих предприятий, где появился в попытке организовать производство вещей.

Тайм-менеджмент — это техники и методы для управления временем. Это самоорганизация и управление собой. Тайм-менеджмент помогает человеку или компании планировать время и экономить ресурсы.

Например, если завалило работой, а вы не знаете, за что браться в первую очередь, следует расставить приоритеты. Матрица Эйзенхауэра помогает разобраться, какие задачи срочные и важные, а какие просто отвлекают. Не стоит забывать и про знаменитое «правило Парето», согласно которому всего 20% усилий приносят 80% результата и наоборот.

Чем больше задуманного мы успеваем сделать, тем лучше качество нашей работы и жизни в целом. А в условиях цифровой трансформации и ускорения изменений, четкое распоряжение временем помогает сохранять фокус на целях, не отклоняться от курса и в конечном итоге не стать «сбитым летчиком» на рынке труда.

Принципы тайм-менеджмента

Практически все существующие методы управления временем состоят из трех компонентов: приоритизации, планирования и структурирования.

Приоритизация. Чтобы выполнить задачу, нужно определить, насколько она срочная, сложная и важная, и только потом приступить к ее выполнению.
Планирование. Чтобы выполнить задачу, нужно разобраться, когда ее следует сделать и сколько времени на это уйдет.
Структурирование. Чтобы выполнить задачу, нужно понять, как отслеживать ее выполнение и результаты.

Большая часть техник тайм-менеджмента опирается на структурирование и приоритизацию, и только малая часть — сложная комбинация всех трех принципов. Мы разберем 15 лучших методов тайм-менеджмента: от простых техник к сложным системам управления.

Лучшие методы тайм-менеджмента

1. Подготовка с вечера

Подготовка с вечера подойдет тем, кому трудно вставать рано утром — совет психолога Ника Уигнала [1]. Записывайте рабочие и личные задачи на завтра в конце рабочего дня. Так вы поймете свою нагрузку заранее и распределите задачи без утренней спешки. Можно готовить вечером план задач, рабочую одежду или обед с собой, если вы работаете вне дома.

План задач на завтра можно составлять в блокноте на бумаге или в приложении

2. Хотя бы N минут

Метод помогает справиться с прокрастинацией — откладыванием задач «на потом», даже если это важные или срочные дела. Если вы не хотите ничего делать, попробуйте начать хотя бы с нескольких минут на задачу: пять или десять. По мнению Джулии Мюллер, профессора Университета Лейпцига, так у человека останется право передумать, и оно повышает чувство контроля над ситуацией. Он перестает думать, что его принуждают делать что-то, чего он делать совершенно не хочет [2], поэтому дальнейшая работа идет легче.

3. Дедлайны

Ставьте четкие сроки сдачи работы — дедлайны. Понятные сроки стимулируют работать быстрее и помогают справиться с прокрастинацией. Исследователи Массачусетского технологического института выяснили, что даже самостоятельно установленные дедлайны помогают сдвинуть дела с мертвой точки [3]. При этом такие сроки работают хуже внешних дедлайнов, которые ставит руководитель или конкурсная комиссия. В личных делах внешним куратором может быть друг, коллега или родственник.

4. Поедание «лягушки»

Бизнес-тренер Брайан Трейси предлагает съедать «лягушку» каждое утро [4]— делать самую сложную и неприятную задачу самой первой. С утра мозг меньше нагружен информацией, поэтому вам будет проще справиться с трудным делом. После такой задачи все остальные покажутся пустяковыми и на них по-прежнему останутся силы.

5. Мелкие задачи

Это полная противоположность предыдущему методу. Делайте мелкие задачи — на 1–2 минуты — первыми, по возможности в тот же момент. Например, проверьте почту и оборудование, отправьте запросы или раздайте задачи. Это правило взято из метода Getting Things Done (GTD) бизнес-тренера Дэвида Аллена [5].

6. Автофокус

Метод «автофокуса» подойдет людям, которые часто работают с задачами без дедлайна. Два предыдущих принципа обязывают выбирать дело, и это чувство обязанности вызывает отторжение. Автор метода Марк Форстер считает [6], что сначала следует выписать все дела в единый список, а потом медленно его прочитать, пока не захочется остановиться на одной задаче. Объем задачи не имеет значения, важнее желание сделать ее прямо сейчас. Если получилось завершить дело сегодня — вычеркните его. Не получилось — перенесите в конец списка, и прочитайте его заново.

