Менеджмент проекта: Что такое project management: функции

Что такое project management: функции

Project management (с англ. проектный менеджмент) — это процесс управления проектами, предполагающий их планирование, организацию и реализацию для достижения поставленных целей в конкретно заданных временных и бюджетных рамках.

Зачем нужен проектный менеджмент

Project management позволяет пройти путь от точки А к точке В по наиболее выгодному для компании маршруту. Он помогает сфокусироваться на конкретной цели, правильно распределить ресурсы и своевременно получить желаемый результат. Посмотрите, какие задачи позволяет решать project management:

• управлять целями проекта;
• контролировать бюджет, чтобы избежать незапланированных расходов;
• определять сроки реализации проекта;
• распределять задачи и устанавливать ответственные лица;
• предусматривать возможные риски и заранее выявлять угрозы;
• вести контроль за процессом реализации проекта;
• налаживать эффективную коммуникацию между членами команды для достижения поставленных целей.

Далее вы узнаете о сильных и слабых сторонах проектного менеджмента.

Преимущества и недостатки проектного менеджмента

С помощью проектного менеджмента разрабатывают четкий план действий для достижения целей, управляют коммуникацией между членами команды и отделами, а также синхронизируют их деятельность для повышения эффективности работы. Project management предполагает распределение зон ответственности между сотрудниками согласно их навыкам и разумное использование ресурсов компании.

Проектный менеджмент позволяет контролировать расходы, устанавливать временные рамки, формировать бюджет и предусматривать трудности, которые могут возникнуть в процессе работы.

У проектного менеджмента много плюсов, однако есть и некоторые недостатки:

• повышенная стрессовая нагрузка на руководителя, особенно если он контролирует ряд проектов одновременно, что часто приводит к быстрому выгоранию;
• повышение накладных расходов компании;
• страх менеджера экспериментировать и искать новую, более эффективную методологию управления проектами, что негативно сказывается на результативности;
• слишком жесткое управление проектом, которое не предусматривает адаптацию используемого метода под специфику работы компании, что препятствует прогрессу и творческому мышлению всей команды;
• отсутствие компетентного менеджера проекта и квалифицированной команды.

В следующем разделе вы ознакомитесь с основными функциями проектного менеджмента.

Главные функции проектного менеджмента

Всего выделяют пять основных функций проектного менеджмента.

1. Целеполагание. Заключается в постановке одной или нескольких целей и разработке концепции их достижения.
2. Планирование. Предполагает разработку стратегии и маркетингового плана, распределение ресурсов, определение бюджета и сроков выполнения.
3. Организация. Подразумевает реализацию плана, подготовку команды, обмен информацией.
4. Мотивация. Предполагает внедрение системы для эффективного стимулирования работы каждого члена команды и достижения поставленных целей.
5. Контроль. Заключается в оценке качества выполняемых работ, мониторинге сроков и бюджета, подготовке отчетов.

Читайте дальше и вы узнаете о наиболее популярных методах управления проектами.

Методы управления проектами

Project management предполагает постановку целей, формирование требований к проекту, взаимодействие с командой и всеми задействованными сторонами, контроль рисков, бюджета, ресурсов. Чтобы решить все эти задачи, используют разные подходы.

Единой системы, которая бы идеально подходила под все проекты, не существует. Более того, каждый руководитель находит самый удобный для себя и команды метод управления. Ознакомьтесь с несколькими популярными подходами гибкого управления, которые объединяет философия Agile.

• Scrum. Этот метод управления предполагает, что для реализации проекта необходим скрам-мастер, скрам-команда и владелец продукта. После того, как распределяют роли, приступают к разработке бэклога продукта — постановке задач и распределению их по приоритету. Всю работу разбивают на спринты (этапы), длительность каждого занимает от одной до четырех недель. Подробнее о том, что собой представляет методология scrum, читайте в этой статье.
• Lean. В основе этого метода лежит постоянное стремление компании к устранению всех потерь. Поэтому, систему Lean еще называют «бережливое производство». Компании, использующие этот метод, регулярно совершенствуют рабочие процессы, сокращают временные затраты без потери качества, устраняют лишние задачи, минимизируют брак и прочее.
• Kanban. Один из наиболее простых методов управления, который используют в бизнесе, IT, личных целях и других сферах. Система предполагает разделение рабочего процесса на ряд основных этапов, которые представлены в виде вертикальных колонок. Например, «Надо сделать», «В работе», «Сделано». Каждую поставленную задачу поэтапно перемещают из одной колонки в другую, пока работа над ней не будет завершена. Чтобы ознакомиться с этим процессом, прочитайте статью «Что такое канбан».

