Как правильно распределять время чтобы все успевать: Как правильно распределить своё время: основы тайм-менеджмента

Как правильно распределить своё время: основы тайм-менеджмента

Как бороться со стрессом? Мы собрали советы по тайм-менеджменту и изменениям образа жизни, которые способны в этом помочь.

Семинары по антивозрастной медицине

Получайте знания, основанные на доказательной медицине из первых уст ведущих мировых специалистов. В рамках Модульной Школы Anti-Age Expert каждый месяц проходят очные двухдневные семинары, где раскрываются тонкости anti-age медицины для врачей более 25 специальностей

Узнать подробнее

Правильное распределение дел в течение дня

В идеале нужно планировать каждый день наперед. Это помогает добиваться большего и лучше контролировать свою жизнь. 

Составляйте список дел на каждый день, указывая, что и когда нужно сделать. Пусть этот перечень будет коротким. Включайте только то,  что вы действительно способны выполнить за день.

Работая над задачей, можно потратить большую часть своего времени на неважные дела.

Действенный способ избежать этого — научиться искусству расставлять приоритеты. Как известно, задачи, которые требуют немедленного внимания, всегда должны быть в верхней части списка дел. 

Держите эти перечни задач под рукой — на бумаге или в смартфоне, чтобы они были под рукой. Для этого скачайте специальное приложение. 

Ежедневно устанавливайте приоритеты

Каждое утро уделяйте несколько минут тому, чтобы просмотреть расписание на день и определить срочные и приоритетные задачи.

В этом может помочь матрица Эйзенхауэра (создана американским президентом) — она предлагает классифицировать задачи, оценивая их важность и срочность.

Вот ее основные принципы:

• Если задача важная и срочная, сделайте ее первой.

• Если задача важная, но не очень срочная, запланируйте ее на более позднее время.

• Если задача срочная, но не очень важная, подумайте о том, чтобы делегировать ее члену вашей команды.

• Если задача не является важной или срочной, вам, вероятно, не следует ее выполнять.

• Чтобы определить важность задачи, оцените ее последствия, попытайтесь понять, является ли она существенной или имеет ли она дополнительную ценность. Чем ближе крайний срок выполнения задачи, тем более срочной она будет.

Конечно, эти критерии субъективны. Воспринимайте их скорее как отправную точку для размышлений о вашей рабочей нагрузке.

Этот метод помогает структурировать и расставлять приоритеты для всего, что нужно сделать за определенный период.

Разбивайте большие задачи на части

В ежедневном списке дел наверняка будут задачи, с которыми слишком сложно справиться за один раз. Разумный способ  — разделить их на мелкие, более управляемые части. Так вы справитесь с ними за несколько шагов. 

Это, кстати, позволит избежать ступора, который обычно появляется перед началом ответственного или масштабного дела. 

Установите “таймер” для каждой задачи

Теперь, когда у вас есть план и вы точно знаете, над чем вам нужно поработать, пришло время установить некоторые границы. Вам необходимо определить соответствующую продолжительность времени для каждой задачи/действия в вашем списке дел. Просто внимательно посмотрите на задачи, которые у вас есть, и установите реалистичные сроки. 

Вы также можете сделать небольшой вызов самому себе во время этого процесса, и каждый раз, выполняя задачу, вознаграждайте себя.

Отвлекающие факторы

Как вы уже знаете, завершение задачи или проекта — процесс малопредсказуемый. Существуют различные отвлекающие факторы и сложности, с которыми вы можете столкнуться во время выполнения задачи.  

В конце концов, лучшее время для работы — это когда вас меньше всего беспокоят. Чтобы лучше сосредоточиться, закройте свои уведомления (электронная почта, Facebook, SMS и т. д.). 

Кроме того, это нормально не всегда сразу отвечать, когда вам кто-то пишет или звонит. Поэтому можно выделить специальное время на управление своими сообщениями (электронная почта, мессенджеры, SMS и т. д.). Например, вы можете заниматься этим 30 минут утром и 15 минут после ужина. При необходимости отрегулируйте частоту и продолжительность.

Эта тактика ограничивает прокрастинацию.

Оцените свою продуктивность 

Нет смысла тратить время на работу, если вы не измеряете свой успех. Вам нужно отслеживать все, что вы делаете, и оценивать, добились ли вы должного результата. 

Вы можете рассмотреть возможность использования специального программного обеспечения для управления проектами или инструмента отслеживания времени.   Посмотрите, как вы или ваша команда работаете и какие задачи на самом деле занимают большую часть времени.

Умейте сказать «нет» вовремя

“Сосредоточиться — значит сказать “нет”, — говорил Стив Джобс, генеральный директор и соучредитель Apple. 

Обязательно наступит момент, когда вы будете заняты работой, но кто-то все равно будет ожидать, что вы сможете взять на себя большее количество задач. 

В таких ситуациях у вас есть два варианта: во-первых, вы можете сказать «да», увеличив собственную нагрузку, а во-вторых, вы можете сказать «нет» и сосредоточиться на текущих задачах. Помните, когда что-то неважно, лучше отложить это на потом. Не загоняйте себя в стрессовые ситуации. Ведь перегрузка вовсе не синоним успеха. 

Вместо этого сосредоточьтесь на своих важных задачах или проектах, чтобы всегда выкладываться по максимуму.

Если вы постоянно перегружены, возможно стоит делегировать часть своих задач или пересмотреть  методы работы.

Избегайте одновременного выполнения нескольких задач

Чтобы не переутомляться, сосредоточьтесь на одной задаче за раз.

Согласно исследованию Стэнфордского университета в США , люди, которые часто работают в режиме многозадачности, менее продуктивны и менее успешны.

Все просто: наш мозг создан для того, чтобы делать одно дело за раз. Исследователи даже предполагают, что привычка делать 100 дел сразу временно снизит наш IQ… до уровня 8-летнего ребенка.

