Средства делового общения: 3. Средства делового общения

6. Средства делового общения

1. Мимика

2. Жестикуляция

3. Визуальный контакт

4. Проксемика — область социальной психологии и семиотики, занимающаяся изучением пространственной и временной знаковой системы общения.

5. Пара- и экстралингвистика

Также к средствам делового общения может относится телефон, визитки и т.д.

В центре любого гуманитарного знания находится человек и все, что связано с его деятельностью. Одной из центральных составляющих человеческой деятельности является общение. Еще М. М. Бахтин определял сущность человека через диалог, понимаемый как качественное взаимодействие личностей, основанное на понимании и сводящееся к «персональной ответственности» и «участности». По Бахтину, сущность человека раскрывается именно во внутреннем и внешнем общении.

Частью человеческого общения, понимаемого в таком смысле, является речевая коммуникация.

Ее образуют речевые акты, участвующие в процессе передачи информации и обмена деятельностью.

Помимо собственно речевых качеств, речь может быть соотнесена с такими неречевыми структурами, как мышление, сознание, язык, действительность, адресат речи, условия общения, и в зависимости от характера этого соотношения можно говорить о таких коммуникативных качествах речи, как правильность, выразительность, точность, логичность, уместность. Соотношение язык/речь важно для понимания нормативности литературного языка, того, что и можно назвать “правильной”, “богатой”, “разнообразной” речью.

Соотношение речь/мышление позволяет осмысливать такие качества речи, как точность и логичность. Соотношение речь/сознание помогает понять, что стоит за словами выразительность, образность, уместность, действенность. Соотношение речь/действительность, наряду с соотношением речь/мышление, позволяет осмыслить такие качества речи, как точность и логичность.

Таким образом, коммуникация как совокупность речевых актов может быть направлена на решение конкретной проблемы или достижение необходимого результата, исходя из общих интересов и целей коммуникантов. Такого рода коммуникация составляет основу деловых отношений как в бизнесе, так и в повседневной жизни, и называется деловой.

Хотя деловая коммуникация может трактоваться и в более узком смысле – как деятельность, предполагающая достижение определенных интересов, целей в профессиональной сфере бизнеса.

Деловое общение всегда целесообразно. А значит и использование языковых средств в деловой речи четко подчинено личностной позиции по точной проблеме и достижению позитивного результата в решении конкретной проблемы.

Деловое общение, как в своей письменной (деловая корреспонденция и документация), так и устной (деловая речь) формах отличается высокой степенью конвенциональноти, то есть жесткому следованию ряду общепринятых норм и правил, как речевого плана, и тогда мы говорим о речевом этикете, так и общеповеденческого (деловой этикет). Это обусловливает наличие неизменных формулировок, повторяющихся в одной и той же ситуации, к примеру, при открытии совещаний, установления контактов на переговорном процессе и т.

д., которые являются характерным признаком этого вида речевой деятельности.

Деловая коммуникация всегда возникает в определенном контексте и оказывается зависимой от него. Конкретная ситуация, в том числе и количество участников, характер поставленных целей, уровни взаимодействия с реципиентами, наделяет ее характерными особенностями, позволяющими выделить несколько форм ее проявления. К ним относятся: деловая беседа, деловое совещание, деловое публичное выступление, или презентация.

Наиболее распространенной и чаще всего применяемой формой деловой коммуникации является деловая беседа. Обычно под деловой беседой понимают межличностное речевое общение нескольких собеседников с целью разрешения определенных деловых проблем или установления деловых отношений.

Коммуниканты находятся в непосредственном речевом и физическом (визуальном) контакте, что обеспечивает мгновенную обратную связь, причем как собственно речевую, так и невербальную. Результаты любого речевого взаимодействия мгновенно проявляются в реакции собеседника, и дальнейшее взаимодействие происходит уже на этой основе, как бы отталкиваясь от нее. Потому и можно сказать, что межличностное общение обычно носит спонтанный характер, в том плане, что его структура и развитие формируются не до коммуникативного акта, а во время него, спонтанно. Степень подготовленности играет тут меньшую роль, чем способность адекватно реагировать на все сигналы, посылаемые говорящим. Тем не менее, оно всегда целесообразно, так как собеседники, вступая в коммуникацию, преследуют определенные цели и сообразно им строят данный коммуникативный акт.

Вследствие ограниченного числа участников коммуниканты обладают идеальными возможностями предельно точно сформулировать свое сообщение исходя из интересов и запросов адресата, что потенциально благоприятно влияет на исход коммуникативного акта. В частности, в этом кроется одна из причин того, что собеседники скорее вступают в межличностное взаимодействие, чем в какое-либо другое.

Речевой формой, в которой происходит деловая беседа, является диалог, то есть поочередная смена реплик говорящих, представляющих собой комплексное речевое единство. Высказывания говорящих, хотя и и являются спонтанными, строятся по точной схеме (к примеру, вопрос-ответ) и приобретают смысл лишь в системе всего диалога. Простейшим примером могут служить эллиптические предложения, не несущие информации вне контекста. Подобным образом единичное монологическое высказывание представляет собой “коммуникативный эллипсис” в рамках всего диалога.

Участвуя в диалоге, мы обычно обмениваемся репликами в той очередности, которая определяется нашими намерениями, зависит от занимаемой в данной ситуации позиции, а также социальной роли. Если мы хотим узнать мнение коллеги по интересующему нас вопросу, мы будем занимать позицию слушающего, предоставляя большую часть времени говорить нашему собеседнику. Если мы обмениваемся новостями, реплики будут распределяться достаточно равномерно.

Большое значение в межличностной деловой коммуникации имеет траектория отношений, то есть степень формальности. Отношения с течением времени становятся более глубокими. Они регулируются индивидуально выработанными правилами поведения, являющимися результатом обоюдной договоренности. Отношения в организации редко меняются со временем, характеризуясь более высоким уровнем формальности, и регулируются преимущественно социальными нормами. Выбор соответствующей траектории отношений входит в коммуникативную компетентность личности.

Существуют несколько подходов к анализу механизма чередования реплик.

Традиционный подход предполагает, что говорящие ждут конца реплики перед тем, как начать следующую. Он, однако, оставляет необъяснённым отсутствие значительных пауз между репликами.

