Роль делового общения в управленческой деятельности: Произошла ошибка

Деловое общение

 

Достижение  указанной цели зависит от соблюдения трех основополагающих принципов.

 

1. Полное взаимопонимание  руководителей и подчиненных.  Для этого необходимо выполнение  следующих условий:

 

— единство профессионального языка;

 

— учет уровня  общей культуры, общего интеллектуального  развития подчиненных;

 

— полнота информации;

 

— логичность  изложения;

 

— сконцентрированность  внимания.

 

Учитывая и  выполняя эти условия, руководитель может считать, что подчиненные  понимают получаемые распоряжения. Однако это еще не означает, что они для подчиненных желаемы, а, следовательно, будут выполнены на качественном уровне. Необходимо принимать во внимание также дополнительные условия, к которым относятся интонация, стиль, манера, форма, в которой даются распоряжения (грубое, агрессивное, к примеру, отношение руководителя к подчиненным при выдаче поручений приводит к затруднению понимания и выполнения последних).

 

2. Принятие распоряжений, проявляющееся в согласии их  выполнить. Для этого необходимы следующие условия:

 

— непротиворечивость  позиции руководителя основным  взглядам и позициям подчиненных  по конкретному вопросу;

 

— поиск и  демонстрация личных интересов  подчиненных в выполнении распоряжений;

 

— текстовая  и персонифицированная конкретность информации, касающейся распоряжений.

 

3. Налаженность  взаимоотношений между руководителями  и подчиненными. Здесь следует  отметить, что при прочих равных  условиях люди легче принимают  позицию того человека, к которому  испытывают эмоционально положительное отношение (симпатию, привязанность, дружбу или любовь) и, наоборот, труднее принимают (а нередко отвергают) позицию того человека, к которому испытывают эмоционально отрицательное отношение (неприязнь, антипатию, ненависть).

Основная цель делового общения — добиться гармонии взаимоотношений с подчиненными. При этом функциональные задачи руководителей в деловом общении с подчиненными можно сформулировать следующим образом:

 

— дать подчиненным  возможность почувствовать их  значительность;

 

— лучше узнать и понять своих подчиненных;

 

— умело влиять  на позицию подчиненных;

 

— расположить  подчиненных к себе, повышать  и поддерживать в их глазах  свой авторитет.

 

 

1.3. Значение, функции и эффективность управленческого  делового общения

 

 

Особое значение деловое общение имеет для людей, занятых бизнесом. Во многом от того, насколько они владеют наукой и искусством общения, зависит успех их деятельности.

Предмет изучения общения руководителя с подчиненным  является многосторонним и неоднозначным.  В процессе взаимодействия субъект и объект управления выполняют сотни различных функций, которые в свою очередь подразделяются на интегральные (охватывающие деятельность организации в целом) и локальные (осуществляющие непосредственно конкретное общение).

На интегральном уровне общение обеспечивает жизнедеятельность организации в целом. Здесь можно выделить следующие функции:

 

1. Регулятивная  функция. В процессе общения  осуществляется непосредственное  или опосредованное воздействие  на объект управления. Эта функция позволяет организовывать совместные действия, планировать, со­гласовывать, координировать и оптимизировать взаимодействие различных объектов управления. От осуществления именно этой функции зависит эффект управленческого общения.

 

2. Функция социального  контроля. Способы решения задач, стоящих перед организацией, принципы и формы работы имеют выраженный нормативный характер. Их регламентация в распоряжениях, указаниях, в групповых и социальных нормах обеспечивает целостность и организованность учреждения, согласованность совместных действий исполнителей. Поддержание необходимой согласованности и организованности осуществляется бла­годаря функции социального контроля.

 

3. Функция социализации. Эта функция является одной  из важных в работе руководителя. Включаясь в совместную деятельность и общение, молодые сотрудники не только осваивают коммуникативные умения и навыки, но и учатся быстро ориентироваться в собеседнике, ситуации общения и взаимодействия, слушать и говорить, что также очень важно как в плане межличностной адаптации, так и для осуществления непосредственной профессио­нальной деятельности. Важное значение имеет приобретаемое при этом умение действовать в интересах коллектива, доброжелательное, заинтересованное и терпимое отношение к другим сотрудникам.

 

4. Социально-педагогическая  функция. В процессе общения  осуществляется обучение, воспитание  и развитие личности сотрудника, передается практический опыт. Вследствие  систематических контактов в  ходе совместной деятельности, участники  общения приобретают самые различные знания о себе самих, о партнерах, о способах наиболее рационального решения поставленных перед ними задач. Овладение необходимыми практическими умениями и навыками, возможная компенсация недостающих знаний у отдельных сотрудников также обеспечивается социально-педагогической функцией.

На локальном  уровне рассматриваются функции, реализуемые  в процессе конкретного взаимодействия и обеспечивающие достижение определенных целей в акте общения.

