Этикет общение: Этикет делового общения. Совокупность простых правил

Содержание

Этикет делового общения. Совокупность простых правил

Взаимодействие людей, в том числе и деловое, в различных ситуациях издавна регулировалось и упорядочивалось нормами и правилами этикета. Этикет – это совокупность правил поведения, регулирующих внешнее проявления человеческих взаимоотношений (обхождение с окружающими, формы общения и приветствия, поведение в общественных местах, манеры и одежда). А деловой этикет регламентирует поведение, связанное с выполнением людьми своих служебных обязанностей. «Коммуникации – это ключ к успеху!» – считает Жанна Русецкая, психолог, имидж-аналитик, консультант по вопросам «первого впечатления», поведенческих проявлений и внешнего вида человека.

Основные предписания

Тактика делового общения выстраивается на нескольких довольно простых правилах.

Слово нашим экспертам:

Елена Рахимуллина, доктор психологических наук, доцент кафедры психологии Педагогического университета, специалист по деловому этикету и протоколу,

выделяет следующие правила, которых необходимо придерживаться при общении в деловых кругах.

«Первое. Необходимо всегда и для любой ситуации иметь в запасе несколько вариантов поседения, которыми можно воспользоваться.

Второе. Чего бы это ни стоило, необходимо избегать любых конфликтов и конфронтации с вашими партнерами. В бизнес-отношениях вполне допускается наличие тех или иных расхождений, споров по тем или иным вопросам, однако это не должно быть поводом для конфликта. Умейте находить вежливые, но твердые аргументы, которые заставят собеседника прислушаться к вам и принять вашу точку зрения, но ни в коем случае не настроят его против вас. И уж тем более ни в коем случае не допускайте, чтобы противостояние по вопросам бизнеса переросло в личную неприязнь.

Третье простое правило заключается в умелом использовании механизмов психологического воздействия, таких как доверие, симпатия, привязанность, уважение и манеры.

При этом под привязанностью понимают привыкание людей друг к другу, которое может сложиться за годы совместной работы. Эти добрые взаимоотношения нужно стараться поддерживать, так как их разрыв может быть достаточно болезненным.

Симпатия есть не что иное, как эмоциональная расположенность, направленное влечение к кому-либо. В коллективе, в котором ярко проявляются симпатии, создается необычайно теплый психологический фон, а следовательно, и комфортность отношений, в которых нет места конфликтам.

Если привязанность и симпатия являются неосознанной (эмоциональной) ориентацией на кого-то, то доверие выступает как вера в конкретного человека (партнера) или в какие-то его качества. Доверие – это сгусток чувств и оценочного отношения (подсознательного и сознательного). Надежность отношений напрямую зависит от баланса доверия, которое сложилось между партнерами.

Уважение – это добровольное признание личности, занимаемого ею статуса. Претензия на уважение должна быть подкреплена наличием незаурядных достоинств у того, кто его добивается.

Манеры – это то, что делает человека таким, каким его признают люди и партнеры. Пожалуй, именно в манерах ярче всего находит отражение тот образ, который человек стремится создать, воссоздается его имидж и зрительно проявляются те качества, которым дают оценку окружающие его люди. Манеры доступны визуальному восприятию, а позитивные манеры способствуют достижению поставленных перед собой целей.

Великий русский актер, основоположник русского реалистического театра Михаил Семенович Щепкин сказал: «Успех манер общения объясняется тем, что благодаря им человек становится тем, кого признают люди. Конечно, многое зависит от природного дарования. Однако решающим образом эффект манер определяет специальная тренированность».

Основные составляющие хороших манер:

Первым начинает разговор инициатор встречи.
Умение слушать и слышать, о чем говорит ваш собеседник, не перебивать его, даже если то, что он говорит, – неверно, — важнейшее качество бизнесмена с хорошими манерами. Вы успеете выразить свою точку зрения на вопрос, когда он договорит до конца и настанет ваша очередь.
Если собеседник не прав, и вы придерживаетесь другой точки зрения, это не должно прозвучать как обвинение в неправоте. Выбирайте мягкие выражения, как то: «Я внимательно выслушал все, что вы говорили, и согласен с вами по многим пунктам, однако хотел бы заметить следующее…» и т.п. Вы добьетесь большего, если дадите собеседнику понять, что именно его рассуждения натолкнули вас на те или иные мысли. Особенно если ваш партнер старше вас, ведь, умудренный опытом, он может счесть ваши «здравые современные мысли» не чем иным, как ребячеством.
Избегайте проявлений феминизма и шовинизма, если речь идет о разнополых партнерах. Дайте партнеру понять, что видите в нем равного, несмотря на гендерные различия.
Следите за мимикой и жестами. Не стоит со скучающим видом смотреть в окно, когда собеседник рассказывает о чем-то, что вас не слишком интересует. Проявив неподдельный интерес к здоровью его собаки и школьных успехах ребенка, можно подчас заключить более выгодную сделку, чем если блеснуть безупречным знанием основ бизнеса. Радость также выражайте искренне, но без излишней экспрессии. Улыбайтесь открыто, но смеяться в голос не обязательно.
Возьмите на вооружение любезности и комплименты. Однако их использование требует известного такта и чувства меры; при этом не допустимы лесть и тем более подхалимаж. Комплимент удовлетворяет важнейшую психологическую потребность человека в положительных эмоциях. Необходимо чувствовать своего партнера по общению, и умело сделанный комплимент поможет вам расположить его к себе.
Если переговоры происходят за обедом или ужином, ограничьтесь легкими в употреблении блюдами. Некоторые специалисты не рекомендуют заказывать еду, которую нужно есть руками, как, например, курица или некоторые виды блинов, еду с резким запахом, целую рыбу, в мякоти которой могут попадаться кости. Также ограничьтесь минеральной водой и безалкогольными напитками. Употребление спиртного расслабляет, и можно не только наговорить лишнего, но и под влиянием алкоголя утратить часть хороших манер.

Советует Жанна Русецкая, психолог, имидж-аналитик, консультант по вопросам «первого впечатления», поведенческих проявлений и внешнего вида человека:

«Образно одно из правил делового этикета можно обозначить крылатой фразой: «Точность – вежливость королей». Делайте все вовремя. Не опаздывайте, выполняйте свои обещания.

