Что не является задачей системы управления персоналом: Сборник тестов по Управлению персоналом с ответами

Цели и задачи современной системы управления персоналом. Управление эффективностью.

Основные задачи системы управления персоналом — это обеспечение качественным персоналом и оптимальное использование человеческих ресурсов.

В область обеспечения персонала принято выделять две основные подзадачи:

• отбор и найм сотрудников
• удержание персонала.

В функциональной задачи оптимального использования персонала выделяются следующие направления:

• обучение и развитие
• мотивирование и обеспечение результативности
• дисциплина и корпоративная культура
• создание адекватного социально-психологического климата.

Задачи системы управления персоналом

Современная концепция развития персонала уходит от функционального понимания целей и задач системы управления персоналом, где каждое подразделение отдела кадров отвечает за определенную функцию:

• отдел найма отвечает за функции отбора, набора и найма работников
• отдел обучения и развития покрывает задачи по управленческому и профессиональному развитию персонала и адаптации новых сотрудников
• отдел мотивации и оплаты решает вопросы с расчетам, начислением и разработкой принципов оплаты труда и систем поощрений и взыскании
• отдел оценки и аттестации заведует процессами годовой оценки производительности труда сотрудников и процедурами аттестации персонала
• задачи правового обеспечения системы управления персоналом лежат в ведение юридической службы и кадрового делопроизводства
• задачи информационных систем управления персоналом, как правило, решает отдел IT или департамент автоматизации.

Современная концепция организации управлением персонала перемешивает все элементы работы с персоналом в зависимости от того, какие стратегические задачи стоят у компании. Акцент ставится не на то, чтобы четко определить и прописать задачи отбора, обучение и мотивации персонала, а в том, чтобы создать совокупность тех инструментов, которые помогут достигнуть желаемого результата.

Система управления эффективностью как один из инструментов управления персоналом

Функциональные задачи системы управления персоналом претерпевают свои изменения в зависимости от стадии развития организации. На этапе старта бизнеса основной инструмент управления сотрудниками — это личное влияние владельца — управленца. Чуть позже с ростом бизнеса и численности персонала появляются такие инструменты как поручение, приказы, распоряжения. Начинает формироваться более регламентированная система. Возникает управление задачами через должностные инструкции, разрабатываются регламенты по бизнес-процессам, которые определяют какие процессы есть в компании, и описывают наиболее оптимальный способ выполнения каждого из них. Для внедрения дисциплины исполнения появляется штрафная система мотивации персонала.

На этапе создания вышеперечисленных регламентов собственник или руководители начинают терять свою полную личную власть. Создавая регламенты, компания создает правила, и руководитель тоже обязан соблюдать эти правила, даже если в какой-то конкретной ситуации, он хочет поступить по-другому. В противном случае, если менеджмент начинает нарушать ими же созданные правила, он транслирует сотрудникам культуру двойных стандартов. На стадии регламентирования организации, как правило, формируется первичная, кодифицированная и прописанная в виде политик и процедур система управления персоналом. Описываются её цели и задачи, а также разрабатываются стандартные инструменты, правила и процессы набора и найма, адаптации, обучения, развития и внутреннего продвижения, мотивации и поощрения, оценки и аттестации.

К сожалению, регламентирование деятельности компании имеет свои отрицательные стороны в виде:

• появления бюрократии
• гиперстандартизации подходов
• возникновения вертикальной иерархии.

Если компании работает на конкурентном, динамичном рынке, в рамках регламентированной системы бизнес-процессов, где сотрудники все делают по политикам и процедурам, в какой-то момент наступаем момент “заболачивания” компании. Работникам становится сложно продвигать инновационные идеи, пробовать новые подходы, и как следствие, компания перестает развиваться. На этом этапе, как правило, компании вводит новый управленческий инструмент — управления по целям. В управленческую жизнь компании входят инструменты постановки целей с помощью, например, МВО (система управления по целям) и система KPI. В организации возникают различные соревновательные практики:

• соревнования на лучшего сотрудника или отдел
• рейтинги результативности подразделений
• предпринимательская система мотивации, которая мотивирует на достижение
• награды и практики, поощряющие инновации.

Также компании задается вопросом создания системы управления эффективностью, которая должна повысить производительность труда работников.

Обычно системы управления эффективностью строятся на предположении, что, когда конкретные сотрудники, команды или рабочие группы знают и понимают, чего от них хотят, а также участвуют в разработке этих целей и требований, то они прилагают намного больше усилий, чтобы эти цели достигнуть. В рамках данных систем считается, что эффективность конкретных сотрудников зависит:

• от уровня их возможности, компетенций
• от уровни поддержки, которые они получают от руководства
• от оптимальности бизнес-процессов
• от ресурсов, которые дает компании: людские, временныe, технологические.

Основной функцией руководителя в системе управления эффективностью становится задача снимать организационные барьеры, то есть сделать так, чтобы система управления компании не мешала людям работать.

Перед отделом управления персоналам ставится задача разработки инструментов воздействия на индивидуальную и коллективную эффективность сотрудников. Как правило, в области мотивации это проявляется тем, что перед сотрудником ставят амбициозные, но достижимые цели и завязывают вознаграждение или премию на достижение этих целей.

Также остро возникает вопрос управленческих компетенции руководителей среднего и высшего звена. С помощью ротации, системы вознаграждения, развития и обучения служба управления персоналом пытается перестроить менталитет менеджеров от управляем процессами к управлению конечными результатами. Часто радикальным образом пересматривается система оплаты труда топ-менеджмента. Компания перестает платить за экспертизу и выполнения должностных обязанностей и начинает платить за достижение поставленных задач и результатов.