 

1. Контактная. Ее  цель — установление контакта как состояния обоюдной готовности руководителя и подчиненного к приему и передаче сообщения и поддержания взаимосвязи в форме взаимной ориентированности.

 

2. Информационная. Ее цель — обмен сообщениями, т.е.  прием и передача каких-либо  сведений в ответ на запрос. В управлении — это, прежде всего доведение исполнителю управленческого решения (приказы, поручения, за­дания), получение информации о ходе и результатах исполнения этого решения, а также обмен мнениями, замыслами и т.д.

 

3. Побудительная.  Это осуществление стимуляции активности объекта

 управления, направление его на выполнение  тех или иных действий.

 

4. Координационная.  Цель данной функции — взаимное  ориентирование и согласование  действий различных 

исполнителей  при организации их совместной  деятельности.

 

5. Функция понимания,  т.е. не только адекватное восприятие  и понимание смысла сообщения,  но и понимание партнерами  друг друга (их намерений, установок,  переживаний, состояний и т.д.).

 

6. Амотивная  функция, цель которой возбуждение  в партнере нужных

 эмоциональных  переживаний («обмен эмоциями»), а также изменение с их 

 помощью  собственных переживаний и состояний.

 

7. Функция установления  отношений, которая преследует  цель осознания и фиксирования  своего места в системе ролевых,  статусных, деловых, межличностных и прочих связей организации, в которой предстоит действовать сотруднику.

 

8. Функция оказания  влияния, цель которой — изменение  состояния людей, их поведения,  намерений, установок, а также  мнений, решений, представлений,  потребностей, действий, активности и т.

д.

Знание интегральных функций общения в управленческой деятельности дает возможность выявить  причины отклонений и нарушений  этого процесса, несовершенство структуры  управления. Ориентация в локальных  функциях, выполняемых общением в  ситуациях непосредственного взаимодействия руководителя и подчиненного, помогает выявить причины возникающих трудностей при реализации конкретной задачи управленческого общения.

Разработка  теоретических основ управленческого  общения имеет своей 

 целью повышение его эффективности. Эффективность управленческого общения нельзя рассматривать в отрыве от управленческой деятельности в целом. Коммуникация является условием и элементом управленческой деятельности, поэтому эффективным следует считать такое управленческое общение, которое обеспечивает достижение целей управленческой деятельности посредством оперативной передачи необходимой информации, оптимального психологического воздействия, взаимопонимания между объектом и субъектом управления и их оптимального взаимодействия .

В заключение необходимо отметить, что роль и значение делового общения в управленческой деятельности сложно переоценить. Сфера делового общения поистине всеобъемлюща, так  как предполагает возможность контактов  на уровне коммуникации между самыми разными отраслями и сферами производства.

Руководитель  большую часть времени тратит на коммуникации и общение с партнерами, коллегами, поэтому особое значение должно уделяться созданию адекватной корпоративной культуры с высоким  контекстом управ­ления. От качества делового общения зависят взаимопонимание, согласованность действий и четкость приоритетов у людей, занятых общим делом. Умения профессионального делового общения составляют существенную часть профессиональной компетентности специалиста в любой сфере деятельности. Именно деловое общение, преследующее цель не только взаимообмена профессионально значимой информацией, но и осуществляемое с це­лью ведения бизнеса в конкретной деятельностной сфере партнерами, требует от участников коммуникации владения особого рода компетенцией, которую квалифицировать как профессионально-деловую коммуникативную компетенцию, формированию которой надо уделять особое внимание.

В результате в  современных условиях социального  и экономического развития общества, когда широко развертывается предпринимательская деятельность, в которой рождаются самые разнообразные формы делового контакта, большое значение начинает приобретать изучение феномена делового общения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

       

Деловое общение  – это до 80% рабочего времени руководителей всех уровней. Оно пронизывает все сферы жизнедеятельности человека, и без него не может обходиться ни управление, ни политика, ни образование, ни бизнес.

Деловое общение  – это процесс передачи эмоционального и интеллектуального содержания управленческой проблемы. Следовательно, плодотворно может работать лишь тот руководитель, который умеет  организовывать эффективное деловое  общение. Решение этой задачи невозможно без знания психологических основ коммуникации и этики делового общения .

Деловое управленческое общение является одной из фундамен-тальных категорий в деятельности менеджеров, управленцев всех рангов и уровней.  Главным условием эффективности делового общения является осознание руководителем того, что возможность реализации целей деятельности предприятия, фирмы, организации возрастает, если правильно организовать общение, добиться при этом создания атмосферы взаимопонимания, доверия и сотрудничества. Учет особенностей обратной связи, использование психологических знаний для преодоления коммуникативных барьеров, а также правильный выбор типа коммуникативного воздействия существенно сократят затраты времени как руководителя, так и подчиненного.

В настоящее время, в условиях развития рыночных отношений, роста конкуренции, перед любым предприятием стоят задачи повышения эффективности своей деятельности. Успешное их решение во многом зависит от уровня управления работой персонала. В связи с этим на многих предприятиях назрела необходимость совершенствования управления, приведения его в соответствие с условиями и целями деятельности.