Делайте “правильные” паузы

Важный способ сохранения баланса между работой и личной жизнью — выделять время для отдыха в своем расписании. То есть, перерывы в работе должны быть такими же запланированными, как и дела. 

Однако вместо того, чтобы делать паузы просто для того, чтобы выпить кофе или выкурить сигарету, попробуйте включить в свой распорядок восстанавливающую физическую активность. Попробуйте растяжку, ходьбу, технику релаксации или даже несколько поз йоги во время перерыва, чтобы ощутить прилив энергии. 

Некоторым особенно нравится техника Помидора, придуманная в 80-х.Это просто вопрос установки определенного периода рабочего времени (обычно от 25 до 50 минут), за которым следует короткий перерыв в 5 минут. Более длительный перерыв (15-20 минут) назначается после 4-х “подходов” к работе подряд.

Профилактическое, превентивное использование методов снятия стресса может помочь предотвратить накопление напряжения и усталости.

Планируйте стрессовые события

Обычно стрессовость определенных событий предсказуема, поэтому вполне можно свести к минимуму их влияние на качество вашей жизни. 

Например, не стоит каждый вечер после работы заниматься перекрашиванием стен дома — лучше потратить на это несколько выходных, что снизит уровень напряжения. 

Точно так же предсказуемые факторы стресса часто можно планировать на периоды, когда они более управляемы.

Например, если поход в магазин в субботу после обеда вызывает стресс из-за скопления людей и длинных очередей, запланируйте шопинг в другой день.

Иногда стрессовых событий можно просто полностью избежать. Перед покупкой или арендой дома можно изучить схемы движения на работу и переехать в район, откуда добираться легче. В качестве альтернативы можно изменить график работы, чтобы вам не приходилось ездить на работу в часы пик. Удаленная работа также может быть хорошим вариантом, если, конечно, ваш работодатель не против.

Работайте тогда, когда вы наиболее продуктивны

Вовсе не обязательно рано вставать, чтобы все успеть.  Некоторые люди просто не созданы для такого графика. Прислушивайтесь к своему телу и, если можете, работайте, когда вы наиболее продуктивны .

Для этого попробуйте работать в разное время суток и наблюдайте, когда вы наиболее эффективны.  Может, ваше самое продуктивное время с 7:30 до 10:30 утра или, наоборот, ближе к вечеру.

Эта стратегия синхронизирует ваш график с вашими естественными периодами продуктивности и позволит сократить напрасно потерянное время.

Эффективный тайм-менеджмент заключается в том, чтобы инвестировать свое время грамотно. И как только вы добьетесь успеха в этой части, вы получите вознаграждение во всех сферах жизни. Воспользуйтесь вышеупомянутыми советами, чтобы сохранять спокойствие даже под давлением и работать более продуктивно.

Способы избежать стресса

Стрессовые факторы повседневной жизни могут накапливаться, если мы не держим их под контролем. И если избавиться от стресса полностью невозможно, существует несколько простых рекомендаций, которые помогут легче пережить напряженные моменты.

• Занимайтесь спортом. Практически любой вид физической активности снижает уровень стресса. Упражнения высвобождают эндорфины и другие естественные химические вещества, которые улучшают самочувствие. Занятия спортом также позволяют сосредоточиться на движениях тела, что может успокоить любой гнев. Выберите вариант по душе: ходьба, бег трусцой, работа в саду, уборка дома, езда на велосипеде, плавание или другая активность, которой вам приятно заниматься.

• Не курите и не употребляйте алкоголь. Некоторые люди справляются со стрессом нездоровыми способами: пьют слишком много кофеина или алкоголя, курят, переедают или употребляют запрещенные вещества. Эти привычки могут нанести вред вашему здоровью, усугубив последствия стресса.

• Медитируйте. Во время медитации вы концентрируете свое внимание и подавляете поток сбивающих с толку мыслей, которые могут наполнить ваш разум и вызывать стресс. Медитация помогает снять стресс, поскольку дает нам ощущение спокойствия, мира и равновесия, что может принести пользу как эмоциональному благополучию, так и здоровью в целом.

  Причем различные формы медитации можно практиковать в любое время и в любом месте, будь то прогулка, поездка на автобусе или ожидание в кабинете врача. Вы также можете попробовать просто глубоко дышать в любом месте.

• Высыпайтесь. Стресс может вызвать проблемы с засыпанием. Когда у вас слишком много дел и слишком много мыслей, ваш сон может пострадать. Но сон – это время, когда мозг и тело перезаряжаются.

  А качество и количество сна могут повлиять на настроение, уровень энергии, концентрацию и общее функционирование. Если испытываете проблемы со сном, убедитесь, что у вас спокойный, расслабляющий режим сна, слушайте успокаивающую музыку, уберите телефон за 2 часа до засыпания и придерживайтесь постоянного графика.

  Если вы спите менее восьми часов, то может привести к резкому скачку уровня кортизола — уровня стресса. Начните высыпаться и, тем самым, снизите уровень стресса.

• Оградите себя от негативной информации.  По возможности, перестаньте общаться с “токсичными” людьми, общество которых у вас вызывает лишь напряжение и раздражение. Это поможет избежать стресса. А в ситуациях, когда что-то “пошло не так”, постарайтесь увидеть нечто положительное, а не угрозу вашей стабильности. В непредвиденной ситуации попробуйте улыбнуться — это может вовремя снять напряжение и улучшить вашу реакцию на стресс.

• Контролируйте эмоции. Один из инструментов, позволяющих научиться “фильтровать” негативные мысли — ведение дневника.

  Записывание своих мыслей и чувств может быть хорошим способом высвободить эмоции, которые раньше сдерживались. Не думайте о том, что написать, пусть это будет поток мыслей. Пишите все, что придет в голову. Никто не обязан читать то, что вы пишете, поэтому не стремитесь к идеальной грамматике и правописанию.

  Пусть ваши тревоги и опасения льются на бумагу или на экран компьютера. Как только вы закончите, вы можете выбросить  или удалить написанное или, наоборот, сохранить, чтобы обдумать позже.