В этот момент очень часто происходит упразднение ряда регламентов, политик и процедур, как следствие де-бюрократизации компании. Менеджмент быстро понимает, что все регламентировать невозможно, и не для всех ситуаций нужно пошагово описывать, как правильно действовать. Но тогда сотрудниками и руководителям часто приходится принимать решения исходя из цели и системы ценностей, то есть своего понимания, что такое хорошо, и что такое плохо. Однако индивидуальные системы ценностей могут вступать в противоречия и порождать конфликты. Поэтому следующим шагам организация вводит управление по ценностям. Компания начинает формировать корпоративную философию, в которой определяет, какие модели поведения своих сотрудниках компания поощряет. В итоге организация начинает поощрять сотрудников не только за достижение целей и задач, но и за то, какими способами и методами результаты были достигнуты.

Что не является задачей системы управления персоналом

Построение системы управления эффективностью и системы управления по ценностям в полном объеме не является только задачей системы управления персоналом. Она стоит на стыке функции управления компанией и управления персоналом. СУЭ и СУЦ не может быть внедрена без активного вовлечения линейных руководителей и топ-менеджмента. Здесь роль функции управления персоналом скорее заключается в том, чтобы все процессы и практики работы с персоналом способствовали и поддерживали основные принципы данных систем.

Задачи — управление персоналом — НОРБИТ

Сайт использует файлы cookie. Подробная информация в правилах по обработке персональных данных. Вы можете запретить сохранение cookie в настройках своего браузера.

Москва

ИжевскКазаньКировКурганМинскМоскваН. НовгородНовосибирскСамараКурск

Купить 1С

Лицензии и проекты внедрения

/ Задачи

Управление персоналом направлено на организацию и повышение эффективности процессов использования, развития и мотивации сотрудников (трудовых ресурсов) компании в целях достижения намеченных показателей развития и решении стратегических и текущих задач предприятия. Менеджмент персонала призван обеспечить эффективную взаимосвязь целей,  возможностей и условий компании с интересами и компетенциями работников.

В качестве инструментов управления персоналом используют, как правило, экономические (материальное стимулирование и пр. ), организационно-распорядительные (дисциплинарные воздействия и пр.) и социально-психологические (мотивация, моральное поощрение и пр.) методы.

Задачи управления персоналом

Одна из ключевых задач кадрового менеджмента заключается в умелом вовлечении сотрудников в работу компании и раскрытии их профессионального и личностного потенциала. Кроме того управление трудовыми ресурсами имеет тактический и стратегический аспекты, направленные соответственно на формирование структуры персонала и развитие кадровой политики предприятия, а именно:

• поддержка организационной структуры;
• сбор, хранение и пополнение информации о сотрудниках;
• создание и управление должностными инструкциями;
• ротация и движение персонала;
• планирование потребностей компании в новых сотрудниках;
• подбор персонала;
• развитие и мотивация персонала;
• оценка и аттестация работников;
• обеспечение организации рабочего процесса в соответствии с принятыми нормативами;
• контроль трудовой дисциплины;
• кадровый учет: штатные расписания, оформление отпусков, управление денежной компенсацией, расчет бонусов, формирование социальных пакетов, увольнение и пр.

Службы управления персоналом

В организационной структуре компании задачи управления персоналом реализуют следующие подразделения:

• отдел кадров;
• служба персонала;
• бухгалтерия;
• юридический отдел.

Эффективность управления персоналом

• повышение достоверности оценки и аттестации сотрудников;
• обеспечение подбора персонала в соответствии с ключевыми направлениями развития;
• оптимизация процессов обучения;
• разработка и реализация эффективных мотивационных схем;
• повышение эффективности и производительности работы;
• упрочнение корпоративной культуры;
• повышение эффективности внутренних коммуникаций;
• соблюдение действующего трудового, налогового и пенсионного законодательства.

---

Свяжитесь с экспертами НОРБИТ по телефону +7 495 787-29-92 или оставьте свои координаты:

• Я согласен на обработку моих персональных данных

Политика обработки персональных данных

Что такое система управления человеческими ресурсами (HRMS)?

HRMS, или система управления человеческими ресурсами, представляет собой набор программных приложений, используемых для управления человеческими ресурсами и связанными с ними процессами на протяжении всего жизненного цикла сотрудника. HRMS позволяет компании полностью понимать свою рабочую силу, сохраняя при этом соответствие изменяющимся налоговым законам и трудовым нормам.

Руководители и сотрудники отдела кадров являются основными пользователями, учитывая, что они выполняют повседневные кадровые операции и несут ответственность за соответствие требованиям и отчеты о производительности. Однако HR — не единственный отдел, который получает от этого выгоду. Компании могут предоставить менеджерам и сотрудникам возможность самообслуживания для решения общих задач, что является важным преимуществом для молодых сотрудников. Руководители могут использовать HRMS для получения данных о тенденциях в рабочей силе и их последствиях для бизнеса.

А учитывая, что расходы, связанные с персоналом, являются одними из самых больших расходов компании, интеграция HRMS с системой бухгалтерского учета имеет неоценимое значение для финансовых групп. Ведущие провайдеры не ограничиваются базовым бухгалтерским учетом, чтобы помочь компании извлечь больше финансовой информации из данных HR.

Видео: Что такое HRMS?