 

 

Список  использованной литературы

 

1. Березуцкая, Ю.П. Психология делового общения / Ю.П. Березуцкая. – М.: Инфра-М, 2007. – 346 с.
2. Громова Н.М. Обучение деловой письменной речи / Н.М. Громова // Финансы. —  2003. — № 10. – С. 26.
3. Дедюлина, М.А. Этика: учебно-методическое пособие / М.А. Дедюлина. – Таганрог: Изд-во ТРТУ, 2005. – 100 с.
4. Ладионенко, М.А. Принятие критической обратной связи по итогам проведенной оценки персонала / Т.Ю. Базаров, М.А. Ладионенко // Психологические науки. — 2008. — № 3. – С. 3-18.
5. Либерман, К.А. Деловое общение в системе коммуникации / К.А. Либерман // Российский бухгалтер. — 2007. — № 10. — С. 29-31.
6. Павелко, Н.Н. Искусство «комфортного» делового общения в информационной культуре / Н.Н. Павелко // Экономика. — 2004. — № 9. — С. 326-328.
7. Перова, С.Н. Деловое общение: секреты успешного взаимодействия / С.Н. Перова // Вопросы психологии. — 2007. — № 2. — С. 12-14.
8. Рева, В.Е. Деловое общение: учебное пособие / В.Е. Рева. —  Пенза: ПГУ, 2003. — 240 с.
9. Столяренко, Л.Д. Психология делового общения и управления: учебник / Л.Д. Столяренко. — Ростов на-Дону: Феникс, 2005. — 416 с.
10. Тренев, Н.Н. Основы делового общения / Н.Н. Тренев // Маркетинг в России и зарубежом. – 2005. — № 5. – С. 51-54.

 

 

 

 

Значение делового общения и его особенности. Формы и организация общения.

Деловое общение — это сложный многоплановый процесс развития контактов между людьми в служебной сфере. В деловом общении особую значимость приобретают такие важные качества деловых людей, как обязательность, организованность, верность слову, соблюдение нравственно-этических норм и принципов и внимательное отношение к использованию речевых средств.

Важной собенностью делового общения является соблюдение его участниками статусной роли: начальница-подчинённый; партнёры; коллеги и др.

• партнер в деловом общении всегда выступает как личность, значимая для субъекта;

• общающихся людей отличает хорошее взаимопонимание в вопросах дела;

• основная задача делового общения – продуктивное сотрудничество.

Деловое общение в управленческой деятельности позволяет руководителю осуществлять

анализ взаимоотношений людей, форм контактов и средств их установле6ния, способов

включения человека в коллектив, факторов, определяющих его поведение в совместной деятельности. Таким образом, руководитель получает возможность объективно оценивать

состояния функционирования системы и, при необходимости, принимать адекватное

управленческое решение для перевода системы из одного состояния в другое, более высокое. В

этом заключается главная суть управленческой деятельности.

Деловое общение реализуется в различных формах:

• деловые переговоры;• деловая беседа;• служебные совещания;• деловые дискуссии;• публичные выступления;• споры, полемика, диспуты, дебаты и прения.

Эффективность делового общения зависит от следующих факторов:

насколько  интересны  сами люди и их проблемы;  насколько вы готовы их слушать, участвовать в их жизни; насколько вы и ваши партнеры по коммуникациям обучены деловому, бесконфликтному общению;насколько партнеры по деловому взаимодействию одинаково понимают общие цели, проблемы, свою взаимозависимость; насколько каждый из партнеров приемлет правила поведения и работы в команде, малой группе; насколько на предприятии налажена четкость и  прозрачность информационных потоков; насколько действия партнеров по деловому общению предсказуемы и понятны.

Внимание!

Если вам нужна помощь в написании работы, то рекомендуем обратиться к профессионалам. Более 70 000 авторов готовы помочь вам прямо сейчас. Бесплатные корректировки и доработки. Узнайте стоимость своей работы.

Расчет стоимостиГарантииОтзывы

Для того чтобы деловая коммуникация была эффективной, необходимо знание всех компонентов, владение которыми обеспечивает коммуникативную компетентность (совокупность знаний, умений и навыков).

Поможем написать любую работу на аналогичную тему

• Реферат

  Значение делового общения и его особенности. Формы и организация общения.

  От 250 руб

• Контрольная работа

  Значение делового общения и его особенности. Формы и организация общения.

  От 250 руб

• Курсовая работа

  Значение делового общения и его особенности. Формы и организация общения.

  От 700 руб

Получить выполненную работу или консультацию специалиста по вашему учебному проекту

Узнать стоимость

Что такое деловое общение? | Блог Nextiva

То, как мы общаемся с другими, является настолько привычной частью нас, что мы редко останавливаемся и задумываемся об этом. Это находит отражение и в деловом общении. В конце концов, организации — это не безликие сущности, а группы реальных людей.