Проектный подход к анализу смены реплик предполагает, что говорящие используют информацию текущей реплики, чтобы спроектировать её завершение и рассчитать начало своей собственной в определенный момент.

Слушающие предсказывают смену реплики посредством мимики, взгляда, синтаксиса и интонации высказывания.

Одной из функций деловой беседы является поддержание деловых контактов и стимулирование деловой активности. Это предполагает формирование межличностных связей у партнеров. В процессе общения у них вырабатывается межличностная система взаимозависимых компонентов и качеств – они определенным образом влияют друг на друга и образуют цельное коммуникативное единство. Эта система регулируется посредством обратной связи, то есть соответствия ситуации принимаемому обоими коммуникантами стандарту. Процесс формирования таких связей может быть как длительным, постепенным, так и мгновенным.

Межличностные связи возникают вследствие различных социальных контактов, т.е. социального взаимодействия. Наше умение и способность общаться напрямую зависит от социального опыта или восприятия, которое основано на выстраивании стимулов, окружающих нас, в значимую структуру. Структура эта определяется культурой. Сюда относится ряд культурных условностей, правил, соглашений, которые воспитываются в нас членами одной социальной группы, к которой мы принадлежим. Таким образом, они накладывают ограничения на нашу коммуникативную гибкость.

Потому для того, чтобы успешно взаимодействовать с другими людьми, требуется обширное социальное знание. Как минимум оно включает — оценку ситуации, оценку собеседника, потенциальных взаимоотношений с ним и поведения.

Деловая коммуникация представляет собой процесс целесообразный, то есть, вступая в контакт, коммуниканты преследуют определенные цели и интересы. Исход коммуникации непременно включает корреляцию интересов, преследуемых ее участниками. Их интересы могут совпадать между собой или вступать в противоречие. В первом случае коммуникативный акт требует от коммуникантов минимальных коммуникативных навыков в выборе и осуществлении подходящей стратегии. При несовпадении интересов на исход коммуникации влияют как личностные особенности коммуникантов, так и ряд социальных факторов, а также их коммуникативная компетентность.

Последняя зачастую сводится к умению воздействовать на собеседника таким образом, чтобы склонить его на свою сторону, убедить в силе своих аргументов и добиться осуществления собственных интересов. Особенно ярко это проявляется и потому представляется актуальным именно в мире бизнеса, где успех коммуникантов в весомой степени зависит от умения убедительно склонить партнёра на свою сторону.

Коммуникативная компетентность включает умение вести себя адекватно ситуации и использовать ее преимущества для достижения собственных целей. В рамках своей коммуникативной компетентности мы прибегаем к разным правилам и приёмам коммуникативного поведения, направленным на достижение определённых целей и интересов, как явных, так и скрытых. Такая целесообразная совокупность правил и приемов называется риторикой убеждения. В процессе коммуникации убеждение может принимать разные формы в зависимости от собственно целей коммуникантов, их социального статуса, личностных особенностей, коммуникативного потенциала и характера коммуникации. Место и роль убеждения в данном коммуникативном акте определяются поставленными целями и типом коммуникации.

Наиболее благоприятной и потенциально эффективной формой коммуникации для убеждения собеседника и получения его поддержки по конкретной проблеме, является именно диалогическая форма деловой беседы.

Правила делового общения, формы, принципы, норма, средства, цели и организация

Перечень основных правил
Процессы делового общения
Формы и цели бизнес коммуникации
Принципы и средства делового общения
Роль и характеристика
Организация делового общения
Заключение

Правила делового общения – нормы, стандарты, используемые в ходе общения, цель которого заключается в решении определенной задачи в сфере экономических, а также социально-правовых отношений. Их применение обязательно, если поставлена цель бесконфликтно и грамотно решить задачу. Использование таких норм – общепринятая закономерность среди деловых людей, заботящихся о своем имидже и репутации. Поэтому их следует знать, как и правила деловой переписки, чтобы иметь возможность результативно вести бизнес деятельность.

Основные правила

• Пунктуальность – проявление уважительного отношения к партнерам. Для соблюдения пунктуальности деловые люди используют планирование.
• Немногословность. Не следует говорить лишнего. Это касается как общения на тему решения конкретной задачи, так и личной жизни сотрудников, коллег, партнеров.
• Уважение к коллегам, партнерам. В деловом общении нет места любопытству, эгоизму, нетерпимости. Необходимо уважать мнение собеседника, каким бы неправильным оно вам не казалось.
• Использование правильного языка. Умение вести беседу, заинтересовывать в процессе общения.
• Умение четко формулировать цель беседы, разговора, переговоров и пр.
• Сохранение самообладания, контроля над чувствами, эмоциями. Спокойное общение без грубостей, даже если собеседник ведет себя неподобающим для делового человека образом.
• Необходимо придерживаться делового стиля одежды. Дресс-код влияет на особенности и итог делового общения.
• Отсутствие ненужных жестов при встрече. Кроме рукопожатия, никаким другим образом не нужно прикасаться к собеседнику.

Процессы делового общения

Процесс бизнес общения – это не только разговоры и переписка. Это понятие охватывает эмоции, жесты, манеры. Исследования показывают, что более 60-70% общения строится на невербальной коммуникации. И только примерно 30-40% — на вербальной.

При вербальном процессе применяются правила речевой коммуникации. Сюда же можно отнести и речевой этикет, соблюдение которого позволяет на более цивилизованном уровне строить бизнес отношения. Существуют правила и невербального процесса общения. Они касаются языка жестов, мимики, общего поведения человека. Это уже отдельное крупное направление, которое при желании каждый может масштабно изучить. Тому помогут тренинги по этикету, которые проводятся нашей компанией. Из основных же вышеперечисленных правил сюда можно причислить контроль над эмоциями. Недопустимо грубое общение, излишняя резкость. Эмоциональность при ведении тех же переговорах не должна присутствовать.

Формы и цели делового общения, его функции

Существует несколько форм делового общения. Основными из них являются:

• Беседа;
• Переговоры;
• Дискуссия;
• Совещание;
• Собрание;
• Переписка;
• Выступление.

Каждая из перечисленных форм имеет свои особенности. Однако при всех соблюдаются общие правила делового общения. К примеру, уважение к оппонентам присутствует при каждой форме. Другим примером может являться правило пунктуальности. Опаздывать на те же переговоры недопустимо.