Сравнение HRIS и HRMS

Вы можете слышать термин «HRIS», акроним для информационной системы управления персоналом, который используется как синоним HRMS. Корни этого восходят к 1980-х, когда ИТ-отделы были широко известны как отделы информационных систем управления (MIS). Когда информация и процессы управления персоналом были компьютеризированы, родилась производная от MIS — HRIS.

Основной функцией HRIS была электронная запись и управление записями сотрудников. Таким образом, HRIS — это аббревиатура, которую многие HR-профессионалы используют для описания того, когда записи, процессы и отчеты по кадровым ресурсам становятся электронными благодаря использованию программного обеспечения.

По мере развития технологий и расширения системы, выходящей за рамки ведения записей о сотрудниках, HRIS стала известна как HRMS. Сегодня эти термины по-прежнему используются как синонимы для описания программных систем, которые записывают информацию о сотрудниках и автоматизируют процессы управления персоналом в компании.

История HRMS

В 1970-х годах, когда компании стремились автоматизировать управление своими людьми, расчет заработной платы стал первой функцией HRMS, которая была компьютеризирована. Но потребовались технологии мэйнфреймов, чтобы рассчитать заработок работника, удержать отчисления, распечатать бумажный чек и отследить обязательства по выплате заработной платы. Только в начале 2000-х годов, с широким распространением прямого депозита и самообслуживания сотрудников, процесс начисления заработной платы стал полностью электронным.

Компания PeopleSoft была одной из первых компаний, разработавших более полную систему управления персоналом в конце 19 века.80-е годы. Помимо начисления заработной платы, он предлагал управление картами сотрудников, найм, учет рабочего времени и посещаемости, управление льготами, компенсацию, отчетность о соответствии и другие функции, которые помогают специалистам по персоналу автоматизировать большую часть жизненного цикла сотрудников и принимать более эффективные кадровые решения.

Развитие Интернета в конце 1990-х годов принесло преимущества автоматизации еще большему числу HR-процессов. Например, бумажные объявления о поиске работы были заменены электронными досками объявлений о вакансиях, что дало рекрутерам и кандидатам новые способы общения. К 2010-м годам облачные технологии стали мейнстримом — теперь HR-группы в компаниях любого размера могли позволить себе набор приложений, не вкладывая средств в дорогостоящее компьютерное оборудование или ИТ-персонал для эксплуатации и обслуживания системы.

Что дальше?

2020 и последующие годы обещают еще больше инноваций в области HRMS. Машинное обучение и предиктивная аналитика встроены во многие современные системы, а появление настоящего искусственного интеллекта поможет компаниям прогнозировать будущие потребности в навыках, выявлять тенденции в рабочей силе и быстрее подбирать наиболее подходящих кандидатов для открытия вакансий.

Почему HRMS важна

Несмотря на то, что расходы на персонал, особенно на офисные помещения, в связи с переходом на модель работы на дому, сейчас постоянно меняются, компании по-прежнему должны точно рассчитывать затраты на оплату труда, чтобы поддерживать текущие показатели дохода на одного сотрудника. Джозеф Хадзима, старший преподаватель Школы менеджмента Слоуна при Массачусетском технологическом институте, считает, что базовая заработная плата плюс налоги и льготы обычно составляют от 1,25 до 1,4 годового оклада. Таким образом, работник с доходом 50 000 долларов в год может фактически стоить от 62 500 до 70 000 долларов, не считая недвижимости и оборудования, такого как ПК и телефоны.

Кроме того, компании с перегруженными отделами кадров должны внедрять возможности самообслуживания. У HR-специалиста нет причин тратить время, например, на помощь менеджеру в регулярном обновлении отработанных часов или помощь сотрудникам в доступе к формам, таким как W-2.

К счастью, точная отчетность по финансовым данным и безопасное самообслуживание — это лишь два преимущества современной системы управления персоналом.

Функции системы управления персоналом

При рассмотрении вопроса о том, какая система управления персоналом подходит для вашей компании, полезно подумать о функциональных компонентах. Как правило, современные системы охватывают семь областей с разной степенью направленности.

Управление кандидатами: Относится к предложениям о трудоустройстве кандидатам и тому, как вы продвигаете свой бренд как во внешнем мире, так и среди нынешних сотрудников, которые могут подать заявку на внутреннюю работу или дать рекомендации. Критически важно для компаний, для которых опыт кандидата имеет первостепенное значение — от подачи заявки на управление резюме до планирования собеседования и подачи предложений, вплоть до адаптации.

Вовлеченность сотрудников: Люди, которые более вовлечены, как правило, производят более качественную работу и более полно принимают ценности компании и реализуют ее видение, поэтому важно, как сотрудник взаимодействует с руководством и коллегами. Часто HRMS — это способ пройти курс обучения, приобрести новый навык, построить карьеру, получить признание или стать наставником.

Управление персоналом: Не зря эту функцию часто называют «основным HR». Предоставляет центральный портал для поддержки процессов анализа, отчетности и соответствия требованиям. Именно здесь вы структурируете свою рабочую силу в организационные единицы, такие как отделы или местоположения; определить отношения отчетности между менеджерами и сотрудниками; и согласовать расчет заработной платы с учетными центрами затрат. Именно здесь записывается и хранится личная информация, и эта функция является краеугольным камнем усилий, направленных на то, чтобы предложить сотрудникам самообслуживание, максимизировать отчетность и улучшить предоставление кадровых услуг.