7. Сделайте это завтра

Автор книги «Сделай это завтра» [7] Марк Форстер рекомендует не браться за срочные задачи сразу, а откладывать их на завтра. Для этого нужно вести закрытые списки дел. В закрытый список невозможно добавить новую задачу, но можно занести в список на следующий день. Такой подход помогает сохранять фокус на текущих делах и делать только свою работу.

Форстер разделяет «свою настоящую работу» и «занятость». Настоящая работа помогает продвигаться в бизнесе или профессии. Здесь вы полноценно применяете свои навыки и знания. Часто выходите из зоны комфорта — делаете то, чего не делали раньше. Работать по-настоящему сложно, такая работа может вызывать небольшое сопротивление.

Занятость появляется, когда вы откладываете настоящую работу ради мелких задач. Деятельность — не то же самое, что действие. Если работа вызывает ощущение перегруженности, но не кажется сложной, — скорее всего, это занятость. Настоящая работа бывает сложной, но не заставляет чувствовать себя «белкой в колесе».

8. Деление большой задачи

Эту технику также называют поеданием салями или слона по кусочкам. Глобальная задача может испугать объемом. Чтобы к ней приступить, следует разложить большую задачу на небольшие этапы, декомпозировать. Например, «запуск нового проекта» звучит громко и давит ответственностью. Но когда в нем появляются конкретные шаги, становится проще: «начать исследование аудитории» → «поговорить с Сашей по пунктам анализа» → «изучить результаты» → «подготовить макет по результатам исследования». Задача «обрастает» конкретикой и уже не кажется невыполнимой миссией.

9. Одна задача в один промежуток времени

Многозадачность в интеллектуальном труде не работает. В 2009 году исследователи из Университета Стенфорда провели эксперимент [8]. Они выяснили, что когда человек делает несколько интеллектуальных дел одновременно, например, читает и разговаривает по телефону, то хуже запоминает и содержание разговора, и прочитанное. При этом не может определить, какая информация была важной, а какую можно было опустить. Если человек работает только над одним делом в один промежуток времени, он лучше справляется с задачей и хорошо запоминает информацию.

10. Методы фиксированного времени

Сюда относят методы работы по таймеру.

Если завести привычку работать по таймеру, вы будете знать цену своему времени, работать продуктивнее, научитесь управлять ожиданиями, натренируете силу воли и предотвратите выгорание.

Техника Pomodoro. Метод помидора — это «система 25 минут» Франческо Чирилло. «Помидором» называют отрезок времени в 30 минут — 25 минут на работу и пять минут на отдых. Вы работаете 25 минут, делаете пятиминутный перерыв, затем снова уходите в работу. Через каждые четыре повтора — перерыв 30 минут.

Кстати, таймер называется «помидорным» потому, что Франческо Чирилло вначале использовал небольшой кухонный таймер в виде помидора.

Чаще всего таймер Pomodoro выглядит так (Фото: bakunin.com)

Метод «90 на 30» Тони Шварца [9] и метод «52 на 17», который появился в результате исследования сервиса The Muse [10], строятся по похожему принципу. Первое значение — время в минутах, которое нужно отводить для работы, второе — время для перерыва.

Можно сказать, что это модификация дедлайнов, но в них жестко ограничивается само время на работу. Обилие коротких перерывов помогает «разгружать мозг», сменить деятельность и отвлечься.

Если хотите попробовать методы на практике, помните, что в них одинаково важны не только промежутки работы, но и промежутки отдыха. Чтобы методы работали, важно отдыхать и возвращаться к задаче в установленное время.

11. Принцип девяти дел

Этот метод основан на иерархии задач. Согласно принципу, в течение дня нужно «закрыть» одну крупную задачу, три задачи поменьше и пять мелких. Подходят дела вроде подготовки к встрече с будущими клиентами, и задачи попроще, например покупка корма питомцу. Так домашние дела не пропадают из вида и входят в расчет собственной нагрузки.

Вариация этого метода — «принцип трех дел» Криса Бейли [11]. Этот метод поможет тем, кто легко погружается в рутину и не уделяет должного внимания своим долгосрочным целям. По мнению Бейли, нужно завершать три дела в день, которые приближают вас к достижению глобальной цели. Например, час в день делать грамматические упражнения на английском или сформировать заявку на стипендию, если ваша глобальная цель — учеба за рубежом.

12. Канбан

Канбан — это метод организации работы, чтобы распределять нагрузку между людьми и делать работу точно в срок. Метод помогает видеть нарастающий темп работы и ничего не забывать. Наравне со Scrum, канбан является одним из ключевых методов системы управления Agile, которую также надо внедрять с умом, чтобы не добиться противоположного результата.