Если говорить о цели делового общения, то она определяется как воздействие на окружающих. Такое воздействие выражается в стремлении склонить оппонентов к каким-то действиям, поступкам, изменить их мнения, добиться от них желаемого в бизнес рамках. Дополнительной целью можно назвать стремление узнать о собеседнике больше информации, чтобы при дальнейшем общении использовать ее для достижения главной цели. При этом соблюдаются правила, к примеру, ведется беседа в вежливой форме, так как в общении деловых людей недопустимо невежливое отношение к оппоненту.

Функции делового общения:

• Информационно-коммуникативная – связанная с накоплением, формированием, а также передачей, приемом информации;
• Регулятивно-коммуникативная – предполагающая корректирование поведения, выбор способов воздействия на оппонента;
• Эффективно-коммуникативная – выражающаяся в становлении эмоциональной оболочки собеседников.

Принципы и средства делового общения

Принципы делового общения:

• Межличностность

Деловые контакты характеризуются межличностностью. Общение касается обсуждаемых, интересуемых стороны тем, а также демонстрирует отношение друг к другу.

• Целенаправленность

Деловая коммуникация всегда строится на достижении какой-то цели.

• Непрерывность

Общение происходит непрерывно. Даже если оппонент молчит, о том, что он, к примеру, думает, можно понять из особенностей его поведения. Любое поведение способно нести в себе ту или иную информацию.

• Многомерность

В процессе общения происходит не только информационный обмен. Оппоненты в ходе коммуникации корректируют свои взаимоотношения.

При коммуникации используются те или иные средства общения: вербальные и невербальные. К вербальным относится речь. У делового человека она должна отличаться точностью, понятностью, правильностью, чистотой, краткостью. Сюда же следует отнести умение слушать. От степени владения этим умением всегда зависит результат делового общения. Если человек не умеет слушать, то он не сможет общаться с партнерами, коллегами, клиентами так, чтобы общение было результативным и эффективным.

Важно! Культура речи и деловое общение – неотъемлемые друг от друга понятия.

К невербальным средствам относится интонация, жесты, мимика, позы и пр. Причем в деловом мире всем перечисленным моментам придается даже больше значения, чем словам. Для бизнесмена не только важно контролировать свое невербальное поведение, но и уметь правильно оценивать мимику, жесты, позы оппонента в деловом разговоре, беседе и т.д.

Психология делового общения: роль и характеристика

Деловое общение – многоплановый процесс развития отношений. Его роль важна. Нередко оппоненты забывают о ней, что приводит к разным проблемам. Необходимо знать о должном уровне общения в деловой среде, не завышая мнения о себе. При этом важно понимать, что роль делового общения разная, если оценивать ее с точки зрения статусности собеседников. Однако общее в ней присутствует – ее важность неоспорима.

Характеристика делового общения — это:

• Регламентированность – подчиненность определенным правилам, которые определяются видом общения, степенью официальности, целью, а также национальными, культурными традициями;
• Соблюдение ролевого амплуа. В разных коммуникативных ситуациях человеку приходится выступать в различной роли: начальника, подчиненного и т.д.;
• Ответственность за результат. Успешность деловой коммуникации определяется стратегией, тактикой, другими словами, умением четко формулировать свои цели и определять интересы оппонентов;
• Строгость в отношении к применению языковых средств. Недопустимо использовать ненормативную лексику, жаргон, вести грубый разговор, что является требованием этики делового общения.

Организация бизнес коммуникации

При организации делового общения действуют определенные правила. Они касаются подготовки с учетом разного результата, как позитивного, так и негативного. Требуется планировать время, создать соответствующую обстановку, подготовить свое эмоциональное состояние, ознакомиться с информацией о партнере.

Место общения не должно отвлекать, мешать коммуникации. При необходимости нужно предусмотреть оснащение – приготовить вспомогательные материалы, какие-то нужные документы и пр. Выбирая стратегию, тактику, следует определить направление, понять, чем можно будет пожертвовать в ходе общения. Процесс непосредственной коммуникации необходимо начинать с установления контакта с целью добиться создания благоприятной атмосферы. Важен процесс обмена информацией. Нужно уметь задавать вопросы, слушать оппонента, наблюдать за его поведением, правильно анализировать реакции собеседника.

Заключение

Правила, нормы делового общения, их соблюдение – важная составляющая деловой коммуникации. Без них невозможно наладить результативные бизнес отношения. При этом важно знать основы этики и эстетики, этикет делового общения. Их знание обеспечит грамотное ведение тех же переговоров, дискуссий и прочих видов деловой коммуникации.

Получить знания о правилах делового общения можно путем обучения руководителей, сотрудников, которым приходится выступать коммуникаторами для достижения важных для компании целей. Такое обучение организуется нашей компанией в форме тренингов. В результате участники тренинга делового общения обретают знания и умения, способствующие налаживанию эффективных контактов как внутри компании, так и за ее пределами.

11 Средства делового общения, которые нужны каждой компании

Чтобы повысить эффективность и производительность, где бы вы ни находились, упростить управление ИТ, найти удобные решения и стимулировать мотивацию сотрудников, организации обратились к программному обеспечению для внутренних коммуникаций.

Это очевидное решение — современные средства связи позволяют малым, средним и крупным компаниям достичь всего вышеперечисленного и даже большего.

Средства делового общения позволяют ответить на самый важный вопрос — с какими главными проблемами внутреннего общения, с которыми сталкиваются организации, — и решить их.

Вот 11 инструментов делового общения , с которыми вы можете начать работу уже сегодня.

1. Программное обеспечение социальной сети.

Каждая организация проходит этап или переход, когда становится ясно, что ее внутренние коммуникации дают сбой.

Слишком часто в вашем ИТ-отделе подход заключается в том, чтобы продвигать технологии, не спрашивая, почему это делается. Выяснив несколько симптомов в вашей организации, вы сможете оценить, какое программное обеспечение или инструменты улучшат общение участников.

Некоторые из этих симптомов включают в себя:

• Трудность быть в курсе новостей и объявлений компании.
• Отключенные сотрудники и отделы.
• Документы пропадают или прячутся в электронной почте.
• Нет четкой или стандартизированной политики ориентации для новых сотрудников и стажеров.
• Слишком много документов.