Правильно выбранный и реализованный метод управления помогает сократить время на достижении целей проекта, сэкономить ресурсы компании и команды, повысить эффективность работы.

Поэтому, если вы еще не использовали ранее project management, начните его более детальное изучение уже сегодня, чтобы внедрить как можно скорее.

Обновлено: 27.03.2023

Проектный менеджмент 📈 — управление проектами

21 января, 2023 г.

12 отзывов, в среднем 5 из 5

Управление проектами (или проектный менеджмент, project management)— это методология планирования, организации и реализации проектной деятельности. Проектный менеджмент это в первую очередь практический инструмент, который позволяет эффективно реализовывать проекты.

Миша Ряженка

Founder, Executive Partner

Что такое проектный менеджмент?

Управление проектами (или проектный менеджмент, project management)— это методология планирования, организации и реализации проектной деятельности. Проектный менеджмент это в первую очередь практический инструмент, который позволяет эффективно реализовывать проекты.

Миша Ряженка

Founder, Executive Partner

Каким бывает проектный менеджмент (v2)

В настоящее время принято выделять два подхода к проектному менеджменту: * Классический проектный менеджмент (каскадная модель менеджмента, или «водопадная», «Waterfall») * Гибкий (Agile) проектный менеджмент

Миша Ряженка

Founder, Executive Partner

Что нужно для реализации проекта (v2)

В первую очередь нужно определить цель. Далее необходимо определиться с составом команды и сформировать ее. Далее вам нужно разработать календарный план и стоимость реализации проекта вместе с участниками.

Миша Ряженка

Founder, Executive Partner

Проектный менеджмент

Проектным менеджментом обычно занимается специальный эксперт — менеджер проекта (project manager).

Он знает основы проектной деятельности и знает что нужно для того, чтобы довести проект до конца и сделать его успешным.

Миша Ряженка

Founder, Executive Partner

Что такое проектный менеджмент

Проектный менеджмент это в первую очередь практический инструмент, который позволяет эффективно реализовывать проекты.

Принципы и практики проектного менеджмента сформировались на основе конкретного практического опыта и были обобщены. Сегодня эта область достаточно подробна разработана — мы имеем множество книг по проектному менеджменту. В то же время эта область продолжает развиваться и меняться в связи с изменением ситуации в мире и на рынке.

Для того, чтобы применить идеи проектного менедмента в конкретном проекте, потребуется их адаптация — нужно как бы «наложить» на теорию те реальные процессы и события, которые происходят в вашем проекте.

Таким образом, формирование проектного менеджмента и его реализация всегда имеют непрерывный цикл, включающий в себя три элемента: опыт; обобщение; адаптация.

Что касается самой проектной деятельности, то она обладает несколькими характеристиками, которые нужно учитывать:

• Проектная работа ограничена во времени — она имеет конкретные начало и конец;
• Проектная работа уникальна — здесь даже в самой типичной работе есть свои нюансы, своя конкретика (именно поэтому любую проектную технологию всегда нужно адаптировать к конкретным реалиям). Из этой неопределенности всегда рождаются риски — большие или малые, но они всегда есть.

Эти особенности необходимо учитывать, когда мы работаем с проектом. Это значит, что мы всегда должны иметь ввиду, что мы работаем в условиях неопределенности и эта работа всегда должна завершиться к определенному периоду времени.

Миша Ряженка

Founder, Executive Partner

Каким бывает проектный менеджмент

В настоящее время принято выделять два подхода к проектному менеджменту:

• Классический проектный менеджмент (каскадная модель менеджмента, или «водопадная», «Waterfall»)
• Гибкий (Agile) проектный менеджмент

В сущности, это два принципиально разных подхода, и то, как будет вестись работа, напрямую зависит от того, по какой системе мы работаем.

Давайте разберем два подхода к проектному менеджменту более подробно.

Классический проектный менеджмент — Waterfall

Waterfall — каскадную или водопадную модель — принято считать классической, потому что это тот вариант менеджмента, который появился первым. «Каскадность» заключается в том, что здесь работа идет по изначально сформулированному плану.

Другими словами, здесь мы сначала планируем, потом делаем то, что запланировано. Отношение к изменению хода работы здесь скорее негативное: ведь если что–то приходится менять, это значит, что менеджер проекта или проектная команда просто «не заметили» чего–то, это их ошибка.