Классический канбан — это таблица с тремя столбцами «Нужно сделать», «В работе» и «Сделано». Но столбцов может быть и больше, например, по количеству этапов в вашем проекте или на производстве, а их названия также могут меняться по усмотрению компании.

Все дела по умолчанию заносятся в первый столбец отдельной строкой или на отдельном стикере, карточке. Потом они перетаскиваются из одного в другой, пока, не попадут в последний столбец. Благодаря такому «перетаскиванию» можно легко отследить прогресс отдельного человека и всей команды.

13. Хронометраж

Экономист и автор книг по тайм-менеджменту Глеб Архангельский считает, что в основе планирования — понимание, где время расходуется эффективно, а где не очень. Архангельский предлагает планировать в три этапа.

Зафиксировать. В течение нескольких недель раз в один-два часа фиксируйте выполненные задачи и время, которое понадобилось на их выполнение. Дела на две-три минуты можно опустить. Цель этапа — фиксация, стороннее наблюдение за собой.
Найти важное. По прошествии этих недель отметьте в той же тетради, когда время было потрачено с пользой, когда можно было сделать задачу быстрее, а когда время пропало впустую.
Планировать. Скорректируйте расписание и процесс работы на основе своей статистики.

14. Матрица Эйзенхауэра

Система ведения дел и приоритизации, которую придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр в середине XX века. Все текущие и будущие дела распределяют по четырем категориям матрицы в зависимости от их срочности и важности. Матрицей сложно пользоваться постоянно, но можно периодически к ней возвращаться, если завалило работой и домашними делами. Вот как ей пользоваться.

Матрица Эйзенхауэра

Важно и срочно — сделать. Это задачи с дедлайнами. Например, завершить проект для клиента, отправить черновик статьи, ответить на важные письма, забрать детей из школы. Если их не сделать, это чревато неприятными последствиями.
Важные и несрочные — запланировать. Это дела без крайнего срока, которые, нужны для вашего роста. Например, сходить в спортзал, заняться изучением иностранного языка, пойти на нетворкинг-сессию. Такие дела нужно планировать заранее, чтобы не потерять.
Неважные и срочные — делегировать. Рутина, которая не требует специфических навыков. Например, выложить посты в блог, приготовить еду, сделать рассылку для коллег, поставить одежду в стирку. Эти задачи стоит аккуратно и обоснованно делегировать своим сотрудникам или коллегам, чтобы освободить свое время для важных и срочных дел.
Неважные и несрочные — удалить. Это занятия, которые не приносят пользы в работе и не помогают достигать цели. Например, листать ленту в соцсетях, играть в видеоигры, смотреть телевизор. Такие дела забирают много времени, поэтому их нужно контролировать или отказаться вовсе.

15. Тайм-менеджмент по хронотипу

Метод подойдет тем, кто хочет составить для себя идеальный распорядок дня. Кандидат медицинских наук и клинический психолог Майкл Бреус считает [12], что существует четыре хронотипа. У каждого из них свое идеальное время для пробуждения, пик продуктивности и режим сна:

«Медведи». Им комфортно просыпаться с 7 до 11 утра, пик продуктивности приходится на период с 11 до 18 часов, а отход ко сну должен быть не позднее 23 часов.

«Львы». Могут просыпаться без будильника с 5:30 до 10 утра, наиболее продуктивны с 10 до 17, уйти на боковую им лучше до 22:30.
«Волки». Очень тяжело встают по утрам, их время с 7:30 до 12 часов, эффективно работают до 20 часов и легко уходят спать в 00:00.
«Дельфины». Люди с беспокойным режимом сна, поэтому даже если они встают с 6 до 10, могут легко заснуть обратно. Чтобы уснуть к полуночи, им нужно убрать любые экраны за два часа до сна. Пик их активности — с 10 до 18 часов.

Бреус считает: если подстроить личное и рабочее расписание под собственные биоритмы, качество жизни станет намного лучше. Вы также можете ознакомиться с советами Германа Грефа, Павла Дурова и других бизнес-лидеров о том, как и когда лучше работать и отдыхать.

Приложения для управления временем

Эти приложения пригодятся, чтобы управлять задачами. Они подходят для большинства методов тайм-менеджмента из нашего списка.

Focus To-Do — таймер Pomodoro и таск-менеджер одновременно.
Trello — канбан-доска для личных нужд и работы в команде.
Forest — таймер для телефона: пока вы не трогаете свой смартфон, на его экране растет дерево. Стоит вам разблокировать его в неположенное время, дерево погибает.
Notion — база данных для хранения и систематизации практически любой входящей информации.
Todoist — планировщик, который можно настроить под разные методы планирования, в том числе матрицу Эйзенхауэра.
SingularityApp — таск-менеджер, который умеет переделывать письма из электронной почты в задачи.