Решение?

Центральный портал, где каждый может получить доступ ко всей необходимой информации, сообщениям, документам и контрактам в одном месте… независимо от того, где он находится.

Программное обеспечение для интрасети делает это возможным, экономя деньги вашего бизнеса за счет снижения затрат на обслуживание ИТ. В эпоху BYOD и удаленной работы интранет-решение развивает более гибкую рабочую силу… что повышает производительность, направляя всех сотрудников на достижение одних и тех же целей.

2. Частные, групповые сообщения и инструменты чата.

Сотрудникам и проектным группам нужны инструменты для совместной работы, которые помогут им работать вместе более эффективно. Без платформы для совместной работы участникам становится сложно делиться идеями и следить за прогрессом группы. Электронные письма часто теряются, остаются непрочитанными, а темы становятся удручающе длинными. Предоставление вашим командам простого способа общения объединяет участников и помогает им работать более продуктивно.

Обратите внимание на следующие симптомы:

• Невозможность найти определенные беседы из-за слишком длинной ветки электронной почты.
• Почтовые ящики забиты ненужными электронными письмами.
• Обязанности и прогресс среди членов команды не ясны.

Решение?

Приложения для обмена личными и групповыми сообщениями устраняют необходимость в электронной почте и являются идеальным инструментом делового общения для совместной работы команд. Эти функции важны, когда членам команды необходимо обсудить работу.

Это особенно важно, когда сотрудники разбросаны по географическому положению в разных часовых поясах. В то время как общественные места, такие как группы Facebook, могут работать, специальные службы чата в интрасети гарантируют, что каждый будет на расстоянии одного касания. Их также можно использовать для обмена файлами (с помощью функции перетаскивания) и поиска контактов или прошлых разговоров.

3. Управление задачами.

Общая эффективность вашего бизнеса не будет такой успешной, как могла бы быть, если бы у вас не было эффективного инструмента управления задачами. Сочетая мощные коммуникационные функции с возможностями отслеживания заданий, инструмент управления задачами изменит способ, которым сотрудники выполняют наиболее важный аспект вашей компании: свою работу.

Без надежной системы управления проектами проекты могут быть запутанным и своевременным процессом для членов команды, которые не уверены в том, что они должны делать. Эти проблемы еще больше обостряются, когда у руководства нет прямого способа отслеживать прогресс, что отделяет их от ситуации.

Обратите внимание на следующие симптомы:

• Руководство не знает о статусе текущих проектов.
• Персонал сбит с толку при выполнении задач.
• Участники не знают о важности задач, сроках их выполнения и о том, как расставлять приоритеты в текущих проектах.
• У руководства нет организованной системы для мониторинга всех проектов.
• Ожидания и лицо, которому следует отчитываться, неясны для членов команды.

Решение?

Функция управления задачами является одним из наиболее эффективных инструментов делового общения, поскольку решает все вышеперечисленные проблемы. Программное обеспечение для управления задачами от выполнения до завершения помогает сотрудникам и директорам достигать своих целей максимально эффективно и успешно. Менеджеры могут напрямую назначать задачи членам команды и отслеживать их прогресс. Они также могут устанавливать сроки выполнения и параметры приоритета, которые отображаются в упорядоченном списке для всех участников.

Управление задачами со встроенными средствами связи помогает сотрудникам узнать, кто делегирует задание, когда оно должно быть выполнено, а также уровень важности, чтобы они могли соответствующим образом планировать проекты.

4. Дела, отслеживание проблем и программное обеспечение для продажи билетов.

Современный клиент хочет иметь возможность связаться с вами по различным каналам. Проблема в том, что нет инструментов, предлагающих комплексный подход к поддержке и обслуживанию клиентов. Запросы клиентов, как правило, теряются, количество звонков увеличивается, а невозможность назначить нужных сотрудников для обработки запросов клиентов вызывает разочарование у многих клиентов.

Симптомы:

• Удержание клиентов снижается.
• Клиенты долго ждут помощи, и в целом отзывы клиентов отрицательные.
• Сотрудникам не хватает запросов клиентов.
• Руководство не может отслеживать ход дел.
• Нет организованной системы для размещения решенных и текущих дел.

Решение?

Программное обеспечение для отслеживания проблем является одним из лучших инструментов внутренней коммуникации для управления запросами клиентов. Клиенты или сотрудники могут подать заявку или заявку, назначить ее нужному сотруднику и разрешить ее вовремя.

Программное обеспечение для обращений, отслеживания проблем и тикетов помогает централизовать запросы в службу поддержки клиентов, отслеживать открытые проблемы, отслеживать продуктивность команды, определять приоритетность наиболее важных вопросов и собирать ценные отзывы клиентов, которые помогают улучшить ваши продукты и услуги.

5. Внутренние блоги и видео.

Распространённая поговорка «люди едят глазами». Когда ваш контент выглядит хорошо, люди захотят его прочитать. Отличный контент будет определяющим показателем того, будут ли вовлечены ваши внутренние команды. Если у вас низкая вовлеченность сотрудников, мало обратной связи или ее отсутствие, а также растущее соотношение скрытников к активным участникам, скорее всего, проблема заключается в типе контента, который вы публикуете.

Симптомы включают:

• Персонал не чувствует себя уполномоченным или мотивированным для загрузки контента.
• Низкий уровень чтения и комментариев контента.
• Сотрудники не обмениваются информацией и не ссылаются на нее во внутренней сети компании.

Решение?

Мозг обрабатывает визуальную информацию в 60 000 раз быстрее, чем текст. Поэтому нетрудно понять, что изображения и видео на вашем цифровом рабочем месте будут привлекать больше внимания ваших сотрудников.

Размещение обучающих видеороликов, сообщений от руководителей высшего звена или видеороликов о культуре во внутренней сети вашей компании для повышения вовлеченности и удержания сотрудников. Когда дело доходит до контента, ориентированного на изображения, инфографика — еще один отличный способ отобразить важную информацию. В частности, для данных, временных диаграмм или объяснения сложных тем инфографика упростит информацию в привлекательной и увлекательной форме.

Создание обучающих видеороликов, видеосообщений от руководителей высшего звена, закулисных съемок, а затем их размещение во внутренней сети компании, вероятно, повысит вовлеченность и удержание сотрудников.