Второе правило тоже довольно образно звучит: держите язык за зубами. Есть некие корпоративные секреты, есть какие-то случайно или не случайно услышанные секреты партнеров и клиентов, которые независимо от связывающих вас отношений стоит хранить. Не стоит торопиться делиться хорошими или плохими новостями. Это, скорее, дипломатическое правило, но оно вполне применимо к деловому этикету.

Третье правило – это любезность, доброжелательность, приветливость на любом партнерском уровне. Даже если это самый мелкий и незначительный клиент.

Еще одно правило – думайте не только о себе, но и о других. Нужно уметь выявить потребности и интересы человека, с которым вы находитесь в деловом контакте. Чтобы добиться успеха в переговорах, надо выяснить, что нужно вашему клиенту, и выстраивать коммуникации таким образом, чтобы задействовать потребности по максимуму. Кроме того, в процессе общения с партнером нужно все-таки концентрировать внимание на его интересах и потребностях, а не уходить в себя и раздумывать о чем-то своем. Это очень мешает качественным коммуникациям. Умейте услышать альтернативные точки зрения – не отвергайте предложенное, а умейте рассмотреть это и скорректировать свою точку зрения.

И, пожалуй, одно из главных правил в деловом этикете – говорить правильным хорошим языком».

Представления и приветствия: кто первый?

Ели разбирать этикет делового общения более подробно, становится понятно, что он состоит словно бы из невидимых глазу тончайших нитей, которые, сплетаясь между собой, образуют паутину, уютным коконом опутывающую вашего партнера и располагающую его к вам. Одной и таких тонких нитей является этикет приветствий и представлений. Это своего рода совокупность правил межличностного взаимодействия, касающихся внешних проявлений отношения к людям.

В современном деловом этикете выработаны и довольно жестко регламентированы правила, касающиеся деловых знакомств и приветствий, в зависимости от пола, возраста и должности людей, а также от того, находятся они в группе или в одиночку. Вежливость, достоинство, естественность и тактичность – на этих четырех китах покоятся основы тактики этих взаимоотношений.

Рассказывает Елена Рахимуллина: «На приветствие в любой ситуации возложена функция демонстрации вашей расположенности и доброжелательности. Причем независимо от вашего настроения и личных чувств к этому человеку. Превалирование делового над личным вообще является альфой и омегой деловых взаимоотношений, ведь отношения между людьми могут сложиться разные, но на деле это не должно сказываться».

Специфика приветствия и представления при знакомстве выражается главным образом в том, кто обладает правом или обязан быть первым в указанных действиях.

Правила приветствия в различных ситуациях:

Для приветствия лучше всего пользоваться традиционным официальным «здравствуйте!» или более теплыми словами «доброе утро!» (до 12.00 часов), «добрый день!» (до 18.00), «добрый вечер!» (после 18.00).

Кроме того:

— Мужчина первым приветствует женщину. Такое правило сложилось в континентальной Европе. В англосаксонских же странах женщина здоровается первой, как бы разрешая улыбкой мужчине поприветствовать ее.

— Младший по возрасту должен первым приветствовать старшего.

— Младшая по возрасту женщина должна первой приветствовать старшую и мужчину, который намного старше ее.

— Проходящий первым приветствует стоящего.

— Тот, кто сидит в машине, первым приветствует того, кто идет по улице.

— Опаздывающий приветствует ожидающего, даже в том случае, когда опоздавший – женщина.

— Входящий приветствует находящихся в помещении.

— Если в группе встретившихся коллег мужчина знает только одного из них, то в первую очередь он должен поздороваться со знакомым, независимо от того, есть или в его окружении женщины или люди преклонного возраста.

— Если вы заходите в комнату, где находится много людей, не следует здороваться с каждым в отдельности, следует сказать общее «здравствуйте!»

— Если женщина вошла в помещение, мужчины должны, здороваясь, встать.

— Мужчина головной убор снимает первым, а надевает последним.

— Сидящая женщина, здороваясь с мужчиной, не встает, а здороваясь с женщиной, встает. Женщина приветствует вставанием входящего мужчину, если он выше по должности или значительно старше по возрасту.

— Рукопожатие – традиционный жест-приветствие. Следует помнить, что принятое в России и на Западе рукопожатие при встрече мужчины и женщины в мусульманских странах совершенно неуместно. Также не принято обмениваться рукопожатием у народов Юго-Западной Азии. Учтите, что западноевропейские и американские деловые партнеры терпеть не могут вялых рукопожатий.

Существуют определенные правила этикета при рукопожатии:

— Первыми подают руку старшие младшим, а не наоборот.

— Среди ровесников первыми подают руку женщины мужчинам. Если женщина не подала руки, можно обойтись без рукопожатия.

— Женщины не протягивают руку людям намного старше себя или выше по служебному положению.

— Перед рукопожатием мужчина должен обязательно снять перчатку. Женщине это делать необязательно, только в знак особого уважения.

— Не принято обмениваться рукопожатиями в таких местах как туалетная комната, общественный транспорт.

— Подавать руку нужно в последний момент, когда подходите здороваться, а не идти с протянутой рукой навстречу человеку.

В основе бизнес-представлений лежат правила светского этикета. Согласно ему, представляя кого-либо, следует назвать его имя, фамилию, должность, организацию, в которой он работает. Чтобы иметь право кого-либо представить кому-либо, представляющий обязан быть знаком с обеими сторонами.

При этом представляют:

— мужчину — женщине;

— младшего по возрасту – старшему по возрасту;

— имеющего более низкий должностной статус – имеющему более высокий должностной статус;

— одного сотрудника – группе сотрудников.

При представлении используйте такие фразы, как: «Позвольте представить вам…» или «Разрешите познакомить вас…»

Если вас представляют группе людей, слегка поклонитесь всему обществу.

Во время представления нужно показать своим поведением, что все ваше внимание сосредоточено на человеке, с которым вас знакомят. Традиционным вполне корректным ответом является «здравствуйте» с добавлением имени нового знакомого.