Книги по тайм-менеджменту

Эти книги дополняют статью и раскроют техники подробнее.

Тео Компернолле, «Освободи мозг: Что делать, когда слишком много дел».
Дэвид Андерсон, «Канбан. Альтернативный путь в Agile».
Максим Дорофеев, «Джедайские техники».
Марк Форстер, «Сделай это завтра».
Майкл Бреус, «Всегда вовремя».

Читайте также на РБК Трендах:

15 лайфхаков Notion — для работы, бизнеса и повседневных задач
Техника Pomodoro: как управлять временем
25 лучших книг по тайм-менеджменту

Тайм-менеджмент.

Методи управління часовим ресурсом

НАВІЩО ПОТРІБНИЙ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ

Кожен з нас стикався з тим, що не вистачає часу. Ця проблема поширена в усіх аспектах життя: роботі, стосунках, повсякденній рутині тощо. Нестача часового ресурсу провокує стрес, а саме він є однією з головних причин головного болю, безсоння, прокрастинації та депресії. Щоб упоратися із цим, потрібно навчитися розставляти пріоритети, фокусуватися на важливому та структурувати.

ЯК НАВЧИТИСЯ КЕРУВАТИ ЧАСОМ

Існує безліч технік і методів. Слід вибрати щось максимально комфортне та ефективне саме для вас. Якщо ж ви не знаєте, що краще підійде, оберіть кілька методів, принципів, технік і спробуйте щотижня щось нове. Після кожного тижня підсумуйте результати, зіставте за ефективністю й оберіть найзручніший для вас варіант.

Зараз ми розглянемо кілька технік, методів і принципів тайм-менеджменту.

МЕТОД «90 НА 30»

Принцип методу «90 нам 30» полягає в тому, що вам потрібно виділити півтори години на роботу та пів години на відпочинок. Під час відпочинку ви дасте мозку охолонути і налаштуватися на наступні півтори години продуктивності. Учені вже довели, що наш мозок не може бути зосередженим понад 90 хвилин. Він починає відволікатися на дрібниці, тож ефективність вашої роботи знизиться. Саме тому між підходами слід трохи відпочити задля досягнення високих результатів. Також вам потрібно розставити пріоритети за принципом матриці Ейзенхауера.

МАТРИЦЯ ЕЙЗЕНХАУЕРА

Цей метод полягає у правильному розставленні пріоритетів. Ми часто стикаємося з тим, що не можемо вирішити, з чого почати, яке завдання робити передусім. У такому разі необхідно скористатися матрицею Ейзенхауера.

Матриця має чотири квадрати:

1. Важливо-терміново – зробити

2. Важливо-не терміново – запланувати

3. Неважливо-терміново – делегувати

4. Неважливо-не терміново — видалити

До першого квадрату належать завдання з терміном здавання. Наприклад, домашнє завдання в навчальному закладі, оплата комунальних послуг, виконання запиту клієнта. Такого типу завдання є важливими й одночасно терміновими, тому що мають дедлайн, тож їх потрібно робити в першу чергу.

До другого квадрата можна зарахувати справи, які не мають терміну здачі, але вони, безумовно, впливають на ваш успіх. Це, можливо, вивчення нової іноземної мови, читання книжки, заняття спортом. Вони важливі, але оскільки не мають дедлайну, не обов’язково виконувати їх просто зараз.

До третього квадрата належать справи, які не мають особливої важливості, але виконати їх потрібно. Це може бути побутова рутина. Наприклад, перестелити постільну білизну, випрати її. Такі завдання потрібно зробити, але пізніше, щоб виділити час на справи з попередніх двох квадратів.

І нарешті четвертий квадрат. До нього потрапляють усі дії, які не мають жодної важливості та терміновості виконання: погортати стрічку в інстаграмі чи фейсбуці, подивитися серіал чи фільм. Перелічені справи краще видалити зі списку взагалі, принаймні зарахувати до списку.

МЕТОД «52 НА 17»

Метод «52 на 17» абсолютно аналогічний методу «90 на 30». Вам потрібно виділити 52 хвилини на продуктивну роботу та 17 хвилин на відпочинок. Перед початком слід також розставити пріоритети, щоб витратити більше сил на важливе і термінове, коли голова свіжа й не забита попередніми справами. Цей спосіб підійде тим, кому важко бути зосередженим тривалий час. Дуже важливо під час відпочинку не сидіти в соціальних мережах, бо вони також несуть інформаційне навантаження та змушують мозок працювати. Поставте таймер на 17 хвилин і нічого не робіть.