Инфографика особенно подходит для отделов маркетинга, а также для демонстрации и объяснения процессов. Они визуально привлекательны и помогают быстро и легко передавать инструкции.

6. Аналитика и настроения.

Определить, где вам нужны улучшения, сложно, если у вас нет точного способа анализа информации. Часто сотрудники внутренних коммуникаций вручную отслеживают и регистрируют информацию в листе Excel, когда они могут тратить время на другую работу. Или, возможно, у компании вообще нет инструмента аналитики.

Ваша интрасеть — это инвестиция в ваши усилия по деловому общению. Поэтому важно отслеживать вовлеченность сотрудников и отслеживать, что приносит наибольшую пользу вашей компании.

Симптомы:

• Руководство не знает, насколько сотрудники вовлечены в компанию.
• Неясно, путаются ли сотрудники в отношении конкретных аспектов бизнеса.
• Руководству сложно сортировать и отслеживать внутренние данные.

Решение?

Функция аналитики и настроений — один из наиболее эффективных инструментов делового общения для оценки поведения пользователей. Вам никогда не придется задаваться вопросом, сколько участников читают статью, комментируют сообщения на форуме или их общие отзывы о содержании.

Эти данные автоматически сохраняются в комплексный отчет. Определите, какой контент работает, а какой нет. Вы также можете глубже погрузиться в сообщения вопросов и ответов, чтобы понять, сколько людей задают одни и те же вопросы. Сбор этой информации поможет вам внести необходимые изменения для улучшения ваших инструментов внутренней коммуникации.

7. Дискуссионные форумы.

Обмен информацией на рабочем месте жизненно важен для внутреннего роста и сообщества. Опытные работники могут ознакомить новых сотрудников с тем, что есть в организации, помогая им быстро освоиться и с меньшим количеством ошибок. В то же время цифровое рабочее пространство, где сотрудники могут задавать вопросы, обсуждать проекты и проблемы на рабочем месте, помогает объединить всех в организации.

Вот некоторые симптомы, на которые следует обратить внимание:

• Вопросы сотрудников остаются без ответа.
• Управление разделено по вопросам, к кому обращаться.
• На рабочем месте отсутствует обмен знаниями.

Решение?

Дискуссионный форум, который поощряет руководство и сотрудников к открытому обсуждению любой темы.

Дискуссионные форумы и соответствующие инструменты управления знаниями распространяют внутренние знания и сближают всех. Они также отлично подходят для архивирования всех организационных знаний — иногда самые ценные идеи рождаются в ходе разговоров. Теперь все эти мысли хранятся и доступны для всей вашей организации.

8. Пробелы.

Когда отделы или филиалы не имеют собственного места для обмена соответствующей информацией, внутренние коммуникации могут быть беспорядочными. Руководители отделов не имеют организованного способа обмена информацией с сотрудниками своего подразделения, а сотрудники этого подразделения не имеют специального места для поиска информации. Это также изолирует отделы друг от друга, что приводит к полной разобщенности компании.

Симптомы:

• Сотрудники отдела не знают о новостях в сфере своей деятельности.
• Сотрудники компании не знают об обновлениях и проектах в различных отделах.
• Участники не знают, где найти информацию, относящуюся к определенной группе внутри компании.
• Руководящий персонал имеет сложный опыт обмена новостями отдела непосредственно с персоналом.

Решение?

Пространства — лучший инструмент для общения, позволяющий разделить важный контент, файлы и людей в одном удобном для жизни месте. Вы можете создать пространство для чего угодно — отдела кадров или офиса в Остине, штат Техас.

Установите разрешения для назначенных лиц, которые могут распространять информацию и контролировать пространство. Участники в пространстве могут обмениваться фотографиями, создавать форумы и получать уведомления о каждом обновлении, не перегружая свои почтовые ящики.

9. Оповещения и уведомления.

Создание и распространение ценного контента бесполезно, если участники не знают об этом. Часто у предприятий уже есть материалы и выделенный персонал, но им не хватает надежного программного обеспечения для доставки и подключения.

В таких случаях компании полагаются на электронную почту, но во многих случаях социальная форма общения является более подходящей и эффективной, чем электронная почта.

Представьте себе: вы хотите уведомить сотрудников об обновлении кадровой политики. Вы отправляете электронное письмо и получаете несколько ответов. Но как насчет сотрудников, о которых вы ничего не слышали? Читали ли они электронное письмо и новости отдела кадров? Они полностью проигнорировали письмо? И теперь десятки писем, которые вы получили, занимают лишнее место в вашем почтовом ящике.

Обратите внимание на следующие симптомы:

• Персонал не читает важные уведомления, потому что они теряются в электронных письмах.
• Сотрудникам трудно найти информацию из определенного отдела.
• Руководители отделов не уверены, были ли получены сообщения.

Решение?

Инструмент оповещений и уведомлений изменит вашу стратегию внутренних коммуникаций. Уведомляйте сотрудников об общекорпоративных объявлениях или отправляйте обновления, предназначенные для отдела, неинвазивным прямым способом. Участники будут мгновенно получать уведомления о любом пространстве, в котором они состоят.

Средства делового общения позволяют централизованно вести беседы между коллегами. Персоналу никогда не придется беспокоиться о пропущенном электронном письме от клиента или внешнего контакта. Быстрое автоматическое уведомление оповещает участников о важной информации, которой вы хотите поделиться на своей платформе.

10. Профили сотрудников.

Чтобы ваше деловое общение было как можно более тесным, вы хотите, чтобы ваши сотрудники знали друг друга. Независимо от того, большая компания или маленькая, если член не знает людей и роли в вашей организации, общаться на определенную тему или задавать вопросы сложно.

Симптомы включают в себя:

• Участники не знают, к кому обращаться с вопросами или информацией.
• Сотрудники тратят много времени на отслеживание людей или информации через других коллег.
• Сотрудники не знают сотрудников отделов и перед кем они подчиняются.

Решение?

Профили сотрудников предоставляют информацию о каждом человеке в вашей организации. Участники могут прочитать о конкретных людях, понять их роль, интересы и кому они подчиняются. Это облегчает путаницу, когда сотруднику необходимо связаться с конкретным человеком.

Кроме того, профили дают имя лицу; ваши сотрудники — люди, и к ним следует относиться как к таковым в ваших внутренних коммуникациях.