Здесь можно выделить несколько фаз реализации проекта, поскольку мы предполагаем, что их можно определить заранее и новая информация, полученная по мере реализации проекта, не сильно повлияет на конечный результат и на наши активности.

В целом про этот вид проектного менеджмента можно сказать, что его целесообразно использовать тогда, когда ваш проект — более–менее предсказуем по своим срокам, бюджету и желаемому результату, здесь низкая степень неопределенности и рисков.

Вы можете просто запланировать то, что нужно, в определенной последовательности и с предсказуемым результатом — и сделать это.

Основной акцент здесь будет на делегировании и контроле работы персонала — ведь они должны сделать именно то, что запланировано, и никак иначе.

Проектный менеджмент Agile — гибкий подход

Проектный менеджмент по Agile исходит из предпосылки, что в условиях высокой неопределенности, характерной для проекта, нет никакого смысла пытаться определить конечный результат, поскольку сроки и бюджет в любом случае будут нарушены.

Вместо этого предпочтение отдается итеративной разработке, когда в результате небольшого промежутка времени мы реализуем часть того, что задумано, и собираем обратную связь, после чего анализируем результат и продолжаем работу на основе новых данных.

Другими словами, в подходе к проектному менеджменту по Agile мы сразу организуем работу так, чтобы учесть тот факт, что мы обязательно будем получать новую информацию, и что цели проекта и его задачи будут изменяться соответственно.

Наиболее распространенной сегодня является работа по фреймворку Scrum, которая подразумевает работу итерациями («спринтами»), с постоянным мониторингом текущего состояния проекта и подстройкой под новые условия (инспекция и адаптация).

Особенности этого подхода в том, что здесь мы работаем небольшими кроссфункциональными командами, здесь команда в большей степени принимает самостоятельные решения (является автономной и самоорганизованной).

Больше по этой теме рекомендуем читать в разделах Scrum и Agile.

Миша Ряженка

Founder, Executive Partner

Что нужно для реализации проекта

У этих двух подходов к проектному менеджменту есть и общие элементы, которые должны быть в любом проекте.

Вот, как начинается проектная работа.

В первую очередь нужно определить цель. Если у вас не будет цели, то все дальнейшие активности будут ненаправленными. Вам нужен ориентир, от которого вы сможете отталкиваться.

Далее необходимо определиться с составом команды и сформировать ее. Для сложных проектом это особенно важно. Кто именно войдет в команду — довольно нетривиальный вопрос.

Если вы работаете по классической модели проектного менеджмента, вам нужно разработать календарный план и стоимость реализации проекта вместе с участниками.

Проектный менеджмент в отличие от продуктового менеджмента всегда ограничен во времени — поэтому вам нужно ясное понимание того, как быстро вы сможете реализовать проект. Эти временные рамки никогда не будут точными на 100%, но примерный «разброс» необходимо обозначить как ориентир, если вы хотите придерживаться плана.

Сюда же должна быть включена стоимость проекта, по крайней мере приблизительная. Участники — поскольку они являются экспертами в соответствующих областях — могут помочь определить эту стоимость исходя из времени работы и других затрачиваемых ресурсов.

В случае работы по Agile в этом вопросе есть особенность. Здесь мы принципиально отказываемся от того, чтобы заранее запланировать результат в долговременной перспективе (например, на пол года или год) — просто потому что мы исходим из ожидания, что все может еще много раз поменяться.

Однако, мы все равно можем запланировать время и сроки на ближайшую итерацию — то есть время и сроки завершения первого этапа работы.

Это может показаться сомнительным, однако у такого подхода есть серьезные преимущества.

Во–первых, если мы раньше поймем, что мы не создаем того, что нужно заказчику или клиентам, то мы можем раньше свернуть работу, потратив меньше ресурсов. Это лучше, чем потратить месяцы или годы и понять, что ничего не выйдет, лишь в конце этого пути.

Во–вторых, работа итерациями подразумевает, что мы в конце каждой итерации показываем результат — что у нас получилось. Это значит, что бизнес раньше получает ценности, и это повышает вероятность того, что мы продолжим работу над проектом, который приносит заметные плоды, в отличие от такой работы, которая не прозрачна и где нет осязаемого результата в течение времени.

Миша Ряженка

Founder, Executive Partner

Основные ограничения проекта

Любой проект мог бы быть завершен и быть идеальным, если бы не было никаких ограничений. Такого, увы, никогда не бывает. Мы вынуждены действовать и работать в условиях ограничений. Такие ограничения бывают разными в зависимости от специфики проекта, но есть и универсальные.