• Пейте достаточное количество воды. Настоятельно рекомендуется, чтобы у вас всегда была под рукой бутылка воды, так как постоянная гидратация помогает повысить внимание и концентрацию, а также уменьшить беспокойство и стресс.

  Когда наше тело достаточно увлажнено, мы более позитивны. Есть исследования, которые показывают, что обезвоживание на 2,7% может вызвать грусть, усталость и упадок сил. Употребление достаточного количества воды может повысить нашу продуктивность.

• Делайте лимфодренажный массаж. Лимфодренажный массаж основан на выполнении медленных и повторяющихся движений по телу пациента, активирующих кровеносную, лимфатическую и нервную системы. Это улучшает систему очистки от токсинов и избытка гормонов(таких как кортизол и адреналин, которые присутствуют в случаях стресса), подавляет кровообращение и болевые раздражители.

  Благодаря медленному ритму, в котором выполняются эти массажи тела, лимфодренаж оказывает успокаивающее и расслабляющее действие, помогая справиться со стрессом.  

• Проходите чекапы. Постоянное напряжение и, прежде всего, хронический стресс с течением времени могут вызвать серьезные проблемы со здоровьем:

  • Гипертония.

  • Сердечная недостаточность.

  • Депрессия и/или тревога.

  • Ожирение или анорексия.

  • Диабет.

  • Менструальные проблемы.

  • Проблемы с кожей.

  • Синдром раздраженного кишечника.

  • Снижение тестостерона.

  • Иммуносупрессия.

  Поэтому стоит регулярно проходить чекапы, чтобы вовремя корректировать свое здоровье. Какие именно анализы необходимо сдать, посоветуйтесь с вашим лечащим врачом. 

Все эти методы помогут победить стресс и предупредить его негативные последствия. 

Онлайн обучение
Anti-Age медицине

Изучайте тонкости антивозрастной медицины из любой точки мира. Для удобства врачей мы создали обучающую онлайн-платформу Anti-Age Expert: Здесь последовательно выкладываются лекции наших образовательных программ, к которым открыт доступ 24/7. Врачи могут изучать материалы необходимое количество раз, задавать вопросы и обсуждать интересные клинические случаи с коллегами в специальных чатах

Узнать подробнее

Краткие выводы

• Планируйте каждый день наперед. 

• Ежедневно определяйте приоритетные задачи и занимайтесь ими в первую очередь.

• Разбивайте крупные дела на части.

• Определяйте дедлайн для каждой задачи, но при этом он должен быть реалистичным.

• Научитесь управлять отвлекающими факторами.

• Избегайте многозадачности и чрезмерного количества дел.

• Постарайтесь спланировать потенциально стрессовые события и дела.

• Научитесь делегировать задачи.

• Планируйте перерывы в работе, заполняя их, например, растяжкой или прогулкой.

• Определите свои максимально продуктивные отрезки дня и старайтесь работать именно  в это время. 

Список использованной литературы

• «Прокрастинация. Первая помощь», Таня ван Эссен, Хенри Шувенбург;

• «Метод Помидора. Управление временем, вдохновением и концентрацией», Франческо Чирилло;

• «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса», Дэвид Аллен;

• Сборник «Как стать продуктивнее», Harvard Business Review.

• Cooper C.L., Cooper R.D., Eaker L.H. (1987) Living with Stress, Penguin.

• Cooper C.L. (1995) Handbook of Stress Medicine and Health, CRC Press.

• Cooper C., Palmer S. (2000) Conquer Your Stress, Chartered Institute of Personnel and Development.

• Davis M. (2000) The Relaxation and Stress Reduction Work Book, New Harbinger inc.

Как правильно распределить время что бы все успевать

Жанна Мигунова

Темп жизни человечества ускоряется век от века. В наше время распределять свое свободное время правильно – это целая наука. Дом, работа, семья, друзья – где найти для всего этого время и не заработать синдром хронической усталости? И все же нужно помнить, что «объять необъятное» все равно не получится, все успевать невозможно. Стоит делать все по мере собственных сил. Однако для тех, кто не терпит компромиссов и всячески борется с нехваткой времени, существует несколько советов.

Эффективное управление временем с помощью ЛидерТаск

Составляйте списки дел на каждый день в планировщике ЛидерТаск, разбивайте их на подзадачи и формируйте древовидную структуру для более успешного выполнения сложных задач. Приложение будет держать вас в тонусе сообщая вам о планах и успехах за день.

Скачать ЛидерТаск

Начните с планирования своего дня. Мысленно составьте расписание, а лучше зафиксируйте его в специальном ежедневнике.

Не думайте, что ежедневник — вещь, необходимая только бизнесменам и людям, работающим в офисе. Ежедневник – это ваш верный помощник в борьбе за свободные минуты. Он поможет не забыть о важных делах и «отфильтровать» менее значимые из них. Напротив каждого пункта в перечне необходимых дел напишите число, месяц или час, к которому вы планируете закончить с ним. Такое самоограничение во времени будет дисциплинировать, призывать к выполнению своих обязательств в срок.

Начинайте свой день вовремя. Лишние 5-10 минут, проведенных в кровати, не помогут вам выспаться. А вот время на сборы существенно прибавится. Ведь в утренней спешке частенько забываешь дома мобильный телефон или ежедневник, что значительно усложняет работу на целый день. А еще лучше собираться на работу загодя. С вечера сложите в сумочку необходимые вам вещи, подготовьте костюм или туфли.

Для того, чтобы рутинная работа не отбила всякое желание исполнять ее, добавьте в нее немного «драйва». Если есть возможность, включите веселую, энергичную музыку, проветрите помещение, встряхнитесь и приступайте к своему труду! Конечно, в случае с офисной работой музыка может быть не совсем уместна. Но, если ваш начальник не против – наслаждайтесь заряжающей музыкой через наушники. Однако при этом постарайтесь не увлечься, помня о своей основной работе.