11. Рабочие процессы.

Неважно, управляете ли вы командой из двух человек или из 25 человек, каждый может согласиться: мы все заняты. Слишком часто команды ждут отзывов от занятых менеджеров, у которых едва хватает времени на обед. Это может привести к задержке завершения проектов в срок, что раздражает всех участников. Это также ставит команды в неудобное положение, задаваясь вопросом, как долго и часто они должны напоминать менеджерам о проектах, ожидающих утверждения.

Симптомы включают в себя:

• Контент несвоевременный, поскольку он ожидает одобрения вышестоящего руководства.
• Менеджеры теряют контроль над проектами и сроками их выполнения.
• Сотрудники не уверены, когда считать проекты завершенными.

Решение?

Инструмент рабочего процесса реализует организованную систему для всей вашей компании для передачи и утверждения проектов. Когда сотрудники завершают проект, руководитель немедленно уведомляется об этом (дополнительный бонус: оповещения отправляются прямым, неинвазивным способом без электронной почты).0003

Проект может быть передан любому количеству супервайзеров, и каждый участник будет задействован на протяжении всего процесса. Рабочие процессы безупречны и просты — они позволяют вашим участникам создавать контент, которым можно поделиться для вашей компании.

В заключение.

Обладая этими 11 инструментами для делового общения, вы сможете повысить эффективность, вовлеченность и обмен знаниями на рабочем месте.

18 лучших инструментов командного общения для бизнеса в 2023 году

Современный деловой мир развивается, как и потребности каждого современного рабочего места. С растущим преобладанием технологий и автоматизации в каждой отрасли сотрудники теперь могут свободно оставаться на связи со своей работой, независимо от их фактического местоположения. Теперь ключевым эффектом этой современной тенденции на рабочем месте является то, что она показала людям важность командного общения. Это сделало эффективное командное общение неотъемлемой частью всего, что мы делаем. Кроме того, он породил ряд мощных инструментов для общения и взаимодействия на рабочем месте. Вот несколько статистических данных, подтверждающих приведенное выше утверждение:

Согласно отчету PMI Pulse of the Profession, эффективное общение является наиболее важным фактором успеха в жизненном цикле управления проектами. В среднем один из пяти проектов терпит неудачу из-за отсутствия связи между менеджером проекта, членами команды и заинтересованными сторонами.

Начните эффективно управлять своими командами и проектами с ProofHub!

Это та же самая статистика, которая позволила купить так много различных средств связи и приложений в действии. От личных встреч, групповых обсуждений, обмена файлами и онлайн-видеоконференций есть множество продуктивные бизнес-инструменты , которые делают совместную работу в команде проще, чем когда-либо. Однако выбор идеального внешнего или внутреннего коммуникационного инструмента — сложный процесс. Часто требуется много времени и мыслей, чтобы выяснить, какие инструменты могут помочь вам преодолеть барьеры в общении на рабочем месте.

Ниже мы составили список средств коммуникации, которые оставили свой след, помогая тысячам команд сотрудничать и работать более продуктивно . При правильном использовании простой инструмент для командной коммуникации может помочь владельцам бизнеса и менеджерам создать более рабочую среду для совместной работы, которая повышает вовлеченность сотрудников и приносит больше прибыли компании.

Давайте рассмотрим типы инструментов командной коммуникации, которые вы можете рассмотреть для своего бизнеса в 2023 году. 0028

1. ProofHub

Proofing Software

2. Filestage

Real-time Chat Tools

3. Chanty

4. Bit.ai

5. Microsoft Teams

6. HipChat

7. Troop Messenger

Инструменты для голосовых и видеоконференций

8. Zoom

9. Skype

Инструменты для совместной работы с документами

10. G Suite

11. Office 365

7

Центр знаний 900 Инструменты

28

13. Bloomfire

File Sharing Tools

14. OneDrive

15. MediaFire

Internal Communication Tools

16. Jive

17. Yammer

Noise Reduction Tool

18. Krisp.ai

Инструменты управления проектами

1. ProofHub

Платформы: Веб-устройства, устройства iOS и Android.

Особенности: Совместная работа, обмен файлами, диаграмма Ганта, доска Канбан, чат, управление календарем, шаблоны проектов, функции поиска, API, автоматические уведомления, управление рабочим процессом, планирование задач, контроль доступа, отчетность и статистика, отслеживание времени по проекту , хранение документов, ведение журнала действий, доска обсуждений, обмен мгновенными сообщениями, расстановка приоритетов и многое другое.

Интеграция: Box, Dropbox, Google Calendar, Google Drive, Microsoft Outlook и FreshBooks.

Цены:
Для получения информации о наших тарифных планах, пожалуйста, посетите нашу страницу с ценами.

Хотите синхронизировать свою команду? Посмотрите, как ProofHub может воплотить это в жизнь!

Программное обеспечение для проверки правописания

2. Filestage

Платформы : Веб, Windows, macOS, устройства iOS и Android.

Функции : комментирование и аннотирование файлов, обмен файлами, загрузка файлов, утверждение одним щелчком мыши, настраиваемые проекты, автоматизация задач и рабочих процессов, встроенное управление версиями файлов, неограниченное количество рецензентов, @упоминания, личные комментарии, совместная работа в режиме реального времени. , цепочка комментариев, сроки выполнения, уведомления по электронной почте, списки задач, индивидуальный брендинг.

Интеграция : Google Диск, Dropbox, Slack, Trello, Basecamp, Asana, Fleep, Jira Software, Smartsheet, Wrike, Zoom.

Цены : от 89 евро в месяц, доступна бесплатная пробная версия

Инструменты для чата в реальном времени

3. Chanty

Платформы: Веб, Windows, устройства macOS, iOS и Android.

Возможности:  Командное общение, управление задачами, центр командной книги, аудио- и видеозвонки, голосовые сообщения, совместное использование экрана, закрепленные сообщения, @упоминания, цепочки обсуждений, фрагменты кода, темная тема.

Интеграция: Trello, Asana, Zapier, Google Drive, Dropbox, Onedrive, Github, Gitlab, Bitbucket, Mailchimp, Giphy.

Цена:  Бесплатно до 10 членов команды, 3 доллара США за пользователя в месяц.