Эффективная коммуникация влияет на процессы, эффективность и все уровни компании.

В этом руководстве мы рассмотрим все, что вам нужно знать, чтобы настроить процесс успешного делового общения.

• Что такое деловое общение? Определение
• Виды делового общения
• Методы делового общения
• Проблемы, которые может решить эффективное деловое общение
• Как настроить процесс делового общения

Что такое деловое общение? Определение

Деловое общение — это процесс обмена информацией между людьми на рабочем месте и за пределами компании.

Эффективное деловое общение — это то, как сотрудники и руководство взаимодействуют для достижения целей организации. Его цель — улучшить организационную практику и уменьшить количество ошибок. Важно работать как над своими коммуникативными навыками, так и над коммуникативными процессами, чтобы добиться эффективного делового общения.

Важность делового общения также заключается в следующем:

• Представление вариантов/новых бизнес-идей
• Составление планов и предложений (деловое письмо)
• Исполнение решений
• Достижение соглашений
• Отправка и выполнение заказов
• Успешная продажа
• Эффективные собрания
• Предоставление обратной связи сотрудникам и клиентам

Вся организованная деятельность компании зависит от процесса делового общения и вашей коммуникационной стратегии. Это может быть что угодно, от управленческого общения до технического общения с поставщиками.

И как только связь становится нечеткой, основные системы компании рискуют развалиться. Данные показывают, что 60% специалистов по внутренним коммуникациям не измеряют внутренние коммуникации. Потенциальные причины включают незнание того, с чего начать, следующих шагов или того, как рассчитать рентабельность инвестиций.

Повысьте уровень вашего делового общения бесплатно.

Получите ваш рабочий телефон, сообщения, видеовстречи, управление контактами и заметки, интегрированные в ОДНО мощное приложение. БЕСПЛАТНО.

Начало работы

Почему деловое общение важно?

Голосовые решения, такие как VoIP ( Nextiva или другие альтернативы ), скорее всего, приведут к повышению вовлеченности сотрудников. А компании с подключенными сотрудниками на рабочем месте наблюдают всплеск производительности до 25%.

Компании с привлеченным персоналом отмечают рост операционной прибыли на 19,2% за 12-месячный период. Те, у кого низкий показатель вовлеченности, зарабатывают на 32,7% меньше.

Насколько успешнее вы были бы, если бы у вас было больше вовлеченности сотрудников?

И как вы можете обеспечить процесс делового общения, который сделает это возможным?

Типы делового общения

Давайте сначала выделим основные типы общения в типичной организации.

Во-первых, у нас есть внутренний

деловое общение.

Внутреннее деловое общение может быть:

• Восходящее общение: любое сообщение, которое исходит от подчиненного к руководителю. Или от другого человека вверх по организационной иерархии.
• Нисходящая коммуникация/Управленческая коммуникация : все, что исходит от начальника к подчиненному.
• Боковая связь/Техническая связь : внутренняя или межведомственная коммуникация между коллегами

Затем идет внешнее деловое общение .

Внешнее деловое общение — это любые сообщения, которые исходят от вашего офиса и внутренних сотрудников. Это включает в себя работу с клиентами, поставщиками или чем-то еще, что влияет на ваш бренд.

Все общение в этом спектре можно разделить на четыре типа делового общения.

1. Получение и получение инструкций и заданий как вверх, так и вниз. Это включает эффективное делегирование полномочий от одного человека другому. Большинство проблем в бизнесе начинаются с нечетких коммуникаций в этой сфере.
2. Обмен и обсуждение информации, включая обмен информацией на собраниях. Когда в этой области происходит сбой связи, это приводит к тому, что задачи выполняются неправильно или вообще не выполняются.
3. Предоставление отзывов людям, которые подчиняются вам, чтобы они могли лучше выполнять свою работу. Предоставление отличной, действенной обратной связи — ключевой навык для любого человека, занимающего руководящую должность. Невербальное общение и язык тела также играют здесь роль.
4. Встречи и обсуждения для решения проблем и принятия решений. Они считаются одними из самых важных дискуссий для любой организации. Это включает в себя более высокое критическое мышление и лучшие коммуникационные технологии.
5. Связи с общественностью можно даже рассматривать как форму внешней коммуникации. Восприятие общественностью является важным аспектом стратегии деловой коммуникации.

Чем это отличается от услуг деловой связи?

Деловое общение обычно относится к акту общения в вашем бизнесе. С другой стороны, службы делового общения относятся к типам программных решений, которые вы можете использовать для облегчения общения и совместной работы в рамках вашего бизнеса.

Услуги деловой связи включают: 

• Голосовые решения, такие как VoIP
• Программное обеспечение, позволяющее проводить видеовстречи
• Услуги электронной почты
• Программное обеспечение контакт-центра, которое управляет общением с вашими клиентами
• VoIP для малого бизнеса, позволяющая принимать звонки и общаться из любого места 

Какие услуги делового общения нужны моему бизнесу?