Расположение предметов

Правильно обращайтесь с расположением предметов в квартире. Старайтесь держать документы, рабочие файлы, которые случайно оказались у вас дома, в отдельном месте, чтобы не искать квиток на оплату электроэнергии полдня. То же самое касается и вашего рабочего места в офисе. Поддерживайте порядок на своем столе, не сваливайте бумаги в одну кучу, а папки можете поименовать, чтобы легче в них ориентироваться.

Домашние дела

Ежедневная домашняя работа не должна становиться прерогативой одного человека. Подключайте к домашним «субботникам» своих домочадцев.

Это поможет вам избавиться от вечного материнского комплекса: мало провожу времени с ребенком. Конечно, помощь их будет не столько весомой, сколько полезной для них же самих. Ваши малыши должны приучаться помогать маме. К тому же, во время мытья посуды и чистки картошки вы можете поболтать с ребенком, узнать, что его волнует, как дела в школе.

Поглотители времени

Самые большие поглотители времени – это телевизор и Интернет. Если вы действительно хотите правильно построить расход своего времени, то от ежедневного просмотра сериалов, ток-шоу и проч. придется отказаться. Можно оставить себе право смотреть телесериалы по выходным, но, не увлекаясь, по часу-полутора в день. А вот от того, чтобы использовать в личных целях всемирную сеть на работе нужно отказываться как можно скорее. Во-первых, тогда будете успевать справляться со своими должностными обязанностями. А во-вторых, стоит помнить, что не всякий начальник положительно отнесется к такому использованию корпоративной сети.

А если вы поставили перед собой какую-нибудь сложную задачу (выучить иностранный язык, научиться играть на гитаре или вышивать крестиком), разбейте эту большую задачу на несколько дней. Выделите в сутках то время, которое вы могли бы регулярно отводить на это новое для вас занятие.

Метод Юлия Цезаря

Следующий совет чуть более сложен в исполнении. Его можно назвать методом Юлия Цезаря. Постарайтесь максимально автоматизировать процесс выполнения тех функций, которые становятся для вас ежедневными. Так, например, не зацикливайтесь на уборке комнаты, мытье посуды или, скажем, ксерокопировании бумаг. Во время выполнения этих операций продумывайте свои следующие «шаги», которые требуют от вас большего внимания и сосредоточенности. Но при таком параллельном режиме случайно не положите сахар вместо соли в кастрюлю, и все же одним глазом поглядывайте: какой документ сейчас распечатываете.

Отдых — это важно

И самое главное – позволяйте своему организму хоть немного отдохнуть. Порой так хочется, чтобы в сутках было не 24 часа, а побольше. Но помните, что ваш человеческие силы не безграничны. Отдых – это важная составляющая любого рабочего дня. Отблагодарите себя за плодотворно потраченное время в течение рабочей недели. Раз в месяц позвольте себе посетить театр или балет. Несмотря на то, что это потребует немалой затраты времени, после такого мероприятия чувствовать вы себя будете отдохнувшим и зарядившимся энергией. Таково благотворное и волшебное действие культуры! На выходные запланируйте себе отдохнуть активно: поехать в лес с семьей, сходить в бассейн с подругой. Такой отдых доставит вам больше удовольствия и пользы, чем просто «отлеживание» на диване. Отдыхая, вы закладываете фундамент для новых свершений и побед.

Используйте надежный инструмент для управления делами — персональный Органайзер LeaderTask!

Скачать ЛидерТаск

Оценить

10 советов по управлению временем на работе

Знаете ли вы, что микропредприятия (от одного до девяти сотрудников) каждую неделю тратят 15 часов на административную работу? Об этом говорится в отчете Starling Bank «2020 Make Business Simple». У индивидуальных предпринимателей дела обстоят еще хуже: они тратят 31% своего рабочего времени в неделю на сортировку финансов. Если вы владелец бизнеса или менеджер, вы знаете, что администрирование и ведение финансового хозяйства — это лишь одна из многих важных задач, которые необходимо выполнять, что подчеркивает, насколько важно управлять своим временем.

Как лучше управлять своим временем на работе

Тайм-менеджмент — это планирование того, как эффективно использовать и целенаправленно контролировать время, которое вы тратите, чтобы максимизировать производительность. Короче говоря, делайте больше за меньшее время. Другие преимущества:

• Лучшее качество работы
• Меньше стресса
• Больше времени для работы над стратегическими или творческими проектами
• Меньше проволочек
• Больше уверенности в себе

Вот как начать:

1. Знайте, на что вы тратите свое время

Если ваша продуктивность измеряется выходом за определенный период, потерянное время может означать потерю денег. Точно так же, как при составлении бюджета, вы должны отслеживать, на что вы на самом деле тратите свое время, чтобы выявить любые области или привычки, которые мешают вам достичь ваших целей.

Начните с проверки времени. Инструменты отслеживания времени, такие как RescueTime, могут подсказать вам на основе настроенных вами категорий, сколько часов вы продуктивно работаете в день по сравнению с тем, сколько времени вы тратите на не связанные с работой действия, такие как просмотр социальных сетей или Покупка.

2. Придерживайтесь распорядка дня

Выйдите за рамки «У меня есть восемь часов, чтобы сделать XYZ». Создайте ежедневное расписание с выделенными блоками времени для различных задач. Придерживаться его — залог успеха.

• Создание реалистичных временных шкал . Люди переоценивают свои возможности добиться цели, явление, которое ученые называют «ошибкой планирования», что обычно приводит к чрезмерно оптимистичным оценкам результатов. Добавьте временные буферы между задачами, чтобы даже при превышении лимита времени общее расписание оставалось неизменным.
• Уделите все свое внимание . Старайтесь не заходить на сайты, не связанные с работой (или на другие сайты, которыми вы не должны заниматься) в рабочее время. Закройте все эти вкладки браузера «на потом». Выключите телефон или уберите его в недоступное место, пока не придет время для запланированного перерыва. Опять же, самодисциплина здесь ваш лучший друг.

3.