4. Bit.ai

Платформы:  Web

Функции:  Несколько рабочих областей, совместная работа в реальном времени, настраиваемый рабочий процесс, более 100 интеграций, библиотека контента, полностью адаптивные шаблоны, комментарии, автоматическое форматирование , высокий уровень безопасности, интеллектуальный поиск, автоматизированные таблицы, оповещения в режиме реального времени, отслеживание ссылок на документы, защита паролем, фирменные страницы входа в систему, аналитика рабочей области и многое другое.

Интеграция: Tableau, Google Docs, Dropbox, Google Drive, YouTube, Typeform, LucidChart, Spotify, Airtable и многие другие.

Цены:

• Доступен бесплатный план.
• Платные планы: Standard (8 долларов США в месяц), Plus (15 долларов США в месяц), Enterprise (обратитесь в отдел продаж)

5. Microsoft Teams

Платформы: веб-устройств, устройств iOS и Android.

Особенности: Потоковые беседы в стиле электронной почты, голосовые и видеоконференции, групповые чаты и частные обсуждения, встроенные анимированные GIF-файлы, вкладки для часто используемых документов, открытый API, @mentions, настраиваемые оповещения и многофакторная аутентификация.

Интеграция: Microsoft Powerpoint, Trello, Asana, Microsoft Office 365, Microsoft Planner, Skype для бизнеса, Microsoft Excel, GitHub, SurveyMonkey, Zendesk, Cisco WebEx, Hootsuite, Microsoft OneNote, Microsoft Word и другие.

Цена: 5 долларов США в месяц (Microsoft Teams доступна в рамках подписки Microsoft Office 365).

6. HipChat

Платформы: Интернет, устройства iOS и Android

Функции: Чаты, совместное использование файлов, @упоминания, совместное использование экрана, видеозвонки, смайлики и боты, анимированные GIF-файлы, ленты Instagram, сообщения Twitter, 256-битное SSL-шифрование, приватный текстовый чат, живые/видеоконференции, двустороннее аудио и видео , совместное использование вызовов, совместное рабочее пространство, передача файлов, мониторинг в реальном времени и уведомления в реальном времени.

Интеграция: GitHub, Microsoft Office 365, SharePoint, Trello и Zendesk.

Цена:
HipChat Basic (бесплатно для неограниченного количества пользователей! Включает групповой чат, обмен мгновенными сообщениями, общий доступ к файлам и неограниченное количество интеграций)
HipChat Plus (2 доллара США на пользователя в месяц за видеочат, демонстрацию экрана и дополнительные расширенные функции)

Бесплатная пробная версия: Доступно (кредитная карта не требуется).

7. Войсковой мессенджер

Войсковой мессенджер обеспечивает высокую вовлеченность команды, объединяя все ресурсы вашей команды в одном интерфейсе. Поднимите уровень общения вашей команды на новый уровень, обмениваясь рабочими требованиями, файлами, разговорами и т. д. с помощью обмена мгновенными сообщениями, голосовых и видеозвонков, видеоконференций и т. д. Он был разработан для удовлетворения потребностей в совместной работе всех форм и размеров внутренние коммуникации , будь то малые, средние или крупные корпорации.

Помимо простого и впечатляющего пользовательского интерфейса и UX, он поддерживает множество собственных и сторонних интеграций, таких как приложения для мониторинга и отслеживания сотрудников, системы управления посещаемостью, Google Drive, Dropbox и т. д.

Troop Messenger вполне доступен из всех! Он поставляется с 7-дневной бесплатной пробной версией, премиальной и корпоративной версией. Хотя это модель SaaS, она предлагает модели доставки самостоятельного хостинга, API и пользовательского приложения и доступна на платформах Windows, Linux, Mac, Android и iOS.

Инструменты для голосовых и видеоконференций

8. Zoom

 

Платформы: Интернет-устройства, устройства iOS и Android.

Функции: Планирование, чат/обмен сообщениями, приглашения по электронной почте, живые/видеоконференции, управление собраниями, совместное использование экрана, управление пользователями, отчетность и статистика, брендинг компании, запись видеовызовов, совместное использование файлов методом перетаскивания и синхронизированная библиотека содержимого .

Интеграция: Dropbox, HubSpot CRM, HubSpot Marketing, LeadMaster, Marketo, Microsoft, Outlook, Salesforce Sales Cloud, Slack, Zapier и Zendesk.

Цены:
Basic (бесплатно)
Pro (13,99 долл. США в месяц за узел)
Business (18,99 долл. США в месяц за узел (минимум 10 узлов))
Enterprise (18,99 долларов США в месяц за узел (минимум 100 узлов))
Бесплатно пробная версия: доступна.

9. Skype

Платформы: Web, устройства iOS и Android.

Возможности: Чат, конференц-связь, обмен мгновенными сообщениями, живая/видеоконференция, мониторинг, прием, отчеты и статистика, интеграция SMS, сторонняя интеграция и голосовая почта.

Интеграция: Bitium, Microsoft Outlook, Slack и Microsoft Dynamics CRM.

Цена: Skype предоставляется бесплатно, а премиум-аккаунт с дополнительными функциями стоит от 3,49 евро в месяц (4,01 евро с НДС).

Инструменты для совместной работы с документами

10. G Suite

Платформы: Интернет-устройства, устройства iOS и Android.

Особенности: Архивирование электронной почты и чатов, аудит и отчетность, настраиваемый адрес электронной почты, облачное хранилище файлов, @упоминания, настраиваемые шаблоны, передача файлов, совместное рабочее пространство, живые/видеоконференции, двустороннее аудио и видео, отслеживание электронной почты, обмен мгновенными сообщениями, распределение ресурсов, список дел и уведомления по электронной почте.

Интеграция: Bitium, Gmail, Календарь Google и Zapier.

Цена:
Базовый пакет G Suite: 5 долларов США за пользователя в месяц или 50 долларов США за пользователя в год плюс налог
G Suite с неограниченным хранилищем и хранилищем: 10 долларов США за пользователя в месяц или 120 долларов США за пользователя в год плюс налог
G Suite Enterprise план: 25 долларов США на пользователя в месяц
Бесплатная пробная версия: доступна (кредитная карта не требуется).

11. Office 365

Платформы: Веб-устройства, устройства iOS и Android.