«Треугольник ограничений проекта» — это визуально отображенные три ключевых ограничения проекта, которые существуют всегда:

• Содержание — что именно мы создаем, что там должно быть и чего не должно. Иногда на это ограничение влияет не только желание инвесторов / стейкхолдеров, но и государство — когда вводит обязательные требования к содержанию проекта.
• Время — как быстро это должно быть готово. Для некоторых инновационных проектов это крайне важно, так как если вы не первые в нише, то ценность результата может быть менее значимой, а то и вообще нулевой.
• Деньги — у любого проекта есть инвестор, и он готов вкладывать только ограниченное количество денег. А даже если у него очень много денег, то вряд ли у него бесконечное терпение — вы должны завершить проект до того, как он перестанет финансироваться и закроется.

Эти три ограничения всегда взаимосвязаны между собой.

Например, если мы хотим лучший результат, нам может понадобиться больше времени и денег (в соответствии с временем работы и более квалифицированным персоналом). А если мы хотим быстрее — возможно, придется опустить какие–то аспекты содержания и больше вложиться деньгами (например, нанять больше людей).

Миша Ряженка

Founder, Executive Partner

Жизненный цикл проекта

Жизненный цикл проекта — это важное понятие проектного менеджмента, в котором заключается суть того, как проект начинает жить, развивается, завершается и умирает.

Понимание этого цикла может пролить свет на то, как работа должна вестись — на него можно ориентироваться при принятии решений. Причем как стратегических (что вообще нужно будет сделать), так и тактических (что делать сейчас).

Давайте начнем с того, каким бывает жизненный цикл проекта, если у вас вообще нет менеджера проекта, или что–то в реализации процесса идет не так:

В таком цикле заметно отсутствие структуры, предсказуемости рабочего процесса, эмоциональность в принятии решений. Это плохо, так быть в проектном менеджменте не должно, если вы хотите получить действительно ценный результат.

А вот так выглядит простейший жизненный цикл проекта в хорошей реализации:

Конечно, конкретная реализация этого жизненного цикла будет отличаться в зависимости от подхода к проектному менеджменту.

Например, в классической каскадной модели мы будем сразу планировать результат и максимально придерживаться изначального плана. А в работе по Agile мы скорее будем стремиться реализовывать максимум полезных итераций, благодаря которым получим обратную связь, и только на основе этой обратной связи будем планировать реализацию (при этом то, что мы создаем, будем как можно чаще показывать конечному заказчику для сбора новой обратной связи).

Основы управления проектами | Usability.gov

Управление проектом сосредоточено на планировании и организации проекта и его ресурсов. Это включает в себя определение используемого жизненного цикла и управление им, его применение в процессе проектирования, ориентированном на пользователя, формирование команды проекта и эффективное руководство командой на всех этапах до завершения проекта.

Ценность управления проектом

Путем надлежащего управления проектом вы можете гарантировать, что цель/видение и цели проекта будут сохранены, при этом поддерживая задачи и цели аудитории. Кроме того, вы избегаете рисков и эффективно и рационально используете имеющиеся у вас ресурсы. Это также помогает членам команды понять свои обязанности, ожидаемые результаты и график, которому все должны следовать, чтобы завершить проект вовремя и в рамках бюджета.

Области управления проектами

Институт управления проектами (PMI) определил девять областей знаний в области управления проектами:

1. управление интеграцией
2. управление объемом
3. управление временем
4. управление затратами
5. управление качеством
6. управление человеческими ресурсами
7. управление связью
8. управление рисками и
9. управление закупками

Создание команды и поощрение общения

В зависимости от потребностей вашего проекта размер вашей команды и необходимые роли могут различаться. Имейте в виду, что члены вашей команды могут выполнять одну роль или несколько.

Независимо от размера команды важно определить, как команда будет общаться и сотрудничать друг с другом. Это включает предварительное обсуждение:

• Плановые/регулярные встречи
• Насколько формальными они будут
• Будут ли встречи проводиться лично, виртуально или и то, и другое
• Как команда будет делиться и совместно работать над документами
• Где будут храниться документы и как они будут контролироваться версиями
• Рабочий процесс для принятия решений и утверждения

Фазы проекта, жизненные циклы и внедрение принципов проектирования, ориентированных на пользователя

Проекты обычно разбиваются на этапы. На каждом этапе описывается работа, которую необходимо выполнить, и кто в ней участвует. Как правило, для того, чтобы этап считался завершенным, необходимо, чтобы определенные результаты были завершены и переданы. Однако некоторые проектные группы предпочитают внедрять ускоренное отслеживание, когда этапы перекрываются.