Правила приветствия, представления и рукопожатия в различных ситуациях – знаком «+» обозначен первый из сотрудников, производящий действие в рассматриваемой ситуации.

Ситуация или вариант встречи сотрудников	Должен быть первым при:
	приветствии	рукопожатии	представлении
мужчина женщина	+	+	+
старший по возрасту младший по возрасту	+	+	+
старший по должности младший по должности	+	+	+
проходящий мимо группы стоящий в группе	+	+	+
входящий в комнату находящийся в комнате	+	+ +	+
обгоняющий идущего идущий	+
руководитель делегации, входящей в комнату руководитель делегации, находящейся в комнате	+	+	+

Вербальный этикет

Кроме этикета процедуры знакомства и приветствия существуют еще и правила вербального этикета, связанного со стилем речи, принятым в общении деловых людей.

Так, к примеру, к женщинам и мужчинам в мире бизнеса принято обращаться «дамы» и «господа».

При приветствии и прощании, кроме слов «здравствуйте», «добрый день» и «до свидания», желательно присоединение имени и отчества собеседника, особенно если он занимает по отношению к вам подчиненное положение.

Если позволяют условия и время беседы, возможен обмен нейтральными фразами: «Как дела?» – «Спасибо, нормально. Надеюсь, что и у вас все обстоит хорошо». – «Спасибо, да».

Допускается применение психологических приемов, таких как, например, формы напутствия и краткой оценки общения. Это словесные обороты типа: «Удачи вам», «Желаю успеха», «Приятно было встретиться».

Визитные карточки

Этот небольшой кусок картона играет важную роль в современном деловом этикете, как выполняя представительскую функцию, так и помогая установить тесные деловые взаимосвязи.

Наиболее распространены следующие виды визиток:

1. Представительская визитная карточка – для специальных и представительских целей, на которой указывают: ФИО, полное название фирмы, должность, но не проставляют координаты – адрес и телефон. Такую визитную карточку вручают при знакомстве. Отсутствие адреса и телефона указывает на то, что владелец карточки не намерен продолжать контакт с собеседником.

2. Стандартная деловая карточка, на которой указывают: ФИО, полное название фирмы, должность, служебный телефон (телефакс). Она вручается для установления тесных взаимосвязей. Номер домашнего телефона указывают лишь представители творческих профессий. Данный вид карточки используется только в служебных целях.

3. Карточка организации (фирмы), на которой указывают адрес, телефон, факс и т.п. С такой карточкой отправляют поздравления, подарки, цветы, сувениры по случаю знаменательных дат. Ее также вручают потенциальным клиентам и всем интересующимся на выставках, она может быть карточкой и для клиентов, например, магазина.

Обмен визитными карточками – обязательный атрибут первой личной встречи с деловыми партнерами. Здесь также существует ряд правил:

1. При знакомстве первым визитную карточку вручает младший по должности старшему, при равенстве социальных статусов и в неофициальном общении младший по возрасту первым вручает старшему.

2. При вручении визитной карточки произносят вслух свою фамилию, при получении – фамилию вручающего. Это делается во избежание неправильного произношения.

3. Рекомендуется всегда иметь при себе не менее десяти своих визитных карточек. Наличие визитной карточки у сотрудников фирмы помогает общению с партнерами в соответствии с общепринятыми международными нормами делового этикета.

Визитные карточки печатаются на плотной мелованной бумаге. Классическим вариантом считается визитная карточка белого цвета со строгим черным шрифтом, однако можно использовать практически любой дизайн в зависимости от вашей фантазии и потребностей. Следите, однако, чтобы шрифт на карточке был хорошо читаем, и чтобы она не была перегружена различными графическими элементами.

Деловая переписка

Один из важнейших разделов делового этикета – переписка. Она может быть как живой, с использованием бумаги, так и с помощью электронной почты.

Светлана Бестужева-Лада, кандидат исторических наук, социопсихолог, советует обратить внимание на следующие общепринятые правила живой деловой переписки:

1. Используйте фирменный бланк вашей компании с указанием ее названия, эмблемы и реквизитов.

2. Страницы делового письма нумеруются арабскими цифрами (кроме первой).

3. Отступ слева должен быть не менее двух сантиметров.

4. Не используйте переносы.

5. Начинайте каждый абзац с красной строки.

6. В правом верхнем углу под адресом организации, отправляющей письмо, ставится дата его отправления. В международной переписке дату следует писать следующим образом: 30 апреля 2011 года; в нашей стране принято писать – 30.04.2011 или 30.4.2011.

7. Адрес получателя пишется дважды: на конверте с правой стороны внизу и в левом верхнем углу письма.

8. В международной переписке сначала пишут кому, а затем куда.

9. Фамилию адресата необходимо писать с инициалами, причем инициалы пишутся перед фамилией. Перед инициалами лучше всего поставить вежливое обращение «Г-ну», «Г-же» или «Г-дам».

10. При написании на конверте фамилии вашего адресата укажите его должность.

11. Если вы направляете письмо кому-либо лично и не хотите, чтобы его вскрыли в отсутствие адресата, после фамилии адресата напишите: «лично», «private», «personal», «confidential».

12. Для отправки письма может быть использован стандартный конверт, но если ваша фирма достаточно крупная, то будет разумным выпустить конверт с логотипом вашей компании. Фирменные конверты, безусловно, поднимут престиж вашего предприятия в глазах любого партнера.

13. В российской практике после вступительного обращения ставится восклицательной знак, в международной – запятая.

14. Первое письмо к какому-либо партнеру следует начинать с представления своей фирмы. Можно послать буклет, в котором подробно рассказывается о компании. Единственное условие – он не должен быть громоздким.

15. Если вы пишете не первое письмо вашему партнеру, то его следует начать с вежливой ссылки на последнее полученное от него письмо.

16. Наиболее приемлемая структура делового письма – это две части. В первой части излагаются мотивы, послужившие поводом для составления письма, во второй части – предложения, решения, распоряжения и просьбы. Текст для лучшего восприятия разбивается на абзацы.

17. Подпись ставится на правой стороне листа под заключительной формой вежливости. Фамилия отправителя печатается под его личной подписью.