Расставьте приоритеты

Списки дел могут спасти продуктивность. Но если вы не будете осторожны, они могут стать настолько большими и подавляющими, что вы не будете знать, с чего начать. Инструмент, известный как матрица Эйзенхауэра, может помочь вам решить, чему расставить приоритеты в зависимости от важности и срочности. Используя эту матрицу решений, вы можете разбить свой список на:

• Выполнить немедленно : Важные задачи с установленными сроками или те, которые вы откладывали так долго, что они просрочены
• Расписание на потом : Важные задачи без установленных сроков
• Делегат : Задачи, которые может выполнять кто-то другой
• Удалить : Задачи, которые вы можете исключить, потому что они не имеют решающего значения для ваших целей или миссии

4. Сначала беритесь за самую сложную задачу

Каждый из нас может отвлечься, будь то телефонный звонок, услуга коллеги или куча грязной посуды. Следующее, что вы знаете, день ушел. Пришло время «съесть эту лягушку».

Метод продуктивности «Ешьте эту лягушку», разработанный экспертом по лидерству Брайаном Трейси, хорошо работает для людей, которые склонны откладывать дела на потом или с трудом избегают отвлекающих факторов. Он рекомендует сначала заняться самой большой, самой сложной и самой важной задачей — той, которую вы, скорее всего, отложите на потом. Переходите к другим вещам только после того, как «съели эту лягушку».

5. Пакетная обработка похожих задач

Пакетная обработка или пакетная обработка означает группировку похожих задач, чтобы вы могли работать над ними вместе. Сгруппируйте их по целям или функциям.

Например:

• Встречи с клиентами по средам и четвергам
• Отвечать на электронные письма только с 10 до 11 часов
• Составлять отчеты первым делом с утра и распространять

6. Установите разумные сроки

Закон Паркинсона гласит: «Работа расширяется, чтобы заполнить время, отведенное на ее выполнение».
Если у вас есть целый день, чтобы выполнить две задачи, которые должны занять всего три часа, вы, вероятно, все равно потратите на эти две задачи целый день. Если вы дадите себе меньшее окно, скорее всего, вы все равно уложитесь в более ранний срок.

7. Учитесь, когда говорить «нет»

У нас не так много энергии в течение дня, и с часами она убывает. Чтобы избежать недоделанной работы, знайте свои пределы и будьте готовы сказать «нет». Признайте свои сильные и слабые стороны. Сосредоточьтесь на том, в чем вы хороши, и, если возможно, делегируйте то, что другие люди могут сделать лучше и быстрее.

8. Избегайте многозадачности

Наука говорит о многозадачности: она снижает эффективность и даже может быть опасной. По данным Американской психологической ассоциации, умственное жонглирование включает в себя «издержки переключения», которые снижают производительность. Хотя переключение задач может стоить всего несколько секунд на одно переключение, оно увеличивается, если вы часто работаете в многозадачном режиме. Риск ошибки также возрастает.

9. Держите вещи организованными

Если с вами произошло что-либо из перечисленного, вам может потребоваться реорганизация:

• Опоздание на совещание, которое вы ведете
• Забыли распечатать отчет, необходимый вашему боссу для презентации
• Приходилось спрашивать у ИТ ваше имя пользователя или пароль более одного раза

Хорошая новость заключается в том, что организованность — это навык, которому можно научиться. Начните с основ.

• Содержать в чистоте рабочий стол . National Geographic сообщает, что психологи и нейробиологи связывают влияние беспорядка на познание, психическое здоровье и поведение. Визуальный беспорядок может повысить уровень стресса и беспокойства, вызывая реакцию «бей или беги». Чтобы лучше принимать решения, выбросьте любую бумагу, которую можно измельчить или переработать. Уберите все ненужное и положите повседневные инструменты в пределах легкой досягаемости.
• Координируйте файлы вашего компьютера и общие диски . Именование файлов является ключом к организации цифровых файлов. Создайте систему, которая позволит вам и вашим коллегам быстро и легко находить предметы.
• Использовать календарь . Организуйте свой календарь по сегментам жизни, таким как «личные», «профессиональные» и «обязательства». Попробуйте использовать цветовое кодирование, чтобы быстро различать категории или срочные и несрочные.

10. Используйте инструменты тайм-менеджмента

Воспользуйтесь этими инструментами повышения производительности и автоматизации, предназначенными для повышения производительности:

• Slack для организации общения команды в одном центральном пространстве, организованном по каналам. Больше не нужно рыться в бесконечных цепочках писем за подробностями проекта.
• Dropbox или OneDrive для хранения, обмена и резервного копирования файлов. Авторизованные члены команды могут получать доступ к облачным файлам круглосуточно и без выходных.
• Календарь Google и Календарь Outlook для ежедневного, еженедельного и ежемесячного расписания. Интегрируйте их со Slack, чтобы получать автоматические оповещения и напоминания прямо в связанных каналах.
• Canva и Lucidchart для дизайна и диаграмм. Они помогают даже тем, у кого проблемы с дизайном, создавать профессионально выглядящие шаблоны.

Мастер тайм-менеджмента для повышения производительности

Большинство высокоэффективных команд выяснили, как максимально эффективно использовать свое время. Восстановите свой рабочий день с помощью этих лучших практик тайм-менеджмента, повысьте свою производительность и снизьте уровень стресса.

21 совет по тайм-менеджменту для предпринимателей в 2023 году

 

Тайм-менеджмент — это то, как вы организуете и распределяете свое время между различными видами деятельности. Хорошие стратегии тайм-менеджмента повышают вашу продуктивность и эффективность.

Эффективное управление временем важно для всех, но для предпринимателей это абсолютно необходимо.

Поскольку предприниматели несут полную ответственность за каждый аспект своего бизнеса, выделение нужного количества времени на правильные задачи имеет решающее значение для обеспечения бесперебойной работы вашего бизнеса.