МЕТОД «ХОЧА Б N ХВИЛИН»

Цей метод ідеально підходить любителям відкладати на потім. Суть методу в тому, що перед початком завдання, яке зовсім не хочете робити, слід виділити будь-яку кількість хвилин на виконання. Наприклад, 10 хвилин виділяєте на завдання, у процесі мозок губиться в часі і ви витрачаєте більше, ніж 10 хвилин. Метод чудово підійде для більш дрібних завдань, які не потребують восьмигодинного робочого дня.

ПОЇДАННЯ «ЖАБИ»

Назва не надто презентабельна, але концепція методу досить ефективна. У більшості випадків ми ділимо завдання на ті, що нам не надто складно робити, і ті, що дуже ліньки. «Жаба» — саме другий тип завдань. Вам слід виконати спочатку завдання, яке найбільше не хочеться, а потім інші. Таким чином ви скеруєте всі свої сили на те, що важко, і решта завдання видадуться вам легкими.

ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ ЗА ХРОНОТИПОМ

Учені стверджують, що існують 4 хронотипи: леви, вовки, ведмеді та дельфіни.

Леви: люди, які можуть прокидатися без будильника з 7:30 до 10:00. Їхня працездатність найбільш ефективна в проміжку 10:00-17:00, а лягти спати їм найкраще до 22:30.

Вовки: це той тип людей, яким важко підвестися, але вони прокидаються з 7:30 до 12:00. Найбільш продуктивні до 20:00 і легко засинають опівночі.

Ведмеді: їм без проблем дається підйом з 7:00 до 11:00. Пік їхньої активності – 11:00-18:00. Приготуватися до сну та заснути їм краще до 22:30.

Дельфіни: ці люди можуть прокидатися з 7:00 до 10:00 і без проблем заснути ще раз. Їхня продуктивність найвища з 10:00 до 18:00. Щоб заснути, їм потрібно відкласти всі гаджети за дві години до сну.

Якщо визначите, який хронотип ви, то без проблем зможете скласти власний графік роботи.

ПРАВИЛО «1-3-5»

Насамперед ви повинні виділити 9 завдань на день: одне високого рівня складності, три середнього та п’ять низького. У пріоритет, звісно, поставте спочатку важчі справи. Згодом ви зможете скоригувати правило під себе. Наприклад, не 1-3-5, а 1-2-6.

ГРАМОТНЕ ПЛАНУВАННЯ НА ЗАВТРА

Такий спосіб чудово підійде тим, кому важко дається ранній підйом. Вам слід скласти план на завтра, щоб оцінити навантаження дня. Уранці поспіхом наш мозок може проґавити якесь завдання або навіть кілька, бо ще повністю не запустився режим роботи. Планувати з вечора можна як особисті справи, так і робочі.

ДЕДЛАЙНИ

Дедлайн – термін виконання завдання. Ставте собі дедлайни, тому що саме вони стимулюють працювати швидше. Дослідники стверджують, що навіть встановлені терміни здачі сприяють виконанню справ. На жаль, вони працюють гірше, ніж дедлайни, встановлені кимось: начальником, куратором, родичем. Щоб імплементувати самовстановлені дедлайни, вам потрібна добра самоорганізація.

ЩО РОБИТИ, ЯКЩО НЕМАЄ ЖОДНОЇ ВІЛЬНОЇ ХВИЛИНИ

Можливо, ви користуєтеся методами тайм-менеджменту, але все одно не вистачає часу на виконання тієї чи іншої справи. Тоді вам слід записувати кожен свій крок з моменту дзвінка будильника до того, як заснете.

Приклад:

7:00 – прокинувся

7:05-7:10 – вмивався

7:15-7:30 – снідав

7:35-8:00 – добирався на роботу

8:00-8:15 – розмовляв з босом…

Аудит щоденного часу проводьте протягом тижня, потім проаналізуйте, де є принаймні 5 вільних хвилин, потім об’єднайте всі п’ятихвилинні проміжки і побачите, що у вас є година вільного часу.

ДЕ СТВОРЮВАТИ СПИСОК ЗАДАЧ НА ДЕНЬ

Існує безліч додатків для ефективного та грамотного планування, але здебільшого вони платні. На щастя, Google надає нам свій безкоштовний планер Google-календар. Тут ви можете створювати плани на щодень і встановлювати нагадування для кожного пункту зі списку. Цей застосунок можуть установити як власники Android, так і власники iOS. Також Google-календар доступний для Windows.