Особенности: Совместная работа в облаке, общий доступ к файлам, обмен файлами внутри и снаружи, онлайн-встречи, социальные сети, обмен мгновенными сообщениями, голосовые и видеозвонки, вызовы между ПК и общие календари.

Интеграция: Bitium, Box, Dropbox, LeadMaster, Microsoft Outlook, OneDrive, SharePoint, VisitorTrack и Zapier.

Цены:
Office 365 Business: 8,25 долл. США за пользователя в месяц (оплачивается ежегодно) или 10 долл. США за пользователя в месяц (оплачивается ежемесячно).
Office 365 Business Premium: 12,50 долларов США за пользователя в месяц (оплачивается ежегодно) или 15 долларов США за пользователя в месяц (оплачивается ежемесячно).
Office 365 Business Essentials: 5 долларов США за пользователя в месяц (оплачивается ежегодно) или 6 долларов США за пользователя в месяц (оплачивается ежемесячно).
Бесплатная пробная версия: доступна (кредитная карта не требуется).

Инструменты центра знаний

12. Taskworld

Платформы: Веб-устройства и устройства iOS.

Особенности: Визуальные доски задач, временные шкалы, интерактивная информационная панель, фильтрация информации, детализированная статистика, групповой чат, приватный чат, интерактивные списки дел, обзор в реальном времени, назначение задач, автоматические уведомления, канбан-доски, проект шаблоны, приоритезация задач, интеграция с облачным хранилищем, отслеживание статуса задач и проектов и календарь задач.

Интеграция: Box, Dropbox, Google Calendar, Google Drive и Microsoft Outlook.

Цена:
14,99 долларов США за пользователя в месяц (оплачивается ежемесячно)
10,99 долларов США за пользователя в месяц (оплачивается ежегодно)
Бесплатная пробная версия: доступна (кредитная карта не требуется).

13. Bloomfire

Платформы: Веб-устройства и устройства iOS.

Особенности: Общий доступ к мультимедийному контенту, организация контента, аналитика и отчеты, геймификация, неограниченное количество групп и подсообществ, управление на основе ролей, уведомления по электронной почте/в приложении и модерация контента.

Интеграция: Box, Dropbox, G Suite, Google Drive, Salesforce Sales Cloud, Slack и Zendesk.

Цена: $575,00/месяц
Бесплатная пробная версия: доступна

Инструменты для обмена файлами

14.

OneDrive

Платформы: Веб-устройства, устройства iOS и Android.

Особенности: Блокноты , онлайн-просмотр документов Office, загрузка мультимедиа с мобильных устройств, хранение файлов, создание и совместное использование папок, отслеживание изменений, автоматическое сохранение предыдущих версий, синхронизация с рабочим столом, общий доступ к файлам, доступ из любого места, поддержка типов файлов, мобильные устройства сканирование, управление предотвращением потери данных, инструменты для совместной работы, совместное редактирование в реальном времени, просмотр документов и отслеживание документов.

Интеграция: Bitium, Gmail, LeadMaster, Microsoft Office 365, SharePoint, Slack, Trello, VisitorTrack и Zapier.

Цены:
5,00 долл. США за пользователя в месяц (годовое обязательство)
10,00 долл. США за пользователя в месяц (годовое обязательство)
Бесплатная пробная версия: доступно (кредитная карта не требуется)

и Android-устройства.

Особенности: 10 ГБ бесплатно/до 4 ГБ на файл, неограниченная пропускная способность и загрузка, простой обмен, простой в использовании файловый менеджер, прямая ссылка для загрузки файлов, массовая загрузка и безопасный обмен файлами через бесплатный ссылка на время.

Цены:
Basic: бесплатно
Pro: 1 ТБ (1000 ГБ) 3,75 долл. США в месяц при оплате ежегодно или 5 долл. США ежемесячно
Бизнес: до 100 ТБ 40 долл. США в месяц при оплате ежеквартально или 50 долл. США ежемесячно

Средства внутренней связи

16. Jive

Платформы: Веб-устройства и устройства iOS.

Особенности: Потоки активности, вкл. Facebook, Chatter, Yammer, совместная работа над документами, общий коммуникационный портал, корпоративный контент и поиск людей, корпоративная социальная сеть, отчеты и анализ производительности, управление задачами, чат в реальном времени и личные сообщения.

Интеграции: Bitium, Box, Dropbox, Gmail, Google Drive, JIRA Software, Microsoft Office 365, Microsoft, Outlook, Salesforce Sales Cloud, SharePoint и Zendesk.

Цены:
Для 1–99 пользователей: 19,95–29,95 долл. США
Для более 100 пользователей: доступны специальные цены
Бесплатная пробная версия: доступна (кредитная карта не требуется)

устройства iOS и Android.

Функции: Корпоративный микроблог, частные или общедоступные группы, обмен файлами, ссылками и изображениями, теги сообщений и контента, автоматические уведомления, совместное рабочее пространство, отслеживание задач, список дел, передача файлов, расстановка приоритетов, управление документами, пользователь управление, импорт/экспорт данных, уведомления по электронной почте, архивирование и хранение, безопасное хранение данных, сообщества сотрудников, панель мониторинга активности и обмен мгновенными сообщениями.

Интеграция: Bitium, GitHub, LeadMaster, Microsoft Office 365, OneDrive, SharePoint, Zapier и Zendesk.

Цена:
(доступно с планами Office 365)
Basic: 8,25 долл. США за пользователя в месяц
Premium: 12,50 долл. США за пользователя в месяц
Essentials 5,00 долл. США за пользователя в месяц
Бесплатная пробная версия: доступна (кредитная карта не требуется)

Инструмент шумоподавления

18. Krisp.ai

Платформы : Windows, macOS.

Особенности : Удаление фонового шума, комнатного и акустического эха во время вызовов в режиме реального времени, поддержка HD-поддержки микрофона, двунаправленное удаление шума как с микрофона, так и с динамика, шумомер в реальном времени и аналитические сведения о встречах.

Интеграция : Программное обеспечение для шумоподавления Krisp работает с любыми приложениями для конференций, связи, записи, потоковой передачи и другими приложениями, которые позволяют менять аудиоустройства0003

Ну вот. Это был наш список инструментов и приложений для командного общения, которые могут повысить эффективность командного общения на любом рабочем месте.