Оптимизация: Сбор информации из HRMS для разработки концепции будущей рабочей силы является основным преимуществом. Это также наименее используемая функция типичной HRMS. Реальная ценность этой функции обычно проявляется при слияниях или поглощениях, резких экономических колебаниях в любом направлении или при уходе руководителей. Компании, которые применяют упреждающий подход к оптимизации рабочей силы, более устойчивы к изменениям, имеют более высокий уровень удержания лучших специалистов и более высокую вовлеченность сотрудников.

Начисление заработной платы: Это также основная функция HRMS — расчет доходов от брутто к нетто или от нетто к брутто, а также удержание индивидуальных вычетов и выдача платежей могут быть такими же рутинными, как и оплата аренды. Функции расчета заработной платы включают в себя выбор пособий, а также расходы как работников, так и работодателей. Решения для расчета заработной платы с полным спектром услуг также автоматизируют подачу налоговых деклараций и депозитов. Функции самообслуживания позволяют сотрудникам вносить изменения в выборочные отчисления, прямые депозитные счета и налоговые удержания, а также получать копии отчетов о доходах без помощи отдела кадров.

Управление персоналом: Здесь отделы кадров отслеживают развитие сотрудников, оценки менеджеров и дисциплинарные взыскания; фиксировать время и посещаемость; и убедитесь, что компания обеспечивает здоровую и безопасную рабочую среду. Здесь также находятся функции планирования компенсаций, управления эффективностью, обучения и регистрации инцидентов. HR может разрабатывать структуры табелей учета рабочего времени, правила сверхурочной работы, политики нерабочих дней и цепочки утверждений таким образом, чтобы максимизировать автоматизацию, контроль и эффективность. В этой функции также настроен процесс оценки эффективности сотрудников, дополненный управлением целями.

Управление временным персоналом: Относится к основному управлению персоналом и имеет решающее значение для компаний, где не все сотрудники работают полный рабочий день. Подрядчики, консультанты, стажеры и временные сотрудники предоставляют специализированные навыки, поддерживают инициативы местных сообществ или университетские программы и справляются со скачками спроса на рабочую силу. HRMS не полностью управляет этими отношениями, потому что эти сотрудники не всегда получают заработную плату и обычно не имеют права на льготы; но работа, которую они выполняют, способствует успеху компании, и важно отслеживать, сколько временных сотрудников находится на борту в любой момент времени, а также общие затраты.

Как только вы четко поймете, какие функции наиболее важны, пора углубиться в конкретные функции.

Функции HRMS

Как и в случае с широкой функциональностью, наборы функций HRMS могут широко варьироваться от поставщика к поставщику, а объединение нескольких продуктов может ограничить систему в целом. HR, ИТ, финансы и другие заинтересованные стороны должны тщательно оценить, какие из этих функций HRMS являются обязательными для компании.

Администрирование льгот: Помогает специалистам по кадрам разрабатывать планы, настраивать правила приемлемости и осуществлять платежи или депозиты поставщикам льгот. Также предлагает самостоятельную открытую регистрацию и интегрирует расходы на пособия с бухгалтерским учетом.

Централизованные записи о сотрудниках: Предоставляет единый репозиторий, в котором хранятся, обновляются и поддерживаются все записи о сотрудниках. Позволяет улучшить отчетность и снизить затраты на соблюдение требований и подготовку к проверкам.

Управление обучением: Эти функции предназначены для того, чтобы помочь сотрудникам приобретать или развивать навыки посредством администрирования курсов, разработки курсов и учебных планов, тестирования и сертификации. Также позволяет компаниям развертывать и отслеживать необходимое обучение по соблюдению нормативных требований.

Отчетность и аналитика: Предоставляет возможность создавать операционные отчеты для отслеживания информации о персонале, заполнять отчеты о соответствии, разрабатывать ключевые показатели эффективности (KPI) для измерения эффективности процессов управления персоналом и встраивать показатели управления персоналом в финансовые информационные панели для общекорпоративного анализа и планирования. и принятие решений. Также ищите возможность создавать специальные отчеты.

Вознаграждения: Рассчитывайте заработную плату, почасовую оплату, переменные выплаты для премий, сверхурочные, комиссионные с продаж, надбавки за смену и надбавки к заслугам, удерживая нормативные и выборные отчисления, что приводит к точным чистым выплатам сотрудникам через регулярные промежутки времени. В этот набор функций иногда включаются льготы, такие как соответствующие взносы в пенсионный фонд или возмещение расходов на мобильный телефон.

Привлечение талантов: Рекрутеры могут создавать карьерные страницы на веб-сайте компании и в интранете, создавать заявки и описания вакансий, управлять вакансиями, интегрировать открытые вакансии с досками объявлений о вакансиях, управлять резюме, отслеживать кандидатов в процессе найма, расширять предложения о работе. , выполнять проверку биографических данных, администрировать проверки перед приемом на работу и создавать формы заявлений о приеме на работу, прежде чем передать новых сотрудников специалисту широкого профиля или менеджеру по найму для начала адаптации.

Управление талантами: Позволяет HR-специалистам развивать и оценивать сотрудников с помощью анализа производительности, управления целями и администрирования тестирования компетенций и навыков.

Время и посещаемость: Предоставляет возможность обрабатывать запросы на отгулы и управлять остатками отгулов, расписанием сотрудников и управлением отсутствием, а также позволяет интегрировать табель учета рабочего времени с платежной ведомостью и проектами.

Пользовательский интерфейс: Поскольку HRMS может быть открыта для всех сотрудников, очень важен удобный интерфейс. Современные системы включают самообслуживание сотрудников и менеджеров, мобильные приложения, локализацию, персонализированные информационные панели, автоматизацию рабочих процессов, управление доступом на основе ролей и уведомления, чтобы свести к минимуму вовлеченность сотрудников и свести к минимуму запросы в отделы кадров или ИТ.