Ответ во многом зависит от размера и предпочтений вашего бизнеса. Не существует универсального решения. Одно можно сказать наверняка: вы настроите себя на успех, используя только те услуги делового общения, которые вам нужны и которыми вы действительно будете пользоваться.

Например:

Вам нужен форум, поэтому вы и ваши сотрудники тратите недели на поиск наилучшего решения и его настройку.
Через некоторое время вы узнаете, что никто не использует его, потому что они быстрее получают ответы от своей команды или документов. Ненужное решение стоило вам драгоценного времени и денег.
Или вы устанавливаете качественную систему видеоконференцсвязи, когда на самом деле вам нужна только надежная телефонная система для проведения удаленных совещаний.
Каждый бизнес будет использовать интернет-коммуникации. Однако все другие методы будут зависеть от обстоятельств конкретной компании. Потратьте время, чтобы внимательно рассмотреть ценность каждого из них для вашей уникальной ситуации.

Проблемы, которые может решить эффективное деловое общение

Четкое и эффективное деловое общение имеет решающее значение для команд, сотрудников, менеджеров и руководителей, чтобы выполнять свою работу и выполнять свои обязанности.
Без правильных процессов и инструментов поток информации прерывается, и люди остаются в неведении. Это может привести к серьезным последствиям для компании, от недовольных сотрудников и клиентов до упущенной выгоды.
Прозрачный поток информации является очевидной главной целью процесса делового общения. Но какие более глубокие проблемы решает успешное деловое общение?

1) Перегруженность электронной почтой и отсутствие повседневной продуктивности и ясности

На многих рабочих местах люди просто ошеломлены количеством сообщений, которые они получают за один день. В своей книге Message Not Received Фил Саймон сказал, что в среднем человек получает от 120 до 150 электронных писем в день.
Мы легко теряем или полностью упускаем из виду важную информацию. Имея систему делового общения, компании могут сократить число отвлекающих факторов и создать пространство для идей и размышлений.

2) Горизонтальные и вертикальные коммуникационные бункеры

Часто команды и отделы не обмениваются важной информацией. В других случаях нет простого способа связаться с руководителем отдела, когда есть проблема внутри команды. Эти разрозненности образуются легко и часто незаметно для окружающих, но их легко исправить с помощью плана коммуникации.

3) Плохая коммуникация с удаленными сотрудниками

Удаленная работа никуда не делась. Отчет о состоянии удаленной работы от Buffer показывает, что подавляющее большинство сотрудников хотели бы работать удаленно хотя бы некоторое время.
Они относят совместную работу и общение к трем основным трудностям при удаленной работе, доказывая ценность правильных систем связи.
См. также: Технология удаленной работы: основы удаленной работы

4) Текучесть кадров/Низкая вовлеченность сотрудников

Потеря идеальных людей из вашей организации ставит под угрозу вашу способность обслуживать клиентов. Это также дорого.
Потеря сотрудника может стоить вдвое больше его годовой зарплаты, но когда компании эффективно взаимодействуют друг с другом, они на 50% чаще сообщают об уровне текучести кадров ниже среднего по отрасли.

5) Плохое обслуживание клиентов

Если в организации плохая коммуникация, когда дело доходит до обслуживания клиентов, случаются две вещи. Во-первых, сотрудники, работающие с клиентами, не будут иметь необходимой им информации. Во-вторых, клиенты почувствуют низкий моральный дух сотрудников и получат негативный опыт.
Фактически, одно исследование показало, что улучшение отношения сотрудников влияет на удовлетворенность клиентов, что затем приводит к увеличению доходов.

Каково значение невербального общения в бизнесе?

Невербальное общение охватывает очень многое — от выражения лица до тона в электронном письме. Учитывая, что подавляющее большинство делового общения происходит асинхронно (имеется в виду что угодно, кроме личной встречи один на один) через электронную почту, доски задач по управлению проектами или чаты… почти все наше деловое общение можно считать невербальным. Поэтому невероятно важно работать и над вербальным общением.

Верхний наконечник? Прочтите что-нибудь вслух, прежде чем нажать «отправить». Это хорошая проверка интуиции, чтобы услышать, как воспринимается ваше сообщение.

5 шагов по настройке процесса делового общения

Надежный процесс делового общения необходим для счастья ваших сотрудников и клиентов. В конечном итоге это приводит к финансовой стабильности.
Согласно одному отчету, 29 % сотрудников считают, что их текущие внутренние средства связи не работают.
Вот некоторые из причин, которые они перечислили:

Нерелевантная информация, исключение, нечестность и отсутствие доступа к ключевой информации — это то, с чем, вероятно, сталкивались и ваши сотрудники.
Исследование, проведенное Salesforce, показало, что 86% руководителей, сотрудников и преподавателей считают неэффективное общение причиной неудач на рабочем месте.
Мы больше не можем игнорировать важность командной работы и взаимопонимания, а также их влияние на производительность, вовлеченность и защиту интересов сотрудников.