ВИСНОВОК

Тайм-менеджмент включає грамотне управління часом, сприяє економії часового ресурсу і виконанню завдань з мінімальними витратами сил. Ставте найнеприємніші завдання першим пунктом у списку, фіксуйте кількість витраченого часу та не забувайте про відпочинок.

Успіхів!

Страница не найдена [404] | Расширение сотрудничества UGA

Публикации

4-H Молодежное развитие Встречи округов и клубов, экологическое просвещение, программы животноводства, достижения в проектах, летний лагерь

Животноводство Аквакультура, говядина, пчелы, молочные продукты, лошади, мелкие жвачные, птица и яйца, свиноводство

Окружающая среда и природные ресурсы Инвазивные виды, предотвращение загрязнения, лесное хозяйство, вода и засуха, погода и климат, дикая природа

Деньги, семья и дом Развитие взрослых и семьи, развитие младенцев, детей и подростков, деньги, жилье и домашняя среда

Полевые культуры, производство кормов и газонов Кукуруза, хлопок, фураж, пенька, арахис, мелкие злаки, соевые бобы, табак, газон

Еда и здоровье Сохранение пищевых продуктов, коммерческая и домашняя безопасность пищевых продуктов, пищевая наука и производство, питание и здоровье

Производство фруктов, овощей и декоративных растений Черника, виноград, декоративное садоводство, лук, персики, орехи пекан, мелкие фрукты, овощи

Газон, сад и ландшафт Домашние сады, уход за газонами, декоративные растения, ландшафтный дизайн

Сорняки, болезни и вредители Болезни животных и паразиты, муравьи, термиты, вши и другие вредители, неприятные животные, борьба с вредителями и болезнями растений, сорняки

Актуальные и актуальные темы Последние обновления, инициативы и программы от UGA Extension.

Избранные программы

4-H Встречи округов и клубов
Волонтерская программа Master Gardener Extension
Образовательная программа по безопасности пестицидов
Учебная программа школьного сада
Обучение ServSafe®
Услуги по тестированию почвы и воды

Классы, семинары и клубные встречи UGA Extension предлагает множество персонализированных услуг как семинары, классы, консультации, сертификаты, лагеря и педагог Ресурсы. Узнайте, что есть у расширения для вас!

Посмотреть все программы и услуги

Окружные офисы

Календарь

Расширение меняет Грузию Совместные программы повышения квалификации Университета Джорджии улучшают жизнь людей и дают результаты.

Наше влияние

Присоединяйтесь к нам

Работа для агентов и преподавателей
Дополнительные преподаватели
Вакансии персонала
Стажировки
4-H Экологические преподаватели
Волонтеры

О расширении

Чем мы занимаемся
Наши программы
Наша история
Районы, учреждения и центры
Кадровый справочник
Лидерство
Связанные агентства
Поддержите нас
Свяжитесь с нами

Навыки тайм-менеджмента | SkillsYouNeed

Задумывались ли вы когда-нибудь, почему некоторым людям хватает времени сделать все, что они хотят, в то время как другие постоянно спешат от задачи к задаче и никогда ничего не заканчивают?

Не может быть просто так, что у некоторых людей меньше дел. Гораздо более вероятно, что они используют свое время более эффективно: другими словами, демонстрируют хорошие навыки тайм-менеджмента.

Тайм-менеджмент — это умение продуктивно и эффективно использовать свое время. Вы также можете думать об этом как об искусстве иметь время делать все, что вам нужно, не чувствуя при этом стресса. Звучит просто, но на практике все намного сложнее.

На этой странице объясняются некоторые принципы рационального использования времени.

Важность тайм-менеджмента

Навыки тайм-менеджмента очень важны, потому что мало у кого из нас есть достаточно времени, чтобы сделать все, что от нас просят или что мы хотим сделать.

Тайм-менеджмент определяется как использование вашего времени продуктивно и эффективно, но что, если вы работаете максимально продуктивно, и все же не можете все успеть? Возможно, лучше думать о тайм-менеджменте как о сочетании продуктивной работы и расстановки приоритетов.

Другими словами, люди, умеющие планировать время, хорошо справляются с поставленными задачами. Однако они также лучше отдают приоритет и выясняют, что действительно нужно сделать , а затем отбрасывают другие вещи.

Они могут это сделать, потому что понимают разницу между срочным и важным.

« Срочные» Задачи требуют вашего немедленного внимания, но уделяете ли вы им это внимание на самом деле, может иметь значение, а может и не быть.
«Важные» задачи имеют значение, и невыполнение их может иметь серьезные последствия для вас или других.