Переписка по электронной почте имеет свои нюансы, однако в целом они совпадают с правилами обычной деловой переписки.

В случае если переписка осуществляется по электронной почте, бланк компании использовать не обязательно (хотя некоторые почтовые программы допускают создание собственного дизайна письма). Подпись в электронном письме ставится в левом нижнем углу, все реквизиты компании и ваши личные указываются там же. Остальные правила применимы как к живым письмам, так и к электронным.

Желательно не писать длинных электронных писем, так как, во-первых, не всем удобно их читать с монитора, а во-вторых, дочитав такое письмо до конца, адресат, как правило, забывает, что было в начале.

«В обмене письмами посредством электронной почты самое важной правило – соблюдение норм и правил литературного языка, – говорит Жанна Русецкая. – Если люди в бизнесе прежнего поколения не очень хорошо умели выражать свои мысли посредством хорошей стилистики, то у молодежи нового поколения проблема в том, что идет использование компьютерного общения – сленг и неразвернутость речь – в обычном общении и деловой переписке. И то и другое недопустимо.

Что касается правил деловой официальной переписки, то они довольно четко регламентированы. Первая часть письма включает в себя обращение к адресату с указанием его официального титула, если таковой имеется, либо обращение «Уважаемый господин, госпожа» и т.п. с указанием полного имени-отчества адресата. Вторая часть – непосредственно само послание. И третья – комплимент, выражение уважения или благодарности, либо что-нибудь из области «приятного общения». Если накануне того, как вы пишете письмо, у вас была встреча с адресатом, в переписке необходимо в обязательном порядке за нее поблагодарить».

Таким образом, можно сказать, что требования, предъявляемые к тактике делового общения, вполне осмысленны и при умелом их использовании человеку легче будет достичь поставленных перед ним целей. Однако необходимо помнить и о том, что эти требования нельзя рассматривать изолированно друг от друга, отдавая предпочтение одному и игнорируя остальные.

HABИГATOP ЮBEЛИPHOЙ TOPГOBЛИ 04’2011

как правильно общаться в сети? – статья – Корпорация Российский учебник (издательство Дрофа – Вентана)

Ольга Лукинова уже несколько лет преподает в РАНХиГС дисциплину цифровые коммуникации и социальные медиа. А еще она стала автором книги и телеграм-канала «Цифровой этикет»

Тема цифрового этикета очень востребована для большинства людей, которые коммуницируют через онлайн-пространство с другими. Возможно, некоторые вещи в этом материале покажутся очевидными — это означает, что вы соблюдаете этикет, в том числе и цифровой, и придерживаетесь определенных норм поведения в сети. Но все же здесь вы наверняка найдете информацию, которую стоит взять на вооружение.

«Этикет позволяет нам не делать выбор каждую секунду, а действовать по накатанной и точно осознавать, что это будет одобряемым поведением».

Этикет миллениалов

Британцы провели исследование и спросили у людей, что, по их мнению, является самым грубым нарушением этикета.

1. мусорить — 72%
2. слушать музыку слишком громко — 56%
3. слишком громко разговаривать в транспорте — 53%
4. пользоваться телефоном за обеденным столом — 52%
5. читать чужие сообщения — 50%
6. занимать слишком много места в переполненном транспорте — 49%
7. смотреть в телефон, а не на собеседника — 47%
8. разговаривать с кем-то, не вынимая наушников — 42%
9. заварить себе чай и не предложить присутствующим — 36%
10. листать чей-то фотоальбом в сети без спроса — 33%

Как минимум 5 из 10 пунктов связаны с нашим цифровым поведением.

«Наше цифровое поведение имеет значение. То, как мы себя ведем в виртуальном пространстве, становится частью нашей идентичности».

И, конечно, когда мы говорим о цифровом поведении, нужно обязательно упомянуть две вещи:

Цифровой этикет.
Правила корректного, удобного и эффективного взаимодействия в цифровом пространстве.

Принципы цифрового этикета

Изображение: Woman photo created by rawpixel.com — www.freepik.com

Демонстрация позитивного отношения

Этот принцип пришел в цифровой этикет из повседневного этикета. Важно продемонстрировать, что я отношусь к людям хорошо. Поэтому я поставлю лайк знакомому, если увижу симпатичное фото в соцсетях, прореагирую на пост, который вызвал у меня внутренний отклик. Точно так же как при встрече с кем-то знакомым на улице — я поприветствую этого человека.

Субординация

Многим кажется, что интернет-пространство стирает грани и позволяет вести себя панибратски. Но цифровая среда неотделима от обычной жизни, поэтому субординация переносится и в цифровое пространство.

Симметрия

Когда мы начинаем общаться в цифровом пространстве, мы можем ориентироваться на то, как делает это наш собеседник. Если кто-то отправляет вам голосовые сообщения, стикеры, эмодзи, вы можете делать то же самое. Аналогично и со встречами в Zoom — обычно все договариваются, что встреча проходит со включенными, или, наоборот, выключенными камерами. Если же у одного из собеседников камера не работает, или ему просто не хочется демонстрировать себя сегодня, то он должен предупредить остальных.

Соблюдение личных границ

Как и в повседневном этикете, соблюдение личных границ очень важно. Не подходить к человеку слишком близко, не держать его за рукав, не хватать руками еду из его тарелки. Этикет позволяет нам чувствовать себя в безопасности. Границы есть и цифровые. Это приватное пространство, которое важно уважать. Не надо, например, писать людям по ночам, не надо заходить на страницы в соцсетях и писать людям то, что сами они не хотели бы афишировать: «Ну что, ты уже развелась со своим?» или «Ты уже уволилась с этой дурацкой работы?».

Удобство и экономия ресурсов

Когда мы начинаем с кем-то общаться, мы должны подумать, как лучше сейчас коммуницировать с человеком и сэкономить время — свое и собеседника: позвонить, написать в мессенджер, записать голосовое сообщение, или отправить письмо по почте. Скажем, если это какая-то подробная инструкция со множеством файлов, ссылок и прочих вложений, то лучше отправить письмо по электронной почте — там слишком много детальной информации. А если вы пытаетесь объяснить проблему, например, связанную с машиной, то быстрее всего это сделать в голосовых сообщениях.