Вот шаги, которым вы можете следовать, чтобы обеспечить успешный процесс делового общения.

1) Проверьте текущее состояние вашего делового общения и поставьте цели

Независимо от стадии вашего бизнеса, вам нужен план делового общения.
Тем не менее, вы сделаете его наиболее полезным, если сосредоточитесь на областях, которые нуждаются в наибольшем улучшении прямо сейчас, и проложите свой путь ко всем остальным областям позже.
Например, это могут быть некоторые из причин, по которым ваше общение требует пересмотра:

• Низкая удовлетворенность сотрудников или высокая текучесть кадров
• Более низкие, чем ожидалось, результаты по компании
• Быстрый рост, который приводит к потере информации
• Отсутствие информационной прозрачности из-за удаленной работы

Вы можете столкнуться с несколькими из них или совершенно другим сценарием. Определите его и поставьте цели для вашего процесса делового общения на его основе. Например, ваши цели могут включать:

• Определенную текучесть кадров или уровень удовлетворенности
• Уровень удовлетворенности клиентов
• Количество завершенных проектов
• Количество взаимодействий между отделами

…и многое другое.

2) Определите основные группы в вашей организации и их отношения друг с другом

Изучите структуру вашей организации и всех групп, участвующих в ее функционировании.
Обратите внимание на каждую группу, для работы которой требуется информация. Сюда должны входить:

• Горизонтальная классификация , т. е. отделы (эксплуатация, маркетинг, дизайн, управление персоналом, продажи, поддержка клиентов, финансы и т. д.)
• Вертикальная классификация : специалисты в командах, руководители групп, руководители отделов, руководители
• Внешние группы : клиенты, поставщики, партнеры и т. д.

Отсюда, учитывая работу, которую они выполняют на постоянной основе, и ожидаемые от них результаты. Наметьте, как им нужно общаться, чтобы их работа была выполнена.
В зависимости от размера вашей компании это может оказаться сложной задачей, поэтому выделите себе достаточно времени. Вот некоторые из основных вопросов, на которые нужно ответить:

• Какие команды и люди должны общаться с кем ежедневно? А как насчет еженедельно, раз в две недели и ежемесячно?
• Какое общение происходит только при продолжающемся кризисе ?
• Как менеджеры и руководители групп поддерживают прогресс в своих отделах? Как работает отчетность?
• Существует ли библиотека знаний, которая может сократить количество ненужных встреч и разговоров?
• Какие проекты и процессы требуют утверждения другими людьми в компании? Как запрашиваются и облегчаются утверждения?

Как минимум, эти ответы должны дать вам представление о необходимом количестве электронных писем, сообщений, звонков, встреч и документов, чтобы все произошло в установленные сроки.

3) Определите методы связи

Затем выберите методы связи, которые соответствуют целям вашего делового общения, а также взаимодействию между основными группами в вашей компании.
Просмотрите список методов связи, которые мы обсуждали ранее, и убедитесь, что вы добавили любой из них, уникальный для вашей компании:

• Связь через Интернет
• Телефонные встречи
• Видеоконференцсвязь
• Личные встречи
• Отчеты и официальные документы
• Презентации
• Форумы и часто задаваемые вопросы
• Опросы
• Деятельность по управлению клиентами

Что из перечисленного необходимо для достижения целей вашей организации? Что является необязательным и может вызвать сопротивление при принятии? Какие из них создают риск добавления слишком большого количества инструментов и должны быть упрощены?
Будьте реалистичны в своих конкретных потребностях.
Например, стартап из пяти человек, где все работают в одном офисе, скорее всего, сосредоточится на:

• Связь через Интернет
• Личные встречи
• Управление клиентами

Полностью удаленная компания из 50 человек инвестирует больше ресурсов в:

• Телефонные и видеоконференции
• Документ организации, чтобы иметь возможность тщательно отслеживать свои процессы

Крупное глобальное предприятие, вероятно, будет использовать все перечисленные методы связи и для многих из них будут созданы специальные группы.

4) Выбирайте правильные инструменты

Не существует справочника, определяющего, какие инструменты лучше всего подходят для каждой цели.
Gmail и Outlook. Google Диск против Dropbox. Slack против чата Nextiva.
Битвы продолжаются, но ваш выбор полностью зависит от вас и вашей рабочей силы.
Хотя мы не можем дать вам список программных инструментов и оставить вас в покое, мы можем поделиться этими советами, когда дело доходит до выбора правильных инструментов:

• Используйте облачное хранилище для хранения важных документов и других данных. Включите автоматическую синхронизацию и резервное копирование, чтобы избежать человеческих ошибок и забывания вручную сохранить в него информацию.
• Используйте единую платформу для электронной почты и календарей.
• Используйте единый инструмент для обмена сообщениями в чате. Например, если некоторые люди используют Slack и другие Hangouts в своем Gmail, это создаст трения и затруднит общение.
• Внедрите простую в использовании и надежную телефонную систему VoIP , если многие из ваших совещаний проходят удаленно.
• Разработайте бренд и редакционные правила, в которых подробно описывается тон голоса и использование элементов бренда. Таким образом, вся коммуникация унифицирована, внутренняя и внешняя.

