Переписка с собеседником: Как выбесить собеседника в переписке. Часть 2. Общение в мессенджере — Личный опыт на vc.ru

Как выбесить собеседника в переписке. Часть 2. Общение в мессенджере — Личный опыт на vc.ru

69 457 просмотров

Продолжаем давать вредные советы, как переписываться с коллегами, клиентами и партнерами. На этот раз говорим о мессенджерах.

Привет, меня зовут Евгений Кузнецов. Я сооснователь WIM.Agency, мы занимаемся CRM-маркетингом и не только. В прошлой статье мы обсуждали тонкости общения по электронной почте, но так как деловая переписка давным давно зашла на территорию мессенджеров, вторая часть посвящена быстрым сообщениям в Telegram или WhatsApp.

Принято считать, что мессенджер — все-таки личное пространство, и каждый может писать своим друзьям и родственникам так, как хочет. Кому-то нравится отвечать стикерами на любой вопрос, а кто-то общается исключительно голосовыми. Но здесь речь пойдет не о чатах с родными и близкими, а о переписке по рабочим вопросам.

Итак, что точно разозлит собеседника? Держите 8 вредных привычек, от которых стоит избавиться (или не стоит?)

1.

Писать в мессенджер не спрашивая

Кажется, в предыдущем абзаце мы сказали, что мессенджер — это личное пространство… Ну да ладно, зато там отвечают гораздо быстрее и точно не пропустят ваше важное предложение или горящий вопрос.

Если серьезно, то без предупреждения врываться в чей-то мессенджер — не очень вежливо. Возможно, человек вообще не использует конкретно этот сервис для решения рабочих вопросов.

Как поступить: сначала связаться в почте и уточнить, удобно ли будет переписываться в мессенджере и в каком именно.

2. Написать «Привет» и ждать ответа

Без комментариев. Это просто глупо и очень раздражает.

Как поступить: сразу формулировать просьбу или вопрос. Коротко и понятно, в одном сообщении, которое начинается с приветствия.

3. Постоянно слать эмодзи и стикеры

Почему бы не отправить клиенту в ответ на его комментарий, что ему не понравился макет, что-нибудь вроде….

Классно… Но не клиенту. Нормально слать веселые картинки котиков коллегам, но партнерам и клиентам — уместно далеко не всегда. Все зависит от статусов собеседников и от общего стиля общения.

Как поступить: адекватно оценивайте уместность ситуации. Если вы только начали переписываться с человеком, но тон коммуникации быстро переходит в дружеский — с радостью хвастайтесь новым стикерпаком. В других случаях можно обойтись без этого.

4. Слать аудиосообщения без предупреждения

Быстро и удобно, можно записать ТЗ на бегу с успокаивающим шумом метро на фоне.

Мир поделился на два лагеря — первые уже забыли, как печатать, а вторые принципиально не хотят слушать голосовые. Так можно их отправлять или нет?

Как поступить: заранее уточняйте у собеседника, нравится ли ему такой формат. Если это окей, то не записывайте сообщения в шумных местах и старайтесь записать 1-2 сообщения по паре минут каждое. Никто не будет слушать одно сообщение на 10 минут, еще больше выводят из себя 10 сообщений подряд по 10-15 секунд.

5. Разбивать предложение на 10 коротких сообщений

У нас.
Только.
Один.
Вопрос.
Зачем.
Так.
Делать.
Это же.
Неудобно.

Как поступить: сформулируйте свою мысль в 2-3 предложениях, напишите и отправьте человеку. Только и всего.

6. Не следить за автозаменой

Старый добрый T9 может стать виновником неловкой ситуации. Например, такой:

Хорошо, если человек не обидится, а просто посмеется. Но бывает всякое.

Как поступить: доверяйте, но проверяйте. Даже искусственный интеллект ошибается, что говорить про T9.

7. Писать человеку несколько раз, если он не ответил в течение 10 минут

Хочется назвать нехорошими словами тех, кто делает так:

Как поступить: не пишите собеседнику каждые 5 минут. В мессенджере никто не обязан реагировать мгновенно. В нерабочее время особенно.