Планирование рабочей силы: Предоставляет возможность планировать и составлять бюджет затрат на рабочую силу и измерять фактические затраты как для текущих, так и для будущих сценариев. Может также использоваться для выявления пробелов в навыках, создания планов преемственности и определения приоритетов усилий по найму.

Дополнительные функции можно найти в специализированных HRMS, и не каждой компании нужна полнофункциональная система. Если вы решите использовать несколько поставщиков для формирования HRMS, убедитесь, что все продукты имеют открытую архитектуру, обеспечивающую двунаправленный обмен данными, необходимую интеграцию и загрузку файлов в систему. Использование одного поставщика для HRMS снижает потребность в одноразовых интеграциях, которые могут быть дорогими, сложными и трудными для обеспечения безопасности и обновления.

До сих пор мы говорили о возможностях и функциях. Но те, кому нужно убедить руководство в том, что HRMS — это разумная покупка, должны подготовиться к обсуждению рентабельности инвестиций на более высоком уровне.

Преимущества HRMS

Основным преимуществом HRMS является наличие всей информации о ваших сотрудниках в центральном хранилище. Это снижает риски, связанные с соблюдением нормативных требований, предоставляет обширный набор данных для информирования при принятии решений, помогает поддерживать вовлеченность сотрудников и повышает производительность специалистов по персоналу, а их процессы — более эффективно.

Давайте углубимся в пять главных бизнес-преимуществ HRMS.

Лучшее и более глубокое понимание: Без HRMS сотрудники и менеджеры создают данные в различных местах, от электронных таблиц до приложений для учета расходов и бумажных документов, что делает невозможным получение всестороннего представления о затратах на рабочую силу. С HRMS все данные находятся в одном сегменте с более высокой целостностью. Это позволяет лучше и быстрее принимать решения. Это также имеет решающее значение для инициативы по планированию и аналитике рабочей силы, когда компания оценивает свою текущую рабочую силу и сравнивает эту реальность с будущими потребностями, определяемыми бизнес-целями. Некоторыми ключевыми преимуществами здесь являются возможность выявлять и устранять пробелы в навыках до того, как они повлияют на производительность, систематизировать планы преемственности и контролировать затраты на рабочую силу, анализируя, как сверхурочные или двойные выплаты влияют на финансовые показатели.

С помощью HRMS группы управления персоналом могут также выявлять ранние индикаторы проблем. Например, если высокоэффективные сотрудники одного отдела увольняются чаще, чем обычно, это может сигнализировать о токсичности менеджера. HRMS может соединить точки и помочь выявить сотрудников, подвергающихся риску.

Повышение вовлеченности сотрудников: Система управления персоналом бесценна для развития и удержания талантов — это то, чем увлечены руководители HR. В рамках HRMS HR может создавать учебные программы, персонализировать планы обучения и карьерные пути, а также организовывать наставничество.

Фактически, Harvard Business Review предполагает, что развитие навыков имеет первостепенное значение для молодых сотрудников, и особенно предлагает программу наставничества, направленную на обмен опытом. Рабочие поколения Z и миллениалы также ожидают, что их будут регулярно спрашивать об их опыте. HRMS может сопоставлять старших сотрудников в одном отделе или регионе с теми, кто может извлечь выгоду из отношений наставничества, проводимых виртуально, а также проводить и табулировать опросы удовлетворенности и вовлеченности сотрудников.

Все эти действия по разработке затем отслеживаются в HRMS для определения этапов разработки. Это помогает сотрудникам сохранять лояльность к компании.

Эффективность процессов и культура самообслуживания: Ответы на запросы или администрирование крупных программ, таких как зачисление льгот или обзоры эффективности, могут занимать до 40% времени специалиста по персоналу каждую неделю, и во многих случаях отдельные лица быть более чем счастлив сделать эту работу самостоятельно. В рамках HRMS отдел кадров может создать хранилище знаний, чтобы люди могли находить ответы на часто задаваемые вопросы, а сотрудники и менеджеры могли безопасно получать доступ к своим собственным записям, что позволяет отделу кадров сосредоточиться на дополнительных услугах.

Кроме того, HR-процессы, требующие утверждения на нескольких уровнях, такие как обработка табелей учета рабочего времени, заявок на работу и запросов на отгулы, могут отнимать много времени. HRMS обеспечивает рабочие процессы утверждения для автоматизации этих и других процессов, поэтому утверждающие лица уведомляются, когда наступает их очередь утверждать (или отклонять). Это может сократить время обработки более чем на 50% и повысить точность.

Снижение внутренних накладных расходов: С точки зрения ИТ и капитальных затрат централизованный характер HRMS — особенно тот, который продается в полностью облачной модели «программное обеспечение как услуга» — требует меньше оборудования и данных центральное пространство и ИТ-ресурсы и ресурсы для разработки персонала для обслуживания, поддержки и обучения. Это рационализирует ИТ-расходы на HR-технологии, требует меньшего количества сотрудников службы поддержки и в целом повышает удовлетворенность постоянных пользователей HRMS, т. е. самой HR-группы.

Ускоренный набор персонала: Привлечение лучших специалистов и укрепление репутации вашей компании как «места, где все хотят работать» — еще одна область, которой увлечены HR-специалисты. Однако опыт кандидата в значительной степени игнорируется, потому что трудно получить представление о процессе поиска работы, когда объявления размещаются за пределами компании. HRMS решает эту проблему, связывая рекрутеров и кандидатов в электронном виде через доски объявлений и мобильные приложения, делая процесс более приятным и эффективным.