5) Задокументируйте процесс

Наконец, запишите все, что вы делаете во время этой настройки, и превратите его в общий документ, видимый для всей организации.
Таким образом, каждый сотрудник может обратиться к специально разработанному плану коммуникации и принять решение о наилучших действиях в ситуации, в которой он находится.
Этот документ также поможет новым сотрудникам легко освоить все инструменты и передовые методы коммуникации.
Вы можете создать повторяющееся напоминание в календаре для себя и своей команды о повторном просмотре документа раз в квартал. Таким образом, вы убедитесь, что план по-прежнему служит своей цели, и при необходимости обновите его.

Каналы делового общения

Деловое общение происходит в устной или письменной форме.

Общение осуществляется во многих формах — устно или письменно, лично или дистанционно, но оно имеет решающее значение для счастья ваших сотрудников на рабочем месте.

Ни один из этих вариантов не является лучше или хуже для вашей компании сам по себе и полностью зависит от контекста.

Письменная коммуникация отлично подходит для хранения документального следа принятых решений и действий, а также для составления стратегий и планов. Вербальное взаимодействие обеспечивает мгновенное генерирование идей и более открытый поток мыслей.

Это методы делового общения, применимые к некоторым или всем вышеперечисленным сценариям:

1) Общение через Интернет

Сюда входят повседневные каналы связи, такие как электронная почта и приложения для обмена мгновенными сообщениями (такие как Slack, Hangouts или даже Nextiva Чат).

Преимущества электронной почты и сообщений заключаются в возможности вести частные беседы в загруженном офисе, а также делиться сообщениями со многими людьми — от нескольких до сотен — одновременно.

2) Совещания по телефону

Телефоны устранили барьер местоположения для проведения продуктивных и динамичных совещаний. Это позволяет лучше обмениваться идеями благодаря невербальному общению (тону голоса) по сравнению с письменным общением. Облачные телефонные системы могут ускорить адаптацию и общее командное сотрудничество.

3) Видеоконференции

Отличные системы видеоконференций позволяют людям в удаленных местах проводить встречи, максимально приближенные к личным встречам. Они поднимают телефонные встречи на один уровень выше.

4) Личные встречи

Личные встречи могут помочь бизнесу быстро продвигать идеи. Исследования показывают, что личные встречи генерируют больше идей, чем виртуальные встречи.

Тем не менее, для проведения эффективных совещаний необходимо иметь надежную повестку дня. 46% сотрудников редко или никогда не уходят с совещаний, зная, что они должны делать дальше.

5) Отчеты и официальные документы

Документирование деятельности, влияющей на других людей и отделы, является важной частью хорошо отлаженной системы делового общения.
Возможность сослаться на письменный документ в любой момент снижает вероятность путаницы или разногласий и обеспечивает дополнительную ясность в общении.

6) Презентации

Презентации, сопровождаемые отчетами и презентациями PowerPoint, часто являются способом проведения встреч с большими группами.

Они отлично подходят для обмена новыми идеями таким образом, чтобы оставить место для вопросов и любых разъяснений.

7) Форумы и ответы на часто задаваемые вопросы

Внутренняя область для сотрудников, где они могут просматривать часто задаваемые вопросы по различным темам отдела и задавать новые вопросы, которые сделают их более продуктивными и актуальными по вопросу.

8) Опросы

Как внутренние опросы, так и опросы клиентов являются идеальным способом сбора отзывов и оценок по важным темам. Опросы способствуют здоровому циклу улучшений, поддерживаемых обратной связью, и открывают канал связи между всеми уровнями внутри организации.

9) Деятельность по управлению клиентами

Сюда может входить любая деятельность по работе с клиентами. Примеры включают поддержку в чате, системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), процессы адаптации клиентов, отзывы клиентов и многое другое.

Успех вашей компании начинается с коммуникации

Плохая коммуникация несет в себе слишком много рисков для организации, чтобы их можно было учесть.

Хорошая коммуникация, однако, дает возможность для выдающегося взаимодействия сотрудников и клиентов. Это создает ясность, более значительные результаты и рост доходов и прибыли.

Полезное руководство: Что такое VoIP-телефон и как он работает?

Если у вас есть система делового общения или вы еще не установили ее, не забудьте:

• Установите и пересмотрите свои коммуникационные цели как компании на основе текущего состояния коммуникации в вашей компании
• Определите всех, кто участвует в процессах, которые заставляют вашу компанию выполнять свою работу изо дня в день
• Проанализируйте их потребности в общении друг с другом и определите методы, которые делают возможным поток информации
• Ищите наиболее подходящие инструменты и платформы, которые позволят использовать указанные вами методы
• Прозрачный доступ к этой настройке для всей организации

В результате вы увидите счастливых, продуктивных людей, которым интересно работать над проектами и добиваться значимых результатов на благо всех участников.