8. Не отмечать человека в общем чате, если ему адресован вопрос

Бывает, что в рабочем чате 10 участников, кто-то переписывается и решает свои задачи, другие не понимают, что происходит… Потом вы задаете вопрос одному из сотрудников по другой теме и ждете его ответ. Можно прождать час, два дня или неделю, если вы не тегнули конкретного человека в сообщении с вопросом.

Многие отключают уведомления в групповых чатах и правильно делают, иначе можно сойти с ума от уведомлений, которые не относятся непосредственно к человеку и только отвлекают от текущей работы.

Как поступить: обязательно отмечать коллегу, которому адресован вопрос.

Когда лучше позвонить

Сначала держите старый мем:

Смешно, но не про бизнес-отношения, правда? Когда вопрос сложно решить в переписке, звонить нужно.

Когда звонить?

• Когда хочется написать письмо с темой СРОЧНО, ASAP !!!

• Видите, что в переписке назревает недопонимание или путаница.

• Несколько дней нет ответа на письмо (но вы уверены, что человек не в отпуске).

• Если речь идет об отмене встречи, запланированной на текущий день.

После того как созвонились, зафиксируйте все договоренности в почте или другом удобном месте.

Что послушать

Подкаст «Извини, что голосовым»

Комьюнити-подкаст о современном этикете — что такое уважительная коммуникация, как отстаивать личные границы в диджитале, что происходит в Телеграме и Фейсбуке. Выпуски длятся не более 30 минут и не грузят.

Послушать

А что вы думаете об общении в мессенджерах с коллегами и клиентами? Каких правил придерживаетесь и что вас раздражает? Расскажите в комментариях, возможно, вы дополните этот список новыми пунктами!

примеры и правила. Правильная деловая переписка

1. Время общения

Начнем с самого элементарного: окончен рабочий день – закрываем переписку. И тебя меньше будут беспокоить, если ты оффлайн, и коллеги отдохнут, проведя вечер без постоянных уведомлений.

Важно! Если работаешь удаленно, а собеседник живет в другом часовом поясе – учитывай этот факт. Можешь написать письмо и запланировать его на определенное время – большинство платформ сейчас пользуются такой функцией. Написать что-либо ночью можно только в одном случае – общение согласовано с собеседником или дедлайн был уже вчера.

2. Голосовые сообщения

Несмотря на удобство «голосовых» – большинство людей они все равно раздражают. А иногда их просто неудобно слушать. Статистика подтверждает – 31% россиян не любят аудиосообщения в мессенджерах. Старайся выражать свои мысли текстом, ведь если будет необходимо найти твое сообщение среди нескольких сотен других – это можно будет легко сделать с помощью функции «поиска», а аудио просто затеряется.

Можешь отправить голосовое сообщение, если коллега подтвердил, что может выделить время на то, чтобы его прослушать. Говори четко и по существу, а также напиши короткое сопроводительное письмо к речи – тогда в любой момент можно будет вспомнить о чем говорилось в сообщении и не нужно будет прослушивать его снова.

Больше полезных материалов вы найдете на нашем телеграм-канале «Библиотека программиста»

Интересно, перейти к каналу

3.

Грамматика

Общение с коллегами и начальством в мессенджерах требует внимательности не только в выражениях, но и в орфографии. Не допускай ошибок, чтобы не показать себя как неграмотного человека – всегда перечитывай свое сообщение перед отправкой и помни, что Т9 – твой враг. Если есть возможность, то используй компьютерные версии мессенджеров – проверить и исправить ошибки в них намного проще, чем в мобильных приложениях.

4. Допустимое неформальное общение

Общение в мессенджерах снизило планку делового этикета. Неформальная коммуникация становится нормой – можно спокойно пожелать хорошего дня или удачной презентации. Но не стоит перебарщивать – все-таки это деловая переписка, а не чат с подругой. В период обострения гриппа или очередной волны ковида уместно вместо «Доброе утро и продуктивного дня!» написать, к примеру, «Желаю всем только 36,6!». Ненавязчиво и без вторжения в личное пространство.