HR даже может получить доступ к технологии объединения кандидатов, которая ускоряет пассивный набор при открытии новых вакансий.

Безопасность HRMS

Личная информация сотрудников требует высокого уровня защиты не только для соблюдения прав на неприкосновенность частной жизни и выполнения требований по соблюдению нормативных требований, но и для поддержания позитивной культуры. Никакая другая отдельная информация не может посеять разногласия так, как сотрудник, узнавший, сколько зарабатывают его коллеги на аналогичных должностях, за исключением, возможно, подробностей действий персонала, которые становятся достоянием общественности.

Таким образом, функции безопасности для защиты доступа к конфиденциальной информации о сотрудниках должны стоять на первом месте в вашем списке требований HRMS.

В то время как в некоторых отраслях, таких как здравоохранение или финансы, а также в многонациональных компаниях могут быть особые требования к безопасности, все покупатели HRMS должны настаивать на: , зря. Руководители должны иметь возможность выполнять одни задачи, отдельные работники, другие, которые касаются их собственных данных. HRMS должна допускать все роли, необходимые для управления заинтересованными сторонами.

Сегментация системы: HRMS должна быть настроена таким образом, чтобы определенные данные были доступны только определенным людям или ролям. Даже в отделе кадров некоторые компании внедрили протоколы безопасности, чтобы предоставить HR-специалистам доступ только к тем сегментам рабочей силы, которые они обслуживают. Часто исполнительные платежные ведомости полностью разделены на уникальные учетные единицы для защиты этой информации.

Двухфакторная аутентификация: Широкое распространение мобильных телефонов значительно упрощает использование технологии двухфакторной аутентификации для повышения уровня безопасности.

Шифрование данных: Все данные персонала должны быть зашифрованы во время хранения в HRMS и при передаче конечному пользователю.

Надежность пароля и политики сброса: ИТ-отдел должен иметь возможность требовать определенную длину и сложность пароля и указывать периодичность сброса каждые 30 дней, чтобы предотвратить несанкционированный доступ к информации HRMS.

Многосторонний подход к безопасности HRMS — это то, что наверняка понравится потенциальному инвестору, покупателю или андеррайтеру по страхованию кибербезопасности, поэтому предусмотрите его с самого начала.

Выбор системы управления персоналом

Рынок систем управления персоналом сильно фрагментирован и может быть огромным: на некоторых ведущих веб-сайтах, посвященных обзору программного обеспечения, перечислено более 700 компаний, предоставляющих системы управления персоналом. Оценка их всех со скоростью два в день заняла бы почти целый год.

Итак, первый шаг — разделить потенциальных поставщиков на три группы:

ERP, или Планирование ресурсов предприятия, поставщики имеют встроенные интеграции с другими бизнес-приложениями, такими как бухгалтерский учет, CRM и закупки, поэтому вы получаете преимущества централизация, например необходимость вводить запись о сотруднике только один раз. При более низких затратах на интеграцию модель ERP может обеспечить более единообразное взаимодействие с пользователем, и вы получаете единую модель безопасности — вот почему 95% предприятий сообщают об улучшении процессов после внедрения ERP.

Недостатком категории ERP является то, что вы не всегда найдете всю глубину функций, предлагаемых специалистом по HRMS, поэтому вам, возможно, придется выполнять некоторые задачи, например расчет заработной платы, самостоятельно. Пользовательские интерфейсы также могут быть менее удобными для пользователя — скорее интерфейс бухгалтерского учета, чем интерфейс социальных сетей потребительского уровня.

Лучшие в своем классе поставщики специализируются в одной-трех областях (иногда больше) HRMS. Они предлагают больше возможностей с менее сложными пользовательскими интерфейсами. Недостатком лучших в своем классе поставщиков является то, что они, как правило, не могут предоставить полную комплексную систему HRMS, и если вам нужна интеграция с другими системами, такими как бухгалтерский учет, потребуются дополнительные расходы. Система может не расти вместе с вашей компанией, поэтому спросите о масштабируемости.

Поставщики услуг предлагают полностью аутсорсинговое решение, когда компания платит провайдеру за начисление заработной платы, уплату налогов, администрирование льгот, обеспечение соответствия отдела кадров и отправку данных в бухгалтерию, чтобы расходы, связанные с персоналом, можно было включить в финансовые отчеты. Поставщик услуг действует как ваш отдел кадров, требуя, чтобы в вашей компании работало меньше специалистов по персоналу.

Такие услуги имеют более высокую ежемесячную стоимость, от них может быть сложно отказаться, они дают вам меньший контроль над вашими данными и процессами управления персоналом и требуют более высоких затрат на интеграцию.

Когда приобретать HRMS

Не существует универсального ответа на вопрос, когда начинать проект HRMS. Общие события, побуждающие компании к покупке или обновлению, включают наем нового руководителя отдела кадров, расширение бизнеса в другие штаты или страны, неудачный аудит, покупку новой системы бухгалтерского учета или слияние или поглощение. Другие факторы включают в себя новые требования к нормативной отчетности, быстрый рост или необходимость лучшего планирования будущей рабочей силы.

Руководители отделов кадров, финансов и ИТ должны входить в отборочную комиссию HRMS. После того, как выбор сужен, хорошей идеей будет привлечь несколько сотрудников, которые действительно будут использовать систему, чтобы оценить интерфейс и функциональность. Затем эти сотрудники могут выступать в качестве поборников системы после ее развертывания.