Лучшее управление временем заключается не только в том, чтобы работать усерднее, но и в том, чтобы работать умнее. Мы попросили экспертов по продуктивности поделиться своими лучшими советами по тайм-менеджменту. Используйте этот список методов, чтобы поэкспериментировать и найти стратегии, наиболее подходящие для вас.

Советы по эффективному тайм-менеджменту

1. Проведите аудит времени

Чтобы лучше тратить свое время, начните с понимания того, на что оно тратится. Существуют отличные приложения для управления временем, но, честно говоря, я предпочитаю, чтобы оно было легким — система карточек Марка Андриссена всегда работала для меня.

На простой карточке размером три на пять записывайте свои основные задачи на день. На обратной стороне карточки вы должны написать то, что вы сделали, но изначально не планировали сделать накануне вечером — рабочий день всегда любит придумывать множество дополнений.

Глядя на свою карточку 3 на 5 в конце дня, вы увидите, что вы расставили по приоритетам (и выполнили ли вы это) и какая работа была добавлена ​​к вашей тарелке. Дополнительная работа — это хорошо, но если вы не выполняете свои основные задачи день за днем, что-то не так.

— Адам Роджерс, контент-менеджер в Shopify

2. Создайте ежедневное расписание

Для меня, если это не запланировано, это не будет сделано! Поэтому планирование каждого часа моего рабочего дня имеет решающее значение для сохранения концентрации и продуктивности. Даже «свободное время» для занятий побочными интересами ставится в календарь.

Если что-то не запланировано, оно не будет сделано! Я достигаю целей, разбивая их на очень маленькие проекты, которые я могу выполнять ежедневно.

Каждый шаг должен выполняться не более одного часа в день. Если я обнаружу, что выполнение этого шага займет больше часа, значит, я недостаточно разбил его.

Даже если я закончу шаги этого дня раньше, я удержу себя от выполнения следующего шага. Я знаю, что это звучит нелогично, но это не дает мне выгореть, и я более мотивирован на рабочий час следующего дня. Эта стратегия также удерживает меня от того, чтобы сделать шаг «наполовину», что не так хорошо, как выполнение всего, что было запланировано на этот день.

Источник: Asana

Управлять своим временем означает планировать его заранее. Последние 30 минут моего дня всегда отводятся для планирования следующего рабочего дня.

— Тим Буркин, предприниматель

3. Расставьте приоритеты и делегируйте полномочия

Знайте свои личные и профессиональные приоритеты и планируйте их в своем календаре. Все остальное должно помещаться вокруг них или быть отброшено.

Источник: Asana

Получите отличного помощника, которому вы можете делегировать планирование и другие рутинные дела. Этот человек может быть одним из самых больших стимуляторов вашей продуктивности и снижения стресса.

—Элизабет Грейс Сондерс, тренер по тайм-менеджменту

4. Сгруппируйте связанные задачи вместе

Вместо того, чтобы начинать с верхней части списка и двигаться вниз, потратьте несколько минут и просмотрите весь список. Затем сгруппируйте похожие задачи вместе. У вас могут быть такие категории, как телефонные звонки, финансы, общение в сети, бумажная работа или творческая деятельность.

Источник: Asana

Группируя (или объединяя) действия, сходные по своей природе, вашему мозгу не приходится перескакивать с одного типа мышления на другой. Переходы становятся более плавными. Вы набираете скорость, выполняя связанные задачи, а в некоторых случаях даже ускоряетесь!

— Стефани Л. Х. Калахан, основатель компании Calahan Solutions Inc. Интернет и социальные сети ускорили то, как вы получаете новости, как вы поддерживаете контакт с людьми и как вы общаетесь со своими клиентами. Это также привело к тому, что у всех нас появились вредные привычки, одна из которых — многозадачность.

Согласно исследованию, проведенному Американской психологической ассоциацией, многозадачность не экономит ваше время. На самом деле, это засоряет ваш рабочий процесс, повышает уровень стресса и в конечном итоге снижает вашу общую функциональность.

Стэнфордское исследование сообщает, что многозадачность влияет даже на вашу долговременную и кратковременную память. Хроническая ежедневная многозадачность фактически влияет на вашу способность удерживать и использовать информацию в уме, а также на вашу способность извлекать информацию.

Нейробиолог Даниэль Левитин говорит: «Все переключение между задачами сопряжено с нейробиологическими издержками. Это истощает ресурсы, поэтому после часа или двух попыток одновременного выполнения нескольких задач мы обнаруживаем, что устали и не можем сосредоточиться, это потому, что те самые нейрохимические вещества, которые нам нужны для концентрации, теперь исчезли».

6. Установите ограничения по времени для задач

Теперь возьмите этот проект или этот рабочий продукт, разбейте его на более мелкие подзадачи и настройте отслеживание времени или временной блок, сколько времени потребуется для выполнения каждой из этих задач— даже если они по пять минут за штуку.

Так что на самом деле очень четко определите, чего вы хотите достичь, чтобы вы знали, когда вы на самом деле закончите — когда вы добьетесь успеха — и вы сможете вычеркнуть это из списка и получить дозу дофамина, которая будет поддерживать вас. полны энергии, мотивированы и готовы продолжать работу.

В противном случае у нас есть тенденция просыпаться и прыгать в работу без преднамеренности, а затем мы работаем часами, часами и часами, не чувствуя, что достигли того, к чему стремились.

—Доктор. Сахар Юсеф, когнитивный нейробиолог

7. Регулярно делайте перерывы

Перерывы повышают вашу продуктивность. Фактически, Уильям С. Хелтон, профессор человеческого фактора и прикладного познания в Университете Джорджа Мейсона, показал, что короткие перерывы могут улучшить внимание.

Он и его коллеги провели эксперимент, в ходе которого протестировали две группы студентов университета, которые должны были следить за рядом железнодорожных линий на экране. Одной группе не давали перерыва в течение всех сорока пяти минут, а другой группе давали пятиминутный перерыв в середине задания.

Второй группе были даны различные действия, которые им разрешалось выполнять в течение этих пяти минут. Независимо от активности, вторая группа продемонстрировала заметное улучшение своих показателей.