5. Краткость – сестра таланта

Чаты в мессенджерах не созданы для длинных тирад – здесь ценится краткость и лаконичность. Запомни простое правило: одно сообщение – одна мысль или идея. И самое худшее, что можно придумать – это несколько сообщений по одному слову. Это раздражает в личной переписке, а в деловой и вовсе не уместно. Избегай двусмысленных фраз, красочных описаний и канцеляризмов.

6. Личное – в личку

Короткое, но очень важное правило. Добиться взаимопонимания в деловых вопросах не всегда легко, но обсуждать претензии к одному коллеге или задавать вопрос, адресованный только одному человеку в общем чате – неуместно. Не выноси конфликт на всеобщее обозрение – переходи в личные сообщения.

7. Не мессенджером единым

Несмотря на то что мессенджеры стали неотъемлемой частью коммуникаций по всему миру как в частных предприятиях, так и в крупных корпорациях – этот канал общения официально не признан. Для подтверждения важных решений и договоренностей используйте электронную почту.

8. Стиль общения

Это относится к пунктам о голосовых сообщениях, неформальном общении и кратких идеях. Отдельно хочется упомянуть смайлики и стикеры – их использование возможно в чате, где каждый из участников не против такого общения. Будь аккуратен и с употреблением сленга и клише – оставь любимые фразочки для общения с друзьями или теми же коллегами, но не в деловой переписке.

9. Стоп спам!

Об этом мы уже писали выше, в пункте о личных сообщениях. Не нужно делить одно предложение или небольшой абзац на несколько сообщений – телефон у коллеги разорвется от сигнала уведомлений. Тем более что он может находиться на важном совещании и забыть отключить звук – тогда раздраженным будет не только получатель твоего вороха сообщений, но и все окружающие его сотрудники и начальство. К тому же ждать, пока ты допишешь мысль следующим предложением (или даже не одним) – утомляет.

И вежливое «спасибо» или «пожалуйста» лучше добавить в конце предложения, а не писать отдельно – это отвлекает, ведь собеседник решил, что в сообщении важное дополнение от тебя, а не слова благодарности или просьбы.

10. Только оперативные вопросы

Этим правилом можно подвести итог всему вышесказанному: мессенджеры – полезная штука, но не «панацея». Используй чат для решения срочных вопросов и обсуждения дедлайнов проектов. Проводить всю деловую переписку в мессенджере не стоит, ведь сообщения могут затеряться в потоке других сообщений и к обсуждению важных дел могут присоединиться некомпетентные коллеги.

Решай в чатах телеги или вацап только общие вопросы, а если другие средства коммуникаций для тебя и коллег неудобны, то не поленитесь и создайте несколько чатов – например, «Общий», «Принятие важных решений» и «Болталка» 🙂

Лекция по теме

***

Материалы по теме

• 👽 Синдром самозванца: 5 способов преодоления чувства «незаслуженного успеха»
• ⚕️ 13 привычек, мешающих развитию нашего потенциала и снижающих продуктивность
  
• 📣 Сила речи: 8 советов, как подготовиться к публичному выступлению
  

Искусство электронной переписки: три типа собеседников

Искусство электронной переписки легко недооценить. В идеале чтение и письмо воспринимаются как приятная беседа лицом к лицу. Мы всегда остаемся дружелюбными. Мы делаем наши предложения короткими и простыми, избегая слов-паразитов и воздерживаясь от использования ненужных технических терминов. Поскольку нам не хватает жестов и мимики, мы избегаем потенциально непонятного языка. Ирония, сарказм, а иногда даже шутливый комментарий могут быть восприняты неправильно. В отличие от устной беседы, мы можем изменить, адаптировать или удалить то, что только что написали. Мы используем это преимущество.