Компоненты успеха HRMS

Итак, вот наши пять ключей к тому, чтобы получить максимальную отдачу от покупки HRMS:

1. Если вы смотрите в будущее в сфере ИТ, изучите системы, которые могут использовать машинное обучение и прогнозную аналитику сейчас и в ближайшее время. иметь дорожную карту для ИИ. Чем раньше вы начнете вводить данные в систему, тем лучше она сможет дать рекомендации о будущих потребностях в рабочей силе и подобрать кандидатов на должности.
2. Различные HRMS преуспевают в определенных областях. У вас большой оборот? Затем внимательно изучите возможности управления кандидатами. У вас многонациональная рабочая сила? Убедитесь, что система может обрабатывать сложные сценарии расчета заработной платы. Вы нанимаете много временных сотрудников, но задаетесь вопросом, не будет ли разумнее нанять? Функция управления временным персоналом может помочь в анализе.
3. Вы не продадите HRMS бюджетникам, рассказывая о интересных функциях. Что обеспечивает финансирование проекта, так это понимание того, как система поможет сохранить таланты, высвободить персонал отдела кадров для проектов с добавленной стоимостью и свести к минимуму результаты аудита.
4. Заранее привлеките свою команду безопасности или консультанта к процессу выбора, особенно если вы работаете в жестко регулируемой отрасли, такой как финансы или здравоохранение.
5. Если вы решите пойти по пути лучших в своем классе, ищите открытые API, которые делают интеграцию если не простой, то, по крайней мере, возможной без большого и дорогостоящего проекта разработки.

Управление персоналом: определение, задачи и цели

Управление персоналом является одним из краеугольных камней отдела кадров. Он включает в себя все административные и рутинные задачи в отделе кадров. Планирование и разработка являются другими центральными обязанностями.

Содержание

1. Определение управления персоналом
2. Цели управления персоналом
3. Задачи управления персоналом
4. Функции управления персоналом
   1. Правовая безопасность и защита данных
   9 0233
   2. Оцифровка в управлении персоналом
      1. Электронное кадровое дело
      2. Рабочая Управление временем и отсутствием
      3. Самообслуживание сотрудников

   Определение управления персоналом

   Управление персоналом также называется администрированием персонала или оперативной работой с персоналом. Этот тип управления интенсивно занимается отношениями между сотрудниками и компанией. В ходе выполнения транзакционных задач данные также передаются третьим лицам. Например, расчет заработной платы передается в ответственные органы.

   Цели управления персоналом

   Ключевой задачей управления персоналом является поддержание и предоставление актуальных и точных данных о персонале. Это обеспечивает оптимальную внутреннюю коммуникацию внутри компании. Кроме того, эффективная административная работа является предпосылкой для гладкое внутреннее сотрудничество . В целом, задачей администратора по персоналу является организация и упрощение всех процессов, касающихся сотрудников компании.

   Эффективно и точно выполняя свои задачи, управление персоналом может достичь своей цели: установить, поддерживать или расширять удовлетворенность сотрудников . Высокий уровень удовлетворенности сотрудников и работающая система управления персоналом являются решающими преимуществами для компании. Если сотрудники довольны, они работают более продуктивно и творчески, реже болеют и имеют более высокий уровень лояльности к своему работодателю.

   Задачи управления персоналом

   Задачи управления персоналом можно разделить на две категории : задачи по оперативным или юридическим причинам или задачи по кадровой политике и планированию стратегических решений. Последнее включает ключевую управленческую статистику, сравнение производительности или оценку опросов сотрудников. Задачи, которые возникают по операционным причинам или основаны на юридических вопросах, могут включать обработку систем учета рабочего времени, социального обеспечения, заработной платы, статистики, найма или увольнения сотрудников или даже рекомендаций работодателя.

   Как правило, компании используют информационную систему управления персоналом , которая помогает отделу кадров выполнять свои задачи. В этой системе личные данные каждого сотрудника записываются из его личного дела, а также собираются данные для расчета заработной платы и учета рабочего времени, кадровой статистики, учета командировочных расходов, а также администрирования штатного расписания.

   Основные задачи управления персоналом:

   • Распознавание потребностей сотрудников, сбор и оценка соответствующей информации и тенденций
   • Создание и управление личными делами
   • Регистрация приходов, уходов и изменений персонала
   • Составление трудовых договоров и других соглашений, таких как ссуды или субаренда
   • Обработка запросов сотрудников, т. е. на отпуск или повышение квалификации
   • Ведение всей переписки с властями , офисы, медицинские страховые компании (если их предоставляет работодатель), бухгалтерии, страховые компании и контрагенты
   • Надзор за входом и выходом сотрудников
   • Управление отсутствием сотрудников
   • Контроль выплаты заработной платы
   • Учет рабочего времени

   Функции управления персоналом

   Управление персоналом выполняет свои функции, выполняя следующие задачи:

   • Pro предоставление информации в кратчайшие сроки: Они предоставляют актуальную информация для отдельных сотрудников, определенных групп или всего персонала в короткие сроки. Данные обычно можно взять из личного дела. В этом контексте все большее значение приобретают информационные системы персонала.
   • Процессы обработки: Сотрудники нанимаются, переводятся, продвигаются по службе или покидают компанию. Управление персоналом отвечает за управление этими процессами.
   • Регистрация сотрудников: Помимо регистрации сотрудника в соответствующих органах, в задачи отдела кадров также входит регистрация заработной платы сотрудника в налоговой инспекции, отделе социального обеспечения и страховой компании (если применимо).
   • Контроль: Колебания, время отсутствия, сверхурочная работа, право на отпуск и рабочее время проверяются управлением персоналом. Контроль рабочего времени особенно актуален для гибких графиков работы.
   • Защита персонала: Администрация персонала обеспечивает соблюдение охраны труда и техники безопасности сотрудников и обработку персональных данных в соответствии с действующими законами о защите данных.