Жизненный цикл определяет начало и конец проекта; он представляет все фазы вместе. При определении жизненного цикла проекта первая фаза обозначается как Шаг 0. Обычно она охватывает видение и концептуализацию проекта. По данным Института управления проектами, большинство жизненных циклов состоит из четырех или пяти фаз, но у некоторых может быть и больше.

Наиболее распространенными подходами к жизненному циклу являются Waterfall и Agile. Независимо от того, какой подход вы выберете, вам потребуется использовать лучшие практики и методы проектирования, ориентированного на пользователя (UCD). На высоком уровне процесс UCD включает следующие этапы: планирование, сбор и анализ данных, написание контента, проектирование и разработка прототипов системы и тестирование.

План проекта и уставное соглашение

При определении вашего проекта важно разработать план проекта, который команда соглашается предоставить заранее, чтобы он мог служить ориентиром на протяжении всего проекта. При составлении плана убедитесь, что в нем вы отмечаете, как вы планируете включать лучшие практики и методологии проектирования, ориентированные на пользователя. План большинства проектов:

• Цели
• Объем, соответствующий требованиям
• Ресурсы, включая технологии, бюджет, роли и обязанности в команде
• Расписание
• Предположения
• Зависимости
• План оценки и управления рисками
• Изменение плана управления

В конце плана проекта, в зависимости от потребностей вашей команды, вы можете включить чартерное соглашение. Уставное соглашение, как правило, представляет собой одностраничный документ, в котором спонсор проекта подписывает свое согласие на работу, которую необходимо выполнить, как указано командой в плане проекта. Помните, однако, что успешные команды заранее понимают, что что-то происходит, и что им нужно будет адаптироваться. План проекта устанавливает базовую линию того, как вы предполагаете, что проект будет происходить, а затем предоставляет информацию о процессе учета изменений, если они возникнут.

Создание расписания

Расписания являются важной частью управления проектом, поскольку они помогают измерять прогресс по мере продвижения проекта. Они также помогают наметить, как часть каждого члена команды вписывается в общую картину, и продемонстрировать зависимости.

Графики отражают жизненный цикл с разбивкой на конкретные результаты и точки взаимодействия. Он определяет, что необходимо сделать и кто является контактным лицом, ответственным за работу.

Ресурсы и ссылки

• Вопросы, которые следует задать на стартовых встречах
• Институт управления проектами Руководство по своду знаний по управлению проектами
• Расс Унгер и Кэролин Чандлер, . Руководство по проекту UX-дизайна: для дизайнеров пользовательского опыта, работающих в полевых условиях или создающих (2-е издание).
• Презентация «Основы управления проектами».

Что такое управление проектами? | АПМ

Добавлено в ваш журнал CPD

Просмотрите или отредактируйте это действие в журнале CPD.

Перейти к моей цене за день Только участники APM имеют доступ к функциям CPD Становиться участником Уже добавлено в журнал CPD

Просмотрите или отредактируйте это действие в журнале CPD.

Перейти к моей цене за день Добавлено в ваш сохраненный контент Перейти к моему сохраненному контенту

Похожие показания

Основная концепция диаграммы Ганта заключается в том, чтобы показать, какие задачи можно выполнять параллельно, а какие необходимо выполнять последовательно… читать далее

Так что же такое управление проектами? Чем оно отличается от простого «управления» и чем управление проектами на рабочем месте отличается от личного проекта, такого как ремонт дома?. .. читать дальше

Планирование осуществляется на ранних стадиях проекта, но должен осуществляться постоянный мониторинг, чтобы проект оставался в рамках бюджета и графика; что ресурсы доступны и ожидаемые выгоды могут быть получены… читать далее

Составление эффективного плана проекта очень важно, но так же важно придерживаться его на протяжении всего проекта или адаптировать его по мере изменения потребностей… читать далее

В начале любого проекта у клиента будет представление о том, для чего предназначен проект; иногда идея расплывчата, иногда четко определена… читать дальше

Давайте сосредоточимся здесь на других наборах навыков, которые так же важны для руководителя проекта, и я имею в виду не только межличностные навыки… читать далее

Вас также может заинтересовать

Портал обучения APM — это онлайн-ресурс, который предоставляет участникам доступ к цифровым руководствам, модулям и другим цифровым учебным ресурсам в рамках преимуществ членства.