Вот почему мы всегда тратим минимум времени на написание. Это также всегда упражнение для нас, чтобы выразить себя более точно. Гёте писал в письме:

: «Дорогой друг, извините за длинное письмо, у меня не было времени на короткое».

Goethe

Каждый разговор о нашем единении и социальном поведении. Когда доброта, уважение и позитивный тон отсутствуют, обмен становится проблематичным для всех сторон. Если мы можем этого избежать, мы стараемся не писать, когда у нас плохое настроение. Может быть, у нас просто был надоедливый разговор с соседями или проблемы с налоговой декларацией. Чувства трудно скрыть. Человек, с которым мы разговариваем, может слышать наши эмоции по телефону. То же самое и с письмом. Наша сварливость быстро скроется между строк, если мы не будем осторожны, а это непрофессионально.

Три типа электронной почты: По моему опыту, есть три категории писателей. Обычно мы распознаем тип сразу в первом письме. При письме мы всегда должны оставаться верными нашему собственному стилю письма, взаимодействуя с нашим собеседником и его стилем. В двух-трех коротких предложениях объясняются все опасения. Человек очень редко начинает последующие электронные письма со слов «Привет, дорогой ___», но сразу переходит к делу. Ей также не нужно знать о каждом шаге, который мы делаем в процессе. Она может счесть такие обновленные электронные письма ненужным отвлечением. Пока все на месте к сроку, она довольна. Поскольку она не любит много писать, есть большая вероятность, что нам все еще нужна какая-то информация. При этом мы быстро добираемся до сути в наших электронных письмах без бессвязной болтовни. Мы не воспринимаем эту краткость как недружественную. Ее внимание сосредоточено на проекте. Это может только принести нам пользу, а может быть, она просто хочет не беспокоить нас без необходимости в процессе.

Тип B – Человек, любящий структуру:

Его электронные письма хорошо продуманы и очень четко структурированы. Все этапы процесса, точки или задачи перечислены в хронологическом порядке или по степени важности и снабжены дополнительными комментариями и примечаниями. У него есть выделенные цветом отрывки или открытые вопросы. Он разумно использовал абзацы. Его электронная почта обычно заканчивается такими предложениями, как «Если что-то все еще неясно, пожалуйста, свяжитесь со мной» или вопросами вроде «Этот график вас устраивает?» Этот человек хочет минимум уверенности в том, что все идет по плану. Простой ответ «спасибо» на подробное электронное письмо оскорбит его. В конце концов, он потратил необходимое время, и мы должны сделать то же самое, особенно с ним. Если мы какое-то время не отвечаем ему или оставляем вопросы в электронных письмах без ответа, он нервничает. Ему нравится такой ответ на его электронные письма: «Здравствуйте, ___, спасибо за ваш отзыв. Пока все пункты ясны. Я пришлю вам адаптированную версию к завтрашнему дню». Этот человек любит быть частью процесса и благодарен за промежуточные статусы в определенные сроки. На иллюстрации это могут быть наброски или предварительные рисунки. Прежде чем отправиться в выходные, он рад получить обновление. Он чувствует себя вовлеченным, когда мы спрашиваем его мнение. Мой опыт показывает, что работа с этим типом людей является самой простой и гарантирует беспроблемный процесс. В то же время мы не должны теряться в слишком большом количестве встреч и деталей.

Тип C – Пишущий мыслитель/думающий писатель:

Ее электронные письма подобны пулеметам. Она просто выписывает. Без абзацев, без разрывов. Электронные письма могут быть освежающими и читаться как обычный разговор. С другой стороны, процесс может затянуться, и человек не обращает особого внимания на орфографию и пунктуацию, что может нарушить поток чтения. Пока она пишет, она продолжает думать о проекте, создавая новые моменты и вопросы. Нам приходится несколько раз просматривать ее электронные письма и распутывать их, чтобы найти структуру для себя и выявить открытые проблемы и вопросы. В этом случае помогает снять трубку и уточнить моменты напрямую. Чтобы быть в безопасности, мы снова кратко записываем то, что обсуждалось в электронном письме, и просим подтверждения, что все было записано и правильно понято.