   Юридическая безопасность и защита данных

   Сотрудникам отдела кадров ежедневно приходится иметь дело с конфиденциальными и личными данными, такими как имена, адреса, медицинские данные, учетные данные, сертификаты и резюме. Эти данные подлежат специальной защите по закону. Отделы кадров должны соблюдать положения применимого законодательства во всех процедурах. Примером деликатного закона является усиленное регулирование защиты данных, введенное GDPR . Приход GDPR означает, что компании должны следить за юридическим соответствием внутренним процессам. Хотя этот новый закон представляет собой директиву Европейского Союза (ЕС) , американские компании, которые ведут бизнес или нанимают людей в ЕС, обязаны соблюдать эти законы благодаря Privacy Shield . Помимо GDPR, в США действует бесчисленное множество законов о защите данных сотрудников. Пожалуйста, проконсультируйтесь со специалистом по правовым вопросам, чтобы убедиться, что все ваши кадровые процессы соответствуют законодательству.

   Каково значение GDPR для кадровиков?

   • Если персональные данные работника больше не требуются, они должны быть удалены
   • Работники должны активно давать согласие на использование ими данных
   • Работники имеют право знать, какие данные о них были собраны и обработаны компанией
   • Сотрудники могут запросить копию всех сохраненных данных у своего работодателя
   • В случае потери данных работодатели должны выполнить официальные обязательства по отчетности в течение установленного периода в 72 часа

   Цифровизация в управлении персоналом

   В ходе цифровизации многие задачи управления персоналом могут быть упрощены. Кроме того, производители программного обеспечения все чаще учитывают положения о защите данных, что делает их продукты еще более привлекательными. Например, функция этих программ позволяет автоматически удалять данные через определенное время. Цифровые решения теперь доступны практически для каждой области управления персоналом.

   Цифровая папка с персоналом

   Цифровая папка с персоналом управляет персональными данными сотрудников так же, как бумажная папка. Цифровое личное дело имеет решающие преимущества перед классическим. Например, централизованное администрирование данных освобождает персонал управления персоналом от нескольких задач, поскольку цифровой файл может обрабатываться одновременно несколькими пользователями. Уполномоченные лица могут получить доступ к цифровому личному делу в любое время . С помощью системы аутентификации доступ может быть предоставлен только избранным пользователям. Также возможен ограниченный доступ, так что только определенные данные могут быть просмотрены одним пользователем.

   Управление рабочим временем и отсутствием

   В частности, когда речь идет об управлении рабочим временем и временем отсутствия, некоторые процессы могут управляться в цифровом виде:

   • Расчет отсутствия
   • Колебания в компании
   • Количество сверхурочных часов
   • Прогулы из-за болезнь, отпуск по уходу за ребенком и т. д.
   • Использование отпуска
   • Учет рабочего времени для гибкого графика
   • Тренинги

   Самообслуживание сотрудников

   Самообслуживание сотрудников — еще один способ снизить нагрузку на администрирование персонала. Используя определенные инструменты, сотрудники могут самостоятельно выполнять отдельные административные задачи . Например, они могут сами просматривать и изменять свои личные данные, что также помогает предотвратить ошибки при вводе, в частности, персоналом управления персоналом. Другие возможные самообслуживания сотрудников включают независимую обработку запросов на отпуск или самоуправляемый учет рабочего времени. Однако аутсорсинг этих процессов дает преимущества не только с точки зрения кадрового администрирования, но и для сотрудников. Они получают лучшее понимание процессов компании: например, вы можете просмотреть текущий статус обработки запроса на отпуск.

   Щелкните здесь, чтобы ознакомиться с важными правовыми оговорками.

   • 13.03.19
   • Производительность
   Похожие статьи

   Организационная структура – ​​незаменима для компаний

   • 09.11.2021
   • Начало работы

   «Плоская иерархия» — частый рефрен многих компаний, когда речь идет о рекрутинге. Это означает короткую цепочку подчинения, широкий диапазон контроля и демократическое принятие решений. Такая свободная организационная структура известна тем, что мотивирует сотрудников и, следовательно, повышает их производительность. Но не каждая компания подходит для этой концепции. Для более сложных компаний это может быть…

   Организационная структура – ​​незаменима для компаний

   Принесите свое устройство (BYOD) — цифровая тенденция с подводными камнями

   • 09.08.2019
   • Производительность

   На вечеринках вы, вероятно, слышали о «BYOB» или «Bring Your Own Beer», когда гости должны принести все, что они хотят выпить. Таким образом, термин «BYOD» также звучит весьма позитивно. «Принеси свое собственное устройство» означает, что вы с комфортом работаете на своем собственном ноутбуке, вместо того, чтобы разбираться с устройствами, предоставленными компанией. Мобильные рабочие места стали нормой….

   Принесите свое устройство (BYOD) — цифровая тенденция с подводными камнями

   Как зарегистрировать нового сотрудника

   • 22.08.2019
   • Производительность

   Хотя это варьируется от штата к штату, есть некоторые вещи, которые работодатели должны иметь в виду, когда дело доходит до найма новых сотрудников.