Традиция

Обычный этикет складывался на протяжении трех веков. И теперь мы не задумываемся, почему надо держать вилку в левой руке, а нож — в правой. А цифровой этикет складывается последние 26 лет, и, к счастью, пока не произошло ничего такого, что мы не могли бы объяснить при помощи здравого смысла. Например, в соцсетях не принято ставить лайк под своими постами. Если задуматься, можно предположить, что такое поведение может означать отсутствие интереса к другим людям: «Я ставлю себе лайк, потому что мои посты мне интересны, а вы уж как хотите».

Конвенциональность

Принцип договоренности. Самая приятная возможность, которой нужно пользоваться. «Тебе удобнее сейчас писать или звонить?», «Как будем отправлять друг другу тяжелые файлы?», «Давай не будем созваниваться после 23:00?».

Во время пандемии многое изменилось. Люди стали заново передоговариваться, устанавливать правила и структурировать свое общение в интернете.

Безопасность

Принцип, по которому мы все задумываемся о надежности паролей и о доступности той информации, которой мы делимся с другими.

Изменяемость

Цифровой этикет, которому всего 26 лет, меняется на глазах. Если раньше мы сообщали по телефону об отправке письма на электронную почту, таким образом проявляя заботу о человеке, то теперь этого делать не нужно — уведомление о новом письме обычно всем приходит на тот же смартфон.

Здороваться и прощаться при каждом контакте в чатах уже не нужно. Мы постоянно онлайн, поэтому общение упростилось.

Еще сегодня совсем не обязательно поздравлять всю свою телефонную книгу с Новым годом или другим праздником. Мы тонем в информационном потоке, поэтому отправлять поздравление нужно только тем, кому нам не лень написать отдельное уникальное поздравление, а не отправлять одну открытку, скачанную с какого-то сайта, всем подряд.

В некоторых статьях психологи и специалисты по цифровой коммуникации писали о том, чтобы люди не флудили в рабочих чатах, не отправляли видео, мемы и стикеры. Ближе к концу режима самоизоляции этот принцип перестал работать: сейчас рекомендуют отправлять шутки и эмодзи прямо в чат, ведь позитив при нехватке общения никому не помешает.

То же самое, например, с платформой Zoom. Во время конференции в зуме люди испытывают огромный стресс. Во-первых, потому что видят себя на экране. Во-вторых, во время общения с другими по видеосвязи мы постоянно задумываемся о том, как мы выглядим. В третьих, в видеозвонках есть задержка и иногда кажется, что люди не слушают, если реакция от них не поступает мгновенно.

Поэтому психологи начали говорить, что не обязательно каждое совещание проводить с видео. Эта норма изменилась за время пандемии.

Разный – в разных сообществах

В разных сообществах, социальных группах этикет устроен по-разному. Школьники, например, отправляют друг другу аудиосообщения, стикеры. Или, скажем, в деловой среде в Японии люди отправляют огромные сообщения по электронной почте, потому что всю первую половину письма они извиняются за то, что побеспокоили собеседника и просят уделить немного времени. У нас же все наоборот — чем лаконичнее письмо, тем уважительнее мы относимся к собеседнику: все кратко и по делу.

Поэтому просто помните, что каждый раз, когда вы будете общаться с коллегами или учениками, с друзьями или с руководством, ваши коммуникации будут разными.

Правила этикета при использовании гаджетов

Изображение: Technology photo created by freepik — www.freepik.com

Сведите к минимуму использование телефона или планшета при личном общении с человеком. Поучиться этому можно у тех людей, которые занимаются продажами. Человек, с которым сейчас происходит контакт, важнее того, кто может позвонить или написать в этот момент.
Соблюдайте меры безопасности. Изучите правила установки безопасного пароля, настройте двухфакторную аутентификацию.
Не доставляйте неудобств окружающим (звук, вибрация, свет). По нормам делового этикета считается, что звонок телефона должен быть нейтральным — желательно тем, который по умолчанию установлен на смартфоне. Но лучше всего, конечно, выключить звук телефона, если вы находитесь на работе. И помните, что если вы пришли в театр, то лучше отключить и вибрацию — ведь в полной тишине она может быть слышна не хуже громкого звонка. В кинотеатре всегда минимизируйте яркость экрана.

Представьте ситуацию. У вас деловая встреча. Но в это же время вы ждете важный звонок. Что вы будете делать?

Предупредите человека, который должен позвонить, что вы не сможете общаться прямо сейчас. Либо скажите собеседнику, с которым у вас встреча, что ждете важный звонок. То же самое и со звонками в Zoom: если под столом вас треплет за ногу собака или рядом ползает ребенок, а вы делаете вид, что ничего не происходит, но при этом все равно заметно, что что-то не так, — лучше извинитесь перед коллегами и отвлекитесь на несколько секунд, чтобы наладить обстановку. Проговаривание порой спасает от многих неловких ситуаций.

Уместно ли сидеть в телефоне на обеде с деловыми партнерами, если почти не принимаешь участие в их разговоре?

Прежде всего, считается некорректным, если на обеденном столе лежит мобильный телефон. И не потому, что это именно телефон. Все вещи, которые не относятся к еде, не должны находиться на обеденном столе. Очки, кошелек, сумка, лекарство, расческа и т.д. — все эти предметы, согласно правилам столового этикета, не должны находиться на столе во время обеда.

Вывод: не создавайте неудобств для окружающих, минимизируйте использование гаджетов во время личного общения с человеком.