Исследования также показывают, что важно, какие перерывы вы делаете. Psychology Today  сообщает, что важно избегать уведомлений, текстовых сообщений и ваших устройств в целом. Прогуляйтесь на природе, порисуйте или потренируйтесь — что-нибудь, что не будет напрягать ваш мозг или ваши глаза.

Если вы хотите продолжать работать на оптимальном уровне, держите этот инструмент управления временем в своем наборе инструментов и обязательно сделайте его приоритетным.

8. Устранение отвлекающих факторов

То, как вы управляете своим временем, имеет значение только в том случае, если вы также контролируете свое внимание при выполнении поставленной задачи. Это связано с тем, что если вы выделяете время на задачу, но тратите это время на переключение между несколькими разными задачами, конечный результат, скорее всего, будет отличаться от того, что вы планировали. Контроль внимания означает эффективное управление внутренними и внешними отвлекающими факторами, а также однозадачность для более качественной работы, выполняемой быстрее.

— Маура Томас, тренер по продуктивности

9. Оставайтесь организованными

Организация является важным методом тайм-менеджмента. Дженнифер Вердолин, доктор философии, доцент Аризонского университета, говорит: «Исследования показывают, что чрезмерный беспорядок и беспорядок отвлекают и снижают нашу способность концентрироваться и сосредотачиваться». Затем она приводит примеры из животного мира, которые показывают, как опрятность помогает животным работать наилучшим образом.

Под организованностью подразумевается не только физическая организация пространства, но и ментальная организованность. В отличие от совета 4, сохранение умственной организованности — это не группировка похожих задач, а расстановка приоритетов в том, что вам нужно сделать. Поэтому поставьте перед собой цели на день и попробуйте сгруппировать задачи, например: 

• Ежедневные задачи: задач, которые, как вы знаете, вы должны выполнять каждый день, например, отслеживать свое время, проверять электронную почту, входить в корпоративный сеанс Slack и т. д.
• Срочные задачи: задач, срочных и требующих вашего немедленного внимания.
• Важные задачи: задач, которые важны, но не обязательно имеют срок выполнения. Под эту категорию подпадает множество текущих проектов.
• Маленькие задачи: это задачи, которые требуют либо небольших умственных способностей, либо небольшого количества времени. Например, отправить электронное письмо, ответить на сообщение Slack или обновить свой профиль LinkedIn.

Узнайте больше: 14 обязательных к просмотру выступлений TED Talks for Entrepreneurs

10. Поддерживайте свой темп

Будучи предпринимателем, вы много времени находитесь в режиме сверхпроизводительности, потому что вы все в нем. Будет время. Однако вам потребуются время, энергия и внимание; и когда вы дадите полный газ прямо из ворот, вы истощите себя.

Знаете ли вы, что достаточно хорошо для каждого из проектов в вашем списке? Это достаточно хорошо для организации и достаточно хорошо для вас. Чрезмерное обдумывание, редактирование и настройка отнимают драгоценное время и в этом нет необходимости. Сделайте хорошую работу, а затем остановитесь.

— Карсон Тейт, автор книги «Просто»

11. Остановись и подумай

Самое важное, что может сделать занятой предприниматель, — это остановиться и подумать.

Подумайте хотя бы пять минут утром о прошедшем дне:

• Что для вас сегодня важнее всего?
• Отражает ли ваш календарь этот приоритет?

Настройте телефон на подачу звукового сигнала каждый час и, когда он подаст звуковой сигнал, спросите себя:

• Делаю ли я то, что мне больше всего нужно делать?
• Я тот, кем больше всего хочу быть?

А в конце дня сделайте пятиминутную паузу и спросите себя:

• Чему я научился? Есть ли кто-то, кого мне нужно поблагодарить или признать?
• Есть ли что-то, что я хочу сделать завтра по-другому?

Очень часто мы думаем об управлении временем как о повышении нашей эффективности. Но некоторые из самых эффективных людей, которых я знаю, неэффективны в тайм-менеджменте. Ключ в том, чтобы быть эффективным, работать над тем, что является наиболее важным, и не обращать внимания на все остальное.

— Питер Брегман, тренер по лидерству руководителей

12. Включите в свой график неструктурированное время

Включите в свой еженедельный график от двух до четырех часов неструктурированного времени. Это время, отведенное без какой-либо повестки дня, кроме обучения, исследования и размышлений. Для многих занятых предпринимателей это может показаться нелогичным или просто нереалистичным. Тем не менее, исследования подтверждают важность «свободного» времени в вашем расписании по двум направлениям:

1. Когда вы постоянно заняты и у вас нет свободного времени — поскольку каждая минута каждого дня расписана вплотную — вы максимально используете пропускную способность вашего мозга: ваши когнитивные способности снижаются, вы становитесь более склонны к ошибкам, и вы менее проницательны.
2. В самом начале работы в Amazon Джефф Безос проводил свои понедельники и четверги совершенно неструктурированными, чтобы у него всегда было время, чтобы посвятить его глубоким размышлениям о видении компании. Священное «неструктурированное время» — отличительная черта успешных руководителей, потому что без этого они всегда будут реагировать на проблемы, которые перед ними ставят другие, и никогда не будут активно думать о будущем компании.

— Джоселин К. Глей, эксперт по работе и творчеству

13. Делайте самые важные дела утром

Не торопитесь делать «правильные вещи». Работать в постоянном напряжении нехорошо. Чувствовать тревогу и подавленность — это не нормально. Вы сожалеете о принятом решении? Останавливаться.

Вы не должны судить о своем успехе только по результатам. Самые положительные результаты могут быть получены от вещей, которые вам не нужно делать. Делайте самые важные дела утром — исследования показывают, что после использования силы воли позже в течение дня люди начинают принимать неверные решения.