Готовы улучшить деловое общение?

Платформа для деловых коммуникаций Nextiva организует общение вашей команды, объединяя все это на единой платформе. Больше не нужно метаться в поисках того, что вам нужно, и больше не нужно нервно переключаться между экранами. Здесь все на одной платформе. Этот инструмент упрощает вашу работу и помогает свести все ваши сообщения в единое представление.

Поговорите со специалистом сегодня по номеру , чтобы узнать, как мы можем упростить ваше деловое общение.

Повысьте уровень своего делового общения бесплатно.

Получите ваш рабочий телефон, сообщения, видеовстречи, управление контактами и заметки, интегрированные в ОДНО мощное приложение. БЕСПЛАТНО.

Начало работы

Что такое деловое общение? Определение

Деловое общение — это процесс обмена информацией между людьми на рабочем месте и за пределами компании.
Эффективное деловое общение — это то, как сотрудники и руководство взаимодействуют для достижения целей организации. Его цель — улучшить организационную практику и уменьшить количество ошибок. Важно работать как над своими коммуникативными навыками, так и над коммуникативными процессами, чтобы добиться эффективного делового общения.

Важность коммуникации в управлении бизнесом | Малый бизнес

Миранда Морли Обновлено 4 января 2022 г.

Квалифицированные бизнес-менеджеры должны уметь планировать, организовывать, делегировать работу, выдвигать новые идеи и оценивать успехи и неудачи в бизнесе. Чтобы иметь возможность делать что-либо из этого успешно, бизнес-менеджер должен уметь общаться. По данным Американской психологической ассоциации, или APA, общение имеет решающее значение для успеха программ и политик на рабочем месте. Понимание роли коммуникаций в управлении может повысить шансы на успех программ или областей, которыми они управляют.

Типы общения

Согласно APA, важность коммуникативных навыков в управлении бизнесом проявляется двумя способами: общение сверху вниз и общение снизу вверх. Руководители должны иметь возможность четко доводить политику, процедуры и инструкции до своих сотрудников; однако они также должны иметь возможность слушать сообщения сотрудников и вносить изменения в зависимости от проблем, с которыми сталкиваются сотрудники.

Бизнес-менеджеры также должны иметь возможность общаться, используя ряд различных стратегий, в том числе в больших группах, лицом к лицу, онлайн и в письменной форме. Кроме того, бизнес-менеджеры должны указать сотрудникам наиболее подходящие способы общения друг с другом, такие как правильный тон и длина электронного письма.

Частота общения

Менеджеры должны не только быть хорошими коммуникаторами, им также необходимо часто общаться со своими сотрудниками, чтобы быть в курсе изменений и оценивать новые программы и политики. Бизнес-менеджерам необходимо создавать регулярные возможности для общения через онлайн-форумы, ящики для комментариев, индивидуальные встречи с сотрудниками или групповые обсуждения с конкретными комитетами.

Кроме того, на веб-сайте Management Skills Advisor говорится, что у менеджеров есть «политика открытых дверей», согласно которой они поощряют сотрудников, которым необходимо общаться с ними, делать это чаще. Полезные способы информирования сотрудников о новых разработках включают еженедельные электронные информационные бюллетени и регулярные собрания команды по установленному расписанию.

Аудитория для общения

Важно, чтобы менеджеры четко понимали, какие темы и каким людям в организации необходимо сообщить. Сокрытие информации, которую должна знать вся организация, может нанести ущерб успеху этой организации. Например, если новая политика влияет на экспедиторов, но также влияет и на количество дней, в которые помощники руководителей могут связываться с экспедиторами, эти группы и те, кто с ними связан, должны знать о политике.

Кроме того, даже если всей организации не нужно знать информацию, но знание информации поможет организации добиться успеха, менеджер должен знать, когда сообщать эту информацию. Например, если информация о недавней награде может мотивировать работников, менеджер должен поделиться новостями об этой награде.

Коммуникативные качества

Коммуникативные качества успешных бизнес-менеджеров включают способность хорошо слушать идеи других и реагировать на них надлежащим образом и четко. Бизнес-менеджеры должны быть в состоянии дать краткие указания и четко сформулировать политику, последствия и ожидания. Эффективные менеджеры используют свои коммуникативные навыки, чтобы наставлять, поощрять и вдохновлять отдельных людей и команды.

Менеджеры также должны понимать как вербальную, так и невербальную коммуникацию, а также сообщения, которые они отправляют. Университет Фримонт предполагает, что более 60 процентов общения осуществляется невербально. Примеры сигналов языка тела включают кивание головой, крепкое рукопожатие, поджатые губы, скрещенные руки и скучающие выражения. Наконец, бизнес-менеджеры должны уметь хорошо общаться в чрезвычайных ситуациях или в далеко не идеальных ситуациях; они также должны знать, как тактично сообщать плохие новости, например, об увольнении.