Правила переписки по электронной почте

Изображение: Business photo created by dashu83 — www.freepik.com

Старайтесь минимизировать и сокращать текст письма. Следуйте простому принципу: письмо должно содержать информации не больше и не меньше, чем нужно.
Ваш e-mail не должен содержать прозвищ, уменьшительно-ласкательных имен, нецензурных и оскорбительных слов. Не желательно добавлять в адрес почты год рождения.
Каждое письмо должно содержать тему. Если мы захотим найти это письмо через неделю, месяц или год, тема очень поможет. Тема письма должна быть, прежде всего, информативной.
Не путайте кнопки «Ответить» и «Ответить всем»!
Корректно подписывайте пересылаемые файлы. Если это, к примеру, заявление на отпуск, назовите файл «Заявление на отпуск Ивановой МИ». Обязательно указывайте свою фамилию, чтобы в общем потоке документов ваше заявление не выглядело обезличенным.
Избегайте обилия знаков препинания и избыточного форматирования, чтобы не отвлекать внимание от главного.
Перечитывайте письмо перед отправкой. Оказывается, в цифровом этикете людей больше всего раздражают ошибки в сообщениях и письмах. Проверяйте, нет ли опечаток, не исправил ли некоторые слова Т9.
Пишите «снизу вверх». Сначала прикрепляйте файл, потом пишите сам текст письма, а затем вписывайте имя отправителя в адресную строку.
Не пишите на эмоциях. Написанное не исчезнет и корректировать последствия эмоционального письма куда сложнее, чем слова, высказанные вслух.
Помните, что любое письмо может стать достоянием широкой публики. Возможно, цепочку писем с вашим участием перешлют кому-то еще или сделают скрин.
Всегда обращайтесь к человеку именно так, как он представился. Не называйте его Дмитрием, если он представился Димой.

Формулировки с плохой репутацией

«Заранее спасибо» — фраза не оставляет шансов коллегам — вы ждете от них только положительного результата, не рассматривая другие варианты развития событий.
«Я вас услышал» — пассивно-агрессивная формулировка.
«Доброго времени суток» — никогда не приветствуйте коллег этой фразой. Это просторечное офисное выражение, которое, к тому же, используется в неверном контексте. Напишите нейтральное «Здравствуйте», «Добрый день».
«СРОЧНО!!!» — этой фразой вы обесцениваете всю работу сотрудников, которые сейчас тоже не сидят сложа руки. Лучше напишите конкретную дату и время, в которые нужно подготовить информацию: «Подготовьте, пожалуйста, отчет до 15:00 5 августа».

Правила использования мессенджеров

Изображение: People photo created by rawpixel.com — www.freepik.com

Соблюдайте «Тихий час». Договоритесь с коллегой, когда ему можно писать в вечерние часы. Если конкретной договоренности с человеком нет, то не пишите раньше 9:00 и позже 22:00.
Минимизируйте неинформативные сообщения. Не задавайте лишних вопросов, переходите сразу к делу.
Смайлы, гифки и стикеры отправляйте, только если уверены, что вы и ваши собеседники понимают их одинаково.
Голосовые сообщения отправляйте только по договоренности с собеседником. Вспомните принцип симметрии, который был упомянут выше. Можете уточнить у собеседника, нормально ли он относится к голосовым.
Введите правила для группового общения. Важно, чтобы за порядком в чате следил администратор.

Правила позиционирования в соцсетях

Изображение: Logo photo created by freepik — www.freepik.com

Помните — скрыть информацию невозможно. Не публикуйте те материалы (фотографии, картинки, тексты), которые будут вас компрометировать.
Любая информация может быть использована против нас.
Разделяйте приватное и публичное.
Перечитывайте посты чужими глазами — полезное упражнение, которое поможет фильтровать контент прежде чем выкладывать его на всеобщее обозрение.
Первое впечатление важно так же, как и цифровые следы. Чтобы сформировать первое впечатление о человеке в жизни, нужно полторы секунды, а чтобы сделать это в соцсетях, нужно семь секунд.
Проверяйте тщательно, кого вы добавляете в друзья, на каких фотографиях вас отмечают, сверяйтесь с группами, в которые вступаете, пишите внимательно информацию о себе.
Фактчекинг. Проверяйте то, что вы постите.

Важность хорошего этикета

Если вы хотите найти работу, поступить в хорошую школу, построить успешную карьеру или поддерживать длительные личные отношения, важно знать, как соблюдать правила этикета.

На протяжении многих лет Эмили Пост выступала за социально корректное поведение. Хотя она жила полвека назад, ее слова до сих пор используются для обсуждения этикета. Однажды она сказала: «Хорошие манеры отражают что-то изнутри — врожденное чувство внимания к другим и уважение к себе».

Надлежащий этикет сообщает другим людям, какой мы человек. Трудно не заметить, когда кто-то вежлив и соблюдает хорошие манеры. Их поведение отражает их характер, и люди это замечают.

В этой статье мы рассмотрим значение правильного этикета и наиболее эффективные способы его использования.

Что такое этикет?

Многие люди связывают этикет с основным набором правил или законов для различных случаев, официальных мероприятий или повседневной жизни. Это может включать в себя использование правильной вилки, знание того, когда аплодировать или как пожимать руку.

Merriam-Webster определяет этикет как «…поведение или процедуру, требуемые хорошим воспитанием или предписанные властями для соблюдения в общественной или официальной жизни».

Понимание условностей может помочь людям избежать неловких ситуаций. Это также неотъемлемая часть этикета.

Но это больше, чем просто знать, как правильно сидеть на официальном приеме.

Все сводится к отношениям между людьми.

Хорошие манеры и правильный этикет включают в себя извечные чувства, такие как Золотое Правило и умение ставить других выше себя. Это означает быть честным, заслуживающим доверия и иметь возможность успокоить других людей. Это также означает проявление доброты и вежливости при работе с другими.

Правнук Эмили Пост, Питер Пост, сейчас руководит Институтом Эмили Пост, Inc. TribLive цитирует его высказывание: «Слово «надлежащий» несет в себе негативный оттенок того, чем на самом деле является этикет; речь идет о строгом , формальные правила поведения. Этикет помогает вам строить прочные отношения. Бизнес строится на отношениях — успех, которого вы добьетесь в своей деловой жизни, будет в значительной степени зависеть от вашей способности строить отношения с коллегами, клиенты, боссы».

Этикет меняется со временем и в разных культурах, но в основе его лежит умение работать с другими людьми и умение строить отношения.

Как меняется этикет в цифровую эпоху

Цифровая эпоха изменила ландшафт бизнес, личная жизнь и общественная жизнь. Неудивительно, что это также оказало большое влияние на этикет.