— Камиль Рудницки, генеральный директор TimeCamp

14. Сначала выполняйте самые простые задачи

Мой школьный учитель математики однажды сказал мне, что если вы застряли на задаче, начните записывать числа, и вы будете удивлены, как часто Вы придумываете решение, когда пишете. Я убедился в этом во всей жизни, не только в математике.

Всякий раз, когда я на чем-то застреваю, не знаю, как начать проект, волнуюсь или начинаю откладывать, я заставляю себя делать самую простую и маленькую часть задачи. Я снижаю свои ожидания от завершения всего проекта до выполнения самого простого, наиболее достижимого компонента — я напишу первое предложение, вставлю первую строку кода, создам первую строку в электронной таблице.

И что неизменно происходит, так это то, что вы заканчиваете это первое дело, и оно выливается в следующее, а затем в следующее, и, как снежный ком, часами спустя вы заряжаете мили вниз по склону, и вы даже не помните, почему это было трудно начать в первую очередь.

— Марк Мэнсон, трехкратный #1 New York Times автор бестселлеров

15. Начинайте свой день раньше всех

Начинайте свой день раньше всех. Если вы почитаете биографии и автобиографии успешных мужчин и женщин, почти всех их объединяет одно — привычка ложиться спать в разумное время и рано вставать.

Проснувшись раньше остальных, у вас есть время заранее спланировать свой день и получить преимущество перед некоторыми задачами, которые могут нависнуть над вашей головой, прежде чем другие проснутся, чтобы помешать вам.

—Брайан Трейси, мотивационный спикер и автор

16. Используйте технику Помидора

Источник: Todoist

Мой главный совет для занятых предпринимателей — Техника Помидора и Календарь Внеплана. По сути, это означает, что я просто ставлю таймер на 25 минут и начинаю выполнять только одно задание. Этот цейтнот и сосредоточенность на одном помогают мне вернуться на правильный путь и войти в ритм продуктивности.

—Майкл Сливински, основатель приложения для повышения производительности, Nozbe

17.

Используйте матрицу Эйзенхауэра

Электронные письма продолжают накапливаться, телефонные звонки продолжают поступать, множество дел: рабочая нагрузка творца огромна. Расстановка приоритетов в этой работе является ключом к тому, чтобы оставаться сосредоточенным. Чем больше вы сможете расставить приоритеты, тем эффективнее вы будете. Именно здесь вступает в действие матрица срочности-важности Эйзенхауэра, заставляющая вас дважды подумать, прежде чем добавлять задачу в свой список дел.

Источник: Асана

Вот как. Выберите те задачи, которые являются наиболее срочными. Спросите себя: они одинаково важны? Отложите менее срочное, делегируйте менее важное. А если нет ничего из вышеперечисленного: избавьтесь от этой задачи.

18. Составьте список «5 до 11»

Составьте список «5 до 11» из пяти дел, которые вы можете взять на себя обязательство сделать до 11 утра завтрашнего дня. Продвигает ли каждая задача вашу цель, приоритеты и цели? Должно. Когда вы сделаете свои 5 до 11 завтра, у вас будет блаженно-мирное чувство выполненного долга, зная, что вы сделали то, что имеет для вас значение.

— Эллисон Льюис, основатель The Seven Minute Life

19. Регулярно очищайте свой мозг

Вы испытываете стресс, потому что у вас слишком много незавершенных задач. На обычном листе бумаги напишите их и все вниз. Затем вычеркните все, что не является абсолютно необходимым. Будьте брутальными. Глядя на свой список, пообещайте выполнять одну задачу в день, пока список не будет завершен. Почаще возвращайтесь к этому списку!

— Эллисон Льюис, основатель The Seven Minute Life

20. Свободно распределяйте время, необходимое для выполнения задачи

Свободно распределяйте время, необходимое вам для реального выполнения части работы до минимального следующего этапа завершения.

Под «реалистичным» я подразумеваю фактическое время, которое потребуется, а не то, которое вы хотели бы . После того, как вы приняли это решение, вообще не думайте о времени и выполняйте работу. По иронии судьбы, размышления о тайм-менеджменте — самая большая трата времени, которой я занимаюсь! Хотя я беспокоюсь о том, сколько времени что-то занимает, я не трачу 100% своего внимания на выполнение полезной работы или решение проблем.

Под «минимальным следующим этапом завершения» я подразумеваю «полезный элемент», который каким-то существенным образом способствует достижению ваших рабочих целей. Я склонен зацикливаться на «конечном результате», а не на следующем этапе, потому что я нетерпелив, но это просто создает разочарование, которое снова сжигает энергию, которая в противном случае могла бы быть использована для создания чего-то.

Давать себе достаточно времени, чтобы что-то сделать, а также позволять себе не чувствовать себя торопливым или виноватым из-за того, что на это уходит время, — вот что работает для меня.

— Дэвид Сих, производитель инструментов для повышения производительности

21. Составьте план задач, которые необходимо выполнить накануне

В конце каждого дня наметьте, какие задачи необходимо выполнить на следующий день и сколько времени займет каждая из них. Затем запланируйте эти задачи в своем календаре между встречами, которые там уже есть. Тайм-менеджмент — это управление мышлением. Как только вы поймете, что контролируете свои часы и можете указывать своему времени, что делать, ваша рабочая и личная жизнь станут менее напряженными.

— Хелен Сегура, эксперт по продуктивности

Преодолейте бесконечный список дел, возьмите под контроль свое время не возможно. Только в этой статье есть более 20 примеров, которые показывают людей, которые нашли проверенные способы улучшить свои навыки тайм-менеджмента. Вы тоже можете это сделать.

Перестаньте тратить всю свою энергию на те действия, которые только тратят время. Попробуйте один или два из этих советов, и вы увидите, как улучшится ваша продуктивность и ваше психическое здоровье.

---

Готовы создать свой интернет-магазин? Начните бесплатную пробную версию Shopify — кредитная карта не требуется.

Советы по тайм-менеджменту Часто задаваемые вопросы

Каковы 5 эффективных советов по тайм-менеджменту?

1. Создавайте временные блоки для целенаправленной работы.