Например:

Ответить на звонок необходимо срочно . Если вы этого не сделаете, звонящий отключится, и вы не будете знать, почему он звонил, а это может быть важно. Однако это также может быть автоматический голос, говорящий вам, что вы можете иметь право на компенсацию за неправильно проданную страховку. Это не важно.
Регулярно посещать стоматолога важно (по крайней мере, нам так говорят). Если вы этого не сделаете, у вас могут возникнуть заболевания десен или другие проблемы. Но это не срочно. Однако, если вы оставите это слишком долго, это может стать срочным, потому что у вас может заболеть зуб.
Забрать детей из школы – это срочно и важно . Если вы не придете в нужное время, они будут ждать на игровой площадке или в классе, беспокоясь о том, где вы находитесь. Вы также можете причинить неудобства другим, например, учителям, которые ждут вас вместе с детьми.
Чтение забавных электронных писем или проверка Facebook не является ни срочной, ни важной задачей . Так почему же это первое, что вы делаете каждый день? См. нашу страницу , посвященную минимизации отвлекающих факторов , чтобы помочь вам распознать и избежать других вещей, которые могут отвлечь вас от выполнения срочных и важных задач.

Различие между срочным и важным является ключом к определению приоритетов вашего времени и рабочей нагрузки, будь то на работе, дома или во время учебы.

Позволяет понять, что нужно сделать в первую очередь, а что можно оставить на потом или вообще не делать. Например, если вы оставите срочную, но неважную задачу, вы можете обнаружить, что она становится ненужной.

Использование сетки, такой как матрица приоритетов ниже, может помочь вам организовать задачи по соответствующим категориям: основа. Каждый день спрашивайте себя:

Какие из моих задач нужно выполнить в течение следующих 48 часов?
Это «срочные» задачи.
Какие из срочных задач важнее?
Рекомендуется перечислять задачи в порядке важности, а не давать им абсолютное различие «важные/неважные».
Какие из несрочных задач важнее?
Опять же, рекомендуется перечислить их по порядку, а не давать им абсолютное различие.

Теперь используйте ответы на эти вопросы, чтобы распределить задачи по ячейкам в матрице приоритетов, следуя следующим правилам:

Каждая ячейка должна содержать не более семи или восьми задач .
Начните с поля «Сделать сейчас» .
Важно не откладывать срочные или важные дела только потому, что они неприятны. Они не станут лучше от прокрастинации.
Если ваша работа состоит в том, чтобы съесть лягушку, лучше всего делать это с утра. И если ваша работа состоит в том, чтобы съесть двух лягушек, лучше сначала съесть САМУЮ БОЛЬШУЮ.
Марк Твен
Далее посмотрите на менее срочные, но все же важные задачи . Решите , что вы собираетесь с ними делать, а затем отметьте время в своем дневнике для их выполнения или подумайте о том, чтобы делегировать их кому-то другому.
Делегируйте срочные, но более легкие/менее важные задачи.
Теперь исключите несрочные и неважные задачи.
Наконец, работайте. Начните свой список «Сделать сейчас». Когда вы закончите, переходите к запланированной работе или задачам.

Если в каком-либо квадранте есть еще задачи, которыми вы можете управлять, пора а) выполнить некоторые из них, б) делегировать некоторые из них или в) исключить некоторые из них.

Регулярная обрезка вашей матрицы таким образом гарантирует, что вы сможете сосредоточиться на том, что действительно важно, и продолжите работу.

Индивидуальное суждение

Срочность и/или важность задачи не являются абсолютными. Только вы можете решить, что вы действительно считаете важным или срочным.

Некоторые люди, например, предпочитают подождать, пока их не попросят выполнить работу во второй раз, прежде чем они начнут ее выполнять. Если их никогда не попросят снова, они никогда не примутся за работу — они просто решат, что ни для кого не достаточно важно, чтобы они тратили время.

Помните также, что вы и ваше здоровье важны . Тот факт, что у вас много дел, не означает, что некоторые упражнения, 10-минутная прогулка или правильное питание не важны. Вы не должны игнорировать свое физическое или психическое здоровье в пользу более «срочных» действий.

Внимание!

Срочность и/или важность не являются фиксированным статусом. Вы должны регулярно просматривать свой список задач, чтобы убедиться, что ничего не следует перемещать вверх из-за того, что оно стало более срочным и/или важным.

Что делать, если важная задача постоянно вытесняется более срочными, но все же важными задачами?

Во-первых, подумайте, действительно ли это важно. Нужно ли это вообще делать, или вы просто говорили себе, что должны это сделать?

Если это действительно важно, рассмотрите возможность делегирования. Подробнее см. на нашей странице Делегирование навыков .