В некоторых случаях эти изменения произошли быстро оставляя некоторых задающихся вопросом, каков правильный этикет для технологий.

Еще сложнее, бывают случаи, когда разрыв между поколениями влияет на технологический этикет. Молодое поколение реже слушает голосовую почту и может даже находят их раздражающими и неудобными.

Поколение Z часто отказывается от текстовых сообщений в пользу приложений для обмена сообщениями, таких как Snapchat.

Помимо различий между поколениями, существуют также вопросы о правильном использовании технологий на рабочем месте. Те кто работает в корпорациях, возможно, не знает, что такое надлежащий этикет для мобильных телефонов. в офисе. Подходят ли они для встреч? Должны ли они оставаться на своем столы или достаточно положить их лицевой стороной вниз за стол для совещаний?

Технологии обычно знаменуют собой новые изменения для этикет. Например, когда Александр Грэм Белл изобрел телефон, он потребовалось время, чтобы выбрать правильное приветствие. Белл хотел использовать слово «Эй!» Даже «Что нужно?» был в бегах. «Здравствуйте» было слово, которое наконец был выбран.

Каждое серьезное технологическое изменение приносит с собой новые правила. Если вам интересно, как ориентироваться в этом новом цифровом веке, вот некоторые особые этикеты, связанные с технологиями.

Где не следует пользоваться мобильным устройством:

Во время вождения по соображениям безопасности.
В очереди на кассу, потому что замедляет поток и выглядит грубо, когда кассир видит, что вы несосредоточенный.
Может показаться грубым иметь ваш мобильный телефон во время урока.
Во время богослужений любых рода, включая похороны и свадьбы.
Когда с клиентом
В хорошем ресторане.
На званом ужине.
Мобильные телефоны можно использовать в встречи, если они имеют отношение к встрече. В противном случае их следует оставить сзади или с глушителем.
Когда у вас личный разговор с кем-л.
Как правило, старайтесь избегать часто проверяя свой телефон.

Правила этикета в социальных сетях:

Не используйте социальные сети для обсуждения личных споров или разговоров. Они должны быть зарезервированы для личных сообщений.
Не используйте социальные сети для решения личных вопросов, если вы дружите со знакомыми или коллегами.
Не отмечайте и не публикуйте фотографии друзей или знакомых, которые не льстят вам.
Избегайте чрезмерной реакции, когда люди публикуют сообщения в социальных сетях. Легко неверно истолковать чужую мотивацию, особенно если вы плохо их знаете.
Старайтесь не публиковать оскорбительные вещи в социальных сетях. Представьте себя хорошо. Помните, что работодатели и образовательные учреждения часто используют социальные сети для проверки людей.
Отправьте сообщение или позвоните близким друзьям в день их рождения вместо того, чтобы поздравлять их с днем рождения в социальных сетях.

Какие основные правила этикета необходимы для эффективного общения?

Хорошее общение является ключевым компонентом успешной жизни, и правильный этикет может сыграть огромную роль в эффективном общении. Если вы разговариваете с другом, говорите в классе, пытаетесь найти работу на собеседовании или проводите презентацию на рабочем месте, важно знать, как правильно общаться с другими людьми.

Вот несколько полезных правил этикета, которые помогут вам эффективно общаться.

Слушай человека, которым ты являешься Общение с

Потратить время на то, чтобы послушать других, звучит просто, но это слишком часто упускают из виду. Этот простой вежливый поступок может иметь большое значение для другие чувствуют себя важными.

Если вы хотите быть хорошим слушателем, поставьте телефон далеко. Отложите отвлекающие факторы и внимательно слушайте. Смотрите в глаза во время разговор, чтобы они знали, что вы обращаете внимание.

Заманчиво прерывать других, когда то, что они говорят, вызывает у вас интерес. Вы можете захотеть вставить аналогичная история или мысль. Однако это часто заставляет людей думать, что вы не действительно заботиться о том, что они говорят. Создается впечатление, что вы больше заинтересованы в том, что вы должны сказать, чем то, что они должны сказать. Вместо этого подождите пока они не закончат говорить, прежде чем вы поделитесь своими мыслями.

Умение хорошо слушать может улучшить как трудовые отношения и личные. Люди чувствуют себя намного спокойнее когда они чувствуют себя услышанными, независимо от контекста.

Подумайте о своем тоне

Общение часто касается того, как вы говорите, а не только слова, которые вы используете. Ваш тон влияет на то, как воспринимаются ваши слова.

Например, вы можете сказать: «Я люблю тебя!» в романтический способ. Или вы можете саркастически сказать: «Я действительно люблю тебя». противоположное значение.

Человек может сказать: «Я тебя ненавижу». ласково. Они также могут с горечью сообщать: «Не могу дождаться, когда увижу тебя снова!»

Мы можем думать, что можем скрыть свой тон за сладкие слова, но большинство людей стремится уловить наш истинный смысл. Когда Говоря, подумайте, как вы сталкиваетесь.

Вы говорите одно, а на самом деле имеете в виду другой? Вы ведете себя пассивно-агрессивно или искажаете свое истинное намерения?

Тон голоса не только выражает смысл другие, но это также вызывает интерес. Всем скучно, когда кто-то дает монотонная речь. Тон и вариации голоса человека могут заставить его звучать сильные, подчеркивают эмоции и производят впечатление безотлагательности. Это может вдохновлять и мотивировать люди.

Тон человека также может успокаивать и утешать кому-то больно. То, как кто-то говорит, может заставить другого человека почувствовать заботу и непринужденно. При эффективном общении убедитесь, что ваши тон соответствует вашим намерениям. Кроме того, будьте вежливы и предупредительны, когда говорить. Тщательно выбирайте слова и то, как вы их выражаете.

Проявите эмпатию и подумайте о других, прежде чем говорить

Когда мы расстроены или напряжены, это легко думать внутренне. Иногда мы преуменьшаем потребности других людей, становимся раздражителен или обижается на друзей или коллег.

Эффективное и вежливое общение начинается с сочувствия и размышлений о потребности других. Даже если вы сообщаете о своей потребности, подумайте как это встретится с кем-то еще, когда вы поднимете его.

Например, вы можете попросить ваш помощника, чтобы принести вам чашку кофе, или вы можете сердито наброситься, потому что это еще нет на вашем столе.

В обоих случаях вы, вероятно, получите свой кофе, но первый способ более эффективен в долгосрочной перспективе. Ваш помощник может выполнять ваши приказы, когда вы злитесь, но он, вероятно, не захочет долго работать с кем-то грубым и неразумным.

Не бойтесь пользоваться телефоном

По сравнению с использованием эмпатии при наборе номера номер может показаться не таким уж важным, но возможность позвонить кому-нибудь может сэкономить вы и время и энергию.

Текстовые сообщения, приложения для обмена сообщениями, электронная почта и социальные сети — отличные способы общения. Тем не менее, бывают случаи, когда трудно передать смысл через текст.

Если вы изо всех сил пытаетесь понять чей-то намерения, или если вам нужно обсудить что-то сложное, может быть очень полезно поднять трубку. В некоторых случаи, серию электронных писем или текстов можно прояснить с помощью пятиминутного телефона беседа.

Правда в том, что у вас не всегда может быть идеально этикет. Будут определенные ситуации, когда вы не в своей тарелке. Вы не всегда можете знать точные правила или условности.

Это не значит, что ты не можешь быть вежливым, добрый и тактичный. Пегги Пост, автор и представитель Институт Эмили Пост объясняет: «Манеры — это чуткое осознание чувства других. Если у вас есть это осознание, у вас хорошие манеры, нет. независимо от того, какую вилку вы используете.»

Этикет делового общения: определение и примеры

29 июля 2022 г.

Технический прогресс упростил общение с кем угодно в любое время. Эта простота общения помогла организациям сохранить согласованность, особенно во время пандемии COVID-19. Но одним побочным эффектом стало изменение стандартов профессионального общения, поскольку рабочее место стало более непринужденным. По мере того, как общение становится более быстрым и распространенным, соблюдение основных правил делового этикета поможет укрепить положительное восприятие себя.

Заинтересованные стороны, которые имеют право голоса в формировании корпоративной культуры, должны рассматривать введение этикета делового общения как важную бизнес-стратегию. Деловой этикет не только создает более справедливую рабочую среду, но и может помочь организации достичь нового уровня зрелости. Получение ученой степени, такой как степень магистра делового администрирования, может помочь профессионалам создать прочную основу для четкого и уважительного общения.

Что такое деловой этикет?

Деловой этикет – это согласованный перечень правил общения, которые помогают создать здоровую рабочую атмосферу; тот, который способствует уважению к коллегам, поставщикам и клиентам. Глубокое понимание делового этикета и способов проведения организационных изменений может помочь укрепить доверие между сотрудниками вашей организации, а также способствовать их профессиональному росту.

Примеры делового этикета

Профессионалы, интересующиеся передовой практикой делового этикета, должны как можно больше узнать об этом предмете. Business Insider резюмировал некоторые основные правила современного этикета общения, взятые из книги Барбары Пахтер, Основы делового этикета . Ниже приведены некоторые из лучших примеров и стратегий делового этикета Пахтера.

Телефон

Не отвечайте на звонки при встрече с другими — это означает, что тот, кто разговаривает по телефону, важнее.
Не кладите телефон на стол при встрече с другими людьми; в противном случае это будет выглядеть так, как будто вы больше заинтересованы в общении с кем-то еще.
Сообщите другому человеку, когда вы говорите с ним по громкой связи, чтобы он знал, что разговор может быть не приватным.

Электронная почта

Используйте служебный адрес электронной почты, желательно тот, который включает ваше имя, а не псевдоним, который может быть неуместным на рабочем месте.
Дважды подумайте, прежде чем нажимать «Ответить всем». Спросите себя, действительно ли вы хотите, чтобы все в списке получили ваш ответ?
Будьте осторожны с юмором. То, что вы находите забавным, другим может показаться оскорбительным. Если вы сомневаетесь, ошибитесь в сторону осторожности.

Обмен мгновенными сообщениями

Помните, что плохие новости лучше всего сообщать лично, а если это невозможно, то по электронной почте, где вы можете все подробно объяснить.
Держите цифровые разговоры краткими. Если разговор особенно запутан или требует долгих размышлений, может быть предпочтительнее телефонный звонок.

Текстовые сообщения

Будьте осторожны с сокращениями и другими сокращениями. Несмотря на то, что это обычное дело, вы хотите, чтобы ваше профессиональное общение оставалось профессиональным независимо от среды.

Видеоконференция

Когда говорите, смотрите в камеру, а не на человека на экране. Может казаться более естественным смотреть прямо на человека на вашем экране, но это будет означать, что он увидит ваш взгляд направленным вниз, а не вперед.

Даже физические пространства, в которых мы работаем, со временем изменились. Там, где частные офисы или кабинеты предлагали различные уровни конфиденциальности, сегодняшние более открытые концепции могут способствовать прерыванию. Однако помнить и уважать время других людей означает приближаться к своему коллеге в пределах их видимости, объявлять о своем присутствии с помощью «извините» и ждать приглашения, чтобы вовлечь их в разговор. Также никогда не будет плохой идеей позвонить или написать по электронной почте заранее, чтобы назначить время встречи.

Повсеместное распространение электронных устройств и наша культура всегда на связи предлагают множество преимуществ занятым профессионалам. Тем не менее, это делает более важным всегда вести себя профессионально и соблюдать этикет делового общения.

Изучите основы делового общения

Признанная на национальном уровне U.S. News & World Report как «Лучшая онлайн-программа MBA», онлайн-программа MBA Университета Огайо включает в себя концентрацию на стратегических продажах и лидерстве в продажах. Курсы посвящены построению отношений с клиентами, количественным навыкам, необходимым для специалистов по продажам, и лидерству в продажах.

Другие концентрации программы включают бухгалтерский учет, бизнес-аналитику, исполнительное руководство, финансы, здравоохранение, управление операциями и цепочками поставок, а также венчурный бизнес и предпринимательство. Узнайте, как опытный преподавательский состав Университета Огайо, гибкая онлайн-платформа и целенаправленные учебные программы могут помочь начать вашу деловую карьеру.