Даже если мы не перенимаем стиль письма другого человека, мы можем принять его ритм. В общем, мы никогда не должны забывать, что мы можем сделать чей-то день каждым дружеским письмом, которое мы отправляем.

Автор Sergio IngravalleОпубликовано 14 марта 2022 г. 19 мая 2022 г. Рубрики ФрилансМетки статьи, клиенты

Определение и значение собеседника — Merriam-Webster

in·​ter·​loc·​u·​tor ˌin-tər-lä-kyə-tər

1

: тот, кто принимает участие в диалоге или беседе

2

: человек в середине очереди в шоу менестрелей, который задает вопросы последним людям и выступает в роли лидера

Знаете ли вы ?

Использование слова собеседник в обычной речи не обязательно высокопарно, но если ваши собеседники, то есть люди, с которыми вы разговариваете, используют его, ваш разговор, скорее всего, носит формальный характер. Собеседник — одно из многих английских слов, происходящих от латинского глагола loqui , «говорить», включая словоохотливый («разговорчивый»), красноречивый («способный к беглой или яркой речи») и grandiloquence («экстравагантная или напыщенная речь»). В собеседник , loqui были соединены с inter-, образуя латинское слово, означающее «говорить между» или «издавать промежуточное постановление». Промежуточное постановление — это судебное решение, которое не является окончательным или касается вопроса, отличного от основного предмета спора.

Примеры предложений

Недавние примеры в Интернете Недавно Доха была собеседником между Ираном и США на фоне напряженности в связи с ядерной программой Тегерана. — Лу Кестен, Бассем Мроу, Джон Гэмбрелл, Anchorage Daily News , 24 марта 2023 г. Доха была 9Собеседник 0057 между Ираном и США недавно на фоне напряженности вокруг ядерной программы Тегерана. — Лу Кестен, , Fortune , 24 марта 2023 г. Мой собеседник

выразил удивление и поправил мое замешательство, пояснив, что Кант был набожным лютеранским христианином. — Разиб Хан, Discover Magazine , 22 апреля 2011 г. Это место по правилам, 25-летний Эндрю Каллаган собрал миллионы поклонников как глупый, невозмутимый собеседник , подчеркивающий нелепости современной культуры. —Эй Диксон, Rolling Stone , 10 января 2023 г. Кроме того, участнику не было дано никаких указаний на то, что его собеседник будет вести себя неавтономно или ненормально. — Нейроскептик, Discover Magazine , 25 мая 2015 г. Еще один потенциальный собеседник — это Турция, которая этим летом выступила посредником в сделке с участием России, Украины и ООН по экспорту украинского зерна через Черное море. — Шашанк Бенгали, New York Times , 28 декабря 2022 г. В фильме, наполненном симпатичными интервьюируемыми, Райхл, как объект и собеседник , пожалуй, самый приятный документальный фильм. —Лиза Кеннеди, Вариант , 7 февраля 2023 г. Последние пять лет были не только плодотворными, но и освобождающими, что позволило Моулсворт укрепить свою репутацию независимого мыслителя, собеседника и публичного интеллектуала. — Робин Погребин, New York Times , 25 января 2023 г. Узнать больше

Эти примеры программно скомпилированы из различных онлайн-источников, чтобы проиллюстрировать текущее использование слова «собеседник». Любые мнения, выраженные в примерах, не отражают точку зрения Merriam-Webster или ее редакторов. Отправьте нам отзыв об этих примерах.

История слов

Этимология

латынь interloqui говорить между, издавать промежуточный указ, с inter- + loqui говорить

Первое известное использование

1514, в значении, определенном в смысле 1

Путешественник во времени

Первое известное использование собеседника было в 1514 году

Другие слова того же года

Подкаст

Получайте Слово дня на свой почтовый ящик!

Словарные статьи рядом с

собеседником

разговор

собеседник

промежуточный

Посмотреть другие записи поблизости

Процитировать эту запись «Собеседник.