Практический пример:
Беспроигрышная ситуация от делегирования

Дженни была лидером занятой, очень реактивной команды, с постоянными и срочными требованиями к ее времени. Она знала, что ей нужно подумать о долгосрочной стратегии для своей команды, но было очень трудно выделить время.

В ходе обсуждения разработки Сара, одна из ее команды, выразила желание проделать дополнительную стратегическую работу, чтобы развить свои навыки. Дженни увидела возможность для них обоих и предложила Саре разработать стратегию для команды.

Сара воспользовалась случаем и разработала тщательно продуманный план, который стал отличной основой для дальнейшей работы.

Личные и профессиональные

Как насчет баланса между личными и профессиональными приоритетами? Есть два способа справиться с этим:

Включить оба в одну матрицу
Преимущества: Ваши личные вещи не потеряются.
Недостатки: вам нужно будет найти баланс между работой и личными вещами.
Использовать две отдельные матрицы и выделять отдельные временные интервалы для работы с каждой из них
Преимущества: означает, что вы можете иметь дело с обоими, с реалистичным представлением о срочности.
Недостатки: может быть довольно сложным.

Вам решать, что вы выберете — главное, чтобы это работало на вас.

Дополнительные принципы рационального использования времени

Таким образом, матрица приоритетов является ключом к определению приоритетов вашей рабочей нагрузки. Однако тайм-менеджмент — это больше, чем просто расстановка приоритетов: это также возможность работать более продуктивно. Существует ряд других способов, с помощью которых вы можете повысить свою эффективность и производительность.

Поддержание порядка
Для некоторых из нас беспорядок может быть одновременно настоящим отвлечением и настоящей депрессией.
Приведение в порядок может повысить как самооценку, так и мотивацию. Вам также будет легче оставаться в курсе дел, если ваше рабочее место будет опрятным, и вы будете поддерживать свои системы в актуальном состоянии.
Главный совет по уборке:
Сложите свои вещи в три кучки: Храните, Отдавайте и Выбрасывайте.
- Сохраните , если вам нужно сохранить его для своих записей или сделать что-то с ним. Если это требует действий, добавьте его в свой список задач.
- Отдайте , если вы этого не хотите, но кто-то может использовать это, и/или это работа, которую можно и нужно делегировать.
- Выбросьте (или утилизируйте) вещи, которые не представляют ценности ни для вас, ни для кого-либо еще.
Использование списка дел
Будь то электронные или бумажные списки, это хороший способ вспомнить, что вам нужно сделать, и сразу увидеть, что вы забыли.
Подумайте о том, чтобы каким-то образом выделить наиболее важные пункты и не забудьте вычеркнуть их из своего списка, когда они будут завершены и/или больше не нужны.
Выберите момент
У всех нас есть время дня, когда мы работаем лучше. Лучше всего запланировать сложные задачи на это время.
Однако вам также необходимо запланировать дела, которые нужно делать в определенное время, например встречи или поход на почту.
Еще один полезный вариант — иметь список важных, но несрочных небольших задач, которые можно выполнить за эти нечетные десять минут между встречами: может быть, это идеальное время, чтобы отправить электронное письмо с подтверждением даты вашего отпуска?
Главный совет: использование технологии планирования
Некоторые люди по-прежнему предпочитают использовать бумажный дневник и список дел — и это нормально.
Тем не менее, для тех, кто любит технологии, теперь есть множество инструментов, которые помогут вам в планировании. Такие приложения, как Doodle, Calendly, Microsoft Bookings и Google Calendar, помогут вам планировать свою работу, а также назначать встречи с другими людьми.
Вы также можете предоставить заранее установленные интервалы для встреч, чтобы другие могли назначить встречи с вами, скрывая остальную часть своего дневника. Это означает, что вы можете запланировать время на себя или на семью, не беспокоясь о том, что кто-то подумает или попытается лишить вас приоритетов.
Это позволяет автоматизировать ваши встречи, не передавая контроль над вашим временем кому-либо еще.

Не медлите, а спросите, почему вы искушаетесь
Если задача действительно срочная и важная, приступайте к ней.
Если, однако, вы обнаружите, что оправдываетесь, что не делаете что-то, спросите себя, почему.
Возможно, вы сомневаетесь, стоит ли вам вообще выполнять задание. Возможно, вас беспокоит этика или вы не думаете, что это лучший вариант. Если это так, вы можете обнаружить, что другие согласны. Обсудите это с коллегами или вашим менеджером, если на работе, и семьей или друзьями дома, и посмотрите, есть ли альтернатива, которая